In Kenjo kannst Du alle Abwesenheiten Deiner Mitarbeiter erstellen, verwalten und kontrollieren.
Gehe zu Einstellungen > Abwesenheiten und schiebe den Regler nach rechts, um Abwesenheiten zu aktivieren
Ein neues Flugzeugsymbol erscheint im Menü auf der linken Seite der Homepage.
1. Unterschied zwischen Abwesenheitsart und Abwesenheitsrichtlinie
Bevor Du Abwesenheitsarten erstellst, solltest Du den Unterschied zwischen Abwesenheitsarten und Abwesenheitsrichtlinien kennen.
Abwesenheitsarten sind die Kategorien von Abwesenheiten, die Mitarbeiter in Deinem Unternehmen beantragen können, z. B. Urlaub, Krankheit, Mutterschaftsurlaub oder Elternzeit.
Wenn ein Mitarbeiter z. B. Urlaub nehmen möchte, stellt er eine Abwesenheitsanfrage für die Abwesenheitsart Urlaub.
Abwesenheitsrichtlinien legen die Regeln fest, auf denen eine Abwesenheitsart basiert. Sie definieren unter anderem den Zyklus, den Anspruch und die Art des Anspruchs. Diese Regeln bilden die Grundlage für jede Abwesenheitsart. Lies diesen Artikel (LINK FEHLT), um alles über Abwesenheitsrichtlinien zu erfahren.
2. Hinzufügen von Abwesenheitsarten
Zunächst musst Du alle für Dein Unternehmen relevanten Arten von Abwesenheitsarten erstellen.
Zu den häufig verwendeten Abwesenheitsarten gehören:
|
Klicke auf das (+) Symbol
Trage den Namen der Abwesenheit ein
Farbe: Wähle eine Farbe, um diese Abwesenheitsart in anderen Funktionen, z. B. in Deinem Kalender, hervorzuheben. Wir empfehlen, für jede Abwesenheitsart eine andere Farbe zu verwenden.
Hinweis:
Die Farbe der Abwesenheitsart ist nur dann für das gesamte Unternehmen sichtbar, wenn diese Abwesenheitsart öffentlich ist. (siehe Sichtbarkeit der Abwesenheitsart)
Vergütungseinstellungen: Wähle eine der drei im Dropdown-Menü angezeigten Optionen aus, je nachdem, wie Du die Abwesenheitsart konfigurieren möchtest.
Hinweis:
Diese Auswahl wird auf alle Richtlinien angewendet, die Du unter dieser Abwesenheitsart erstellen wirst.
Andere Abwesenheit: Für standortungebundenes Arbeiten wie Home Office, Geschäftsreisen oder Überstundenausgleich. Mitarbeiter müssen hierbei ihre Arbeitszeit erfassen.
Unbezahlte Abwesenheit: Wenn der Mitarbeiter nicht bezahlt wird, während er abwesend ist. Typischerweise während eines unbezahlten Urlaubs, eines Sabbaticals oder aufgrund von unentschuldigtem Fehlen.
Bezahlte Abwesenheit: Wenn der Mitarbeiter bezahlt wird, obwohl er nicht arbeitet. Typischerweise während eines Urlaubs, Krankheit, persönliche Gründe etc.
Klicke auf HINZUFÜGEN, um die Abwesenheitsart zu speichern.
Auswirkung auf die Anwesenheit: Wähle aus, ob sich die neue Abwesenheitsart auf die erwarteten Arbeitsstunden auswirkt. Zum Beispiel bei einer unbezahlten Abwesenheit wie einem Sabbatical reduziert sich die erwartete Arbeitszeit. Bei einer bezahlten Abwesenheit wie einer Dienstreise reduziert sich die erwartete Arbeitszeit nicht.
 |
|
3. Einstellungen
Unter Bezahlt (1) + Unbezahlt (2) + Andere Arten siehst Du alle von dir angelegten Abwesenheitsarten in der linken Spalte angeordnet.
Die Sichtbarkeit der Abwesenheitsart (3) kannst Du aktivieren oder deaktivieren: Wenn Du diese Option nicht aktivierst, sehen im Kalender nur der betroffene Mitarbeiter, sein Vorgesetzter und HR-Admins, warum der Mitarbeiter abwesend ist. Andere Kollegen sehen den Grund der Abwesenheit nicht.
