Hinweis:
Sobald Du das Modul Anwesenheit (Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit) aktiviert hast, kannst Du die Geolocation Funktion aktivieren.
1. Aktivieren der Standorterfassung
Damit das System die GPS-Daten erfassen kann, musst Du diese Option in den jeweiligen Anwesenheitsrichtlinien freischalten.
Navigiere zu Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien.
Wähle die gewünschte Richtlinie aus und klicke auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähle die Option Richtlinie bearbeiten aus.
Gehe zum Bereich Standort-Erfassung.
Aktiviere das Feld Standorterfassung erlauben, indem Du das Häkchen in der rechten Ecke setzt.
Klicke auf Geofence-Verhalten festlegen, falls Du Mitarbeitende beim Einchecken außerhalb eines Standorts warnen oder blockieren möchtest.
2. Festlegen des Geofence-Verhaltens
Du kannst individuell entscheiden, wie das System reagiert, wenn eine Person versucht, sich außerhalb der erlaubten Zone einzustempeln.
Mitarbeiter warnen:
Deine Mitarbeiter erhalten beim Ein- oder Ausstempeln einen Hinweis auf ihrem mobilen Endgerät.
Es wird angezeigt, ob sie sich innerhalb oder außerhalb des Arbeits-Standorts befinden.
Mitarbeiter blockieren:
Das System verhindert das Ein- oder Auschecken Deiner Mitarbeiter außerhalb der definierten Zone.
Der Slider zum Stempeln in der mobilen App kann in diesem Fall nicht verwendet werden.
3. Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Standorten
Du musst einen oder mehrere Standorte hinzufügen, damit Deine Mitarbeiter ihren Standort erfassen können, sobald Sie z.B. im Büro oder in der Lieferstation sind. Dabei kannst Du ebenso einen gültigen Radius um den von Dir definierten Standort festlegen.
Folge diesen Schritten, um einen neuen Standort im System zu hinterlegen:
Navigiere zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations).
Klicke auf die Schaltfläche Standort hinzufügen.
Gib den Namen des Standorts sowie die genaue Adresse ein. Lege den Radius fest, innerhalb dessen die Standorterfassung als gültig gewertet werden soll.
Alle mit Sternchen* markierten Angaben sind Pflichtfelder.
Klicke auf Adresse validieren. Bitte prüfe die Angaben final und drücke auf Speichern. Dein neuer Standort ist nun angelegt.
Wenn Du z.B. den Radius oder den Namen eines erstellten Standortes bearbeiten möchtest, klicke auf den Drei-Punkte-Button neben der Location und wähle Bearbeiten.
Wenn Du einen erstellten Standort löschen möchtest, klicke auf den Drei-Punkte-Button neben der Location und wähle Löschen.
Hinweis:
Wenn die Standorterfassung deaktiviert ist oder keine Standorte bei Kenjo hinzugefügt worden sind, läuft die Zeiterfassung ohne Standorterfassung.
Wenn ein Mitarbeiter die Standorterfassung auf seinem Handy nicht aktiviert hat, funktioniert die Geolocation nicht und die Zeit wird ohne Standort erfasst.
Die Geolocation kann nur auf einem mobilen Gerät und nicht in der Desktop Anwendung auf dem Computer genutzt werden.
4. Geolocation Ansicht für Deine Mitarbeiter
Ein- und Ausstempeln innerhalb des Radius
Sobald Du die Geolocation aktiviert hast, erhalten Deine Mitarbeiter bei der Anmeldung ihrer Anwesenheit eine visuelle Bestätigung.
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Hinweis:
Haben Deine Mitarbeiter die Standorterfassung auf ihrem Endgerät deaktiviert, wird keine Position gespeichert und der Zeiteintrag stattdessen mit einem grauen Standortsymbol markiert.
Ein- und Ausstempeln außerhalb des Radius
Durch diese Option erhalten Deine Mitarbeiter eine Warnung, falls sie versuchen, sich außerhalb eines definierten Standorts ein- oder auszustempeln. Auf ihrem mobilen Endgerät wird ihnen direkt angezeigt, ob ihre aktuelle Position innerhalb oder außerhalb des zulässigen Arbeits-Standorts liegt.
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Ein- und Ausstempeln außerhalb des Radius Blockieren
Mit dieser Option hast Du die Möglichkeit, Deine Mitarbeiter daran zu hindern, sich außerhalb eines definierten Standorts ein- oder auszuchecken. Befinden sich Deine Mitarbeiter außerhalb des Bereichs, bleibt der Slider auf ihrem mobilen Endgerät gesperrt, sodass keine Zeiterfassung möglich ist.
5. Übersicht über den Standorte-Status Deiner Mitarbeiter
Standort-Status in der Mitarbeiter Übersicht
In der Zeiterfassung Übersicht hast Du als Admin die Möglichkeit, anhand eines Farbcodes auf einen Blick zu erkennen, ob sich Deine Mitarbeiter innerhalb oder außerhalb des festgelegten Radius oder ganz ohne Standortangabe ein- und ausgecheckt haben.
Bedeutung der Symbol-Farben
In Deiner Übersicht erkennst Du anhand der farbigen Standortsymbole sofort den Status der jeweiligen Buchung:
Grün: Deine Mitarbeiter haben ihre Anwesenheit an einem gültigen, im System hinterlegten Ort erfasst.
Gelb: Die Erfassung der Anwesenheit erfolgte an einem Ort, der keiner Deiner hinterlegten Organisationseinheiten zugeordnet ist.
Grau: Deine Mitarbeiter haben bei der Eingabe ihrer Anwesenheit kein GPS verwendet (z. B. aufgrund deaktivierter Standortberechtigungen).
Standort-Status im Mitarbeiterprofil
Als Administrator hast Du die Möglichkeit, im Mitarbeiterprofil > Anwesenheit einzusehen, an welchem Ort sich Deine Mitarbeiter befunden haben, als sie ihre Anwesenheit erfasst haben.