Es wird empfohlen, die Abwesenheitsart öffentlich sichtbar zu lassen, wenn es sich um Krankheit, Urlaub oder ähnliche Abwesenheiten handelt.
Begründete/ Unbegründete Abwesenheit (4): Wähle aus, wie die Art der Abwesenheit im Dashboard der Abwesenheitsrate angezeigt werden soll. Begründete Abwesenheiten werden nicht als Abwesenheitszeit gewertet, während nicht begründete Abwesenheiten als Abwesenheitszeit gewertet werden.
Begründete Abwesenheit: Wenn der Antrag im Voraus/am Tag der Abwesenheit bewilligt wurde.
Unbegründete Abwesenheit: Wenn ein Arbeitnehmer nicht zur Arbeit erscheint, ohne einen Grund für seine Abwesenheit anzugeben oder seinen Arbeitgeber über seine Abwesenheit zu informieren.
Nur mit Anlage: Wenn die Abwesenheit ungerechtfertigt ist, bis der Arbeitnehmer einen Nachweis über seine Abwesenheit erbringt.
Dokumenten-Anhang (5): Hier kannst Du Deinem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Dokumente über seine Abwesenheit hochzuladen. Dies wird für Krankheit, Elternzeit oder Weiterbildung empfohlen. Du hast die Option nach einer bestimmten Anzahl an Tagen einen Dokumentenanhang verpflichtend hinzuzufügen. Zum Beispiel ist es in Deutschland gängige Praxis nach 3 Krankheitstagen ein Attest einzureichen. Je nach Deiner Konfiguration kannst Du es aber auch z.B. nach einem Tag oder gar nicht verlangen.
4. Genehmigungen
Standardmäßig genehmigt ein Vorgesetzter die Abwesenheiten seiner Mitarbeiter (berichtet an).
Hinweis:
Wenn Du unter (+) ZWEISTUFIGE GENEHMIGUNG HINZUFÜGEN eine zweistufige Genehmigung mit zwei Schritten konfiguriert hast, wird der Vorgesetzte der Genehmigende im ersten Schritt sein.
Abwesenheiten–Genehmigender-Rolle hinzufügen
Wenn andere Mitarbeiter Abwesenheiten genehmigen sollen:
Klicke auf Abwesenheiten > Einstellungen > Genehmigungen Allgemein > Abwesenheiten–Genehmigender Rolle hinzufügen
Einmal aktiviert, wähle nun das Profil eines Mitarbeiters aus und bestimme unter Persönlich > Geschäftliche Informationen > Abwesenheiten-Genehmigender, wer dessen Abwesenheiten genehmigen soll. Bitte beachte, dass der Vorgesetzte des Mitarbeiters die Anfrage stets ebenfalls erhält.
Delegierte Genehmigung erlauben
Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Vorgesetzte einen Kollegen bestimmen, der Abwesenheitsanträge ihrer Mitarbeiter genehmigt oder ablehnt, wenn sie selbst abwesend sind.
Wähle das Profil eines Mitarbeiters aus und bestimme unter Persönlich > Geschäftliche Informationen > Delegierter Genehmigender für Abwesenheiten denjenigen Kollegen, der die Genehmigung übertragen bekommen soll.
Hinweis:
Wenn niemand festgelegt wird, ist der Vorgesetzte des Vorgesetzten für die Bearbeitung dieser Anträge verantwortlich.
5. Workflow erstellen
Wenn Du einen Workflow konfigurieren möchtest, um eine E-Mail bei einer Abwesenheitsanfrage zu erhalten:
Navigiere zu Einstellungen > Workflows
Klicke auf (+) WORKFLOW ERSTELLEN
Benenne Deinen Workflow und wähle > Objekt > Abwesenheitsanfrage
Konfiguriere Deinen Workflow nach Deinen Bedürfnissen und klicke auf SPEICHERN UND WEITER
6. Erstelle Abwesenheitsrichtlinien
Um zu erfahren, wie Du Abwesenheitsrichtlinien erstellt, lies diesen Artikel.
7. Zweistufige Genehmigung
Für Abwesenheitsrichtlinien, bei denen die Option Genehmigung erforderlich aktiviert ist, kannst Du einen zweistufigen Genehmigungsprozess einrichten. Wie Du das machst, erfährst Du in diesem Artikel.