Il existe plusieurs façons d'ajouter des factures d'achat dans votre jefacture.com : téléchargement manuel, envoi par email, réception via le réseau et téléchargement mobile. Certaines méthodes demandent plus de travail manuel que d'autres. Voyons chacune d'entre elles.
Chargement manuel
Allez dans Factures d'achat (via le lanceur d'apps ou vos favoris).
Cliquez sur Importer ou glissez-déposez des fichiers depuis votre ordinateur. Les factures téléchargées seront ajoutées à votre liste de factures d'achat.
Via l'app mobile
Vous pouvez importer des factures d'achat dans jefacture.com via l'app mobile en scannant une facture papier ou en téléchargeant un fichier depuis votre appareil mobile.
Ouvrez l'app jefacture One.
Appuyez sur le signe plus en bas à droite de votre écran.
Appuyez sur Ajouter de nouveaux documents.
Sélectionner le type de document à importer, dans ce cas appuyez sur Importer une facture d'achat.
Selon le format de votre document :
Appuyez sur Scanner pour prendre une photo d'un document papier.
Appuyez sur Importer puis sélectionnez le fichier depuis le stockage de votre appareil.
Astuce : Lors du scan de documents, il existe plusieurs options pratiques comme ajouter ou supprimer des pages, et recadrer ou faire pivoter le document.
Envoi par email
jefacture.com fournit une adresse email dédiée où les fournisseurs peuvent envoyer directement leurs factures. Ces factures sont automatiquement importées dans votre application Factures d'achat.
Allez dans Connecteurs réseau.
Cliquez sur les trois points, puis sur Activer. (Ignorez cette étape si l'option est déjà activée.)
Cliquez sur les trois points, puis sur Voir les détails. Les adresses e-mail d'importation apparaissent, classées par type de document et selon leur utilisation. Copiez l'adresse e-mail correspondant au document à importer et envoyez-lui un e-mail avec la facture d'achat en pièce jointe.
E-mails avec plusieurs pièces jointes
Si un e-mail envoyé à votre adresse d'import contient plusieurs pièces jointes, il apparaîtra dans votre Flux de documents avec le statut Tâche utilisateur au lieu d'être traité automatiquement. Cela garantit qu'aucun document n'est manqué.
Pour traiter ces e-mails :
Accédez à Flux de documents.
Trouvez l'e-mail avec le statut Tâche utilisateur.
Cliquez sur le menu trois points et sélectionnez Télécharger.
Ouvrez le fichier .eml téléchargé, extrayez chaque pièce jointe et téléchargez-les individuellement dans jefacture.com.
Vous pouvez également télécharger tout autre fichier depuis flux de documents via le même menu trois points.
Réception via le réseau
jefacture.com est un réseau international qui connecte les entreprises entre elles. Si une entreprise est membre de jefacture.com ou envoie des factures électroniques, vous recevrez leurs factures/avoirs directement dans votre espace jefacture.com.
Réseau jefacture.com
Quand vos fournisseurs sont membres de jefacture.com, leurs factures sont automatiquement livrées dans vos factures d'achat. Cette livraison directe assure :
Réception instantanée des factures.
Capture précise des données depuis la source.
Aucun téléchargement manuel nécessaire.
Échange sécurisé des documents.
Réseau de facturation électronique
En tant que point d'accès certifié à la facturation électronique, jefacture.com vous permet de recevoir des factures de n'importe quel fournisseur connecté au réseau. Pour commencer à recevoir des factures électroniques :
Allez dans Connecteurs réseau.
Activez le Connecteur facturation électronique pour rejoindre le réseau.
Une fois activé, vous pouvez :
Recevoir des factures de n'importe quel fournisseur connecté au réseau.
Être en conformité avec les règles de facturation électronique.
Échanger des documents de manière sécurisée sur le réseau.
Après avoir ajouté des factures d'achat dans votre jefacture.com, vous pourrez les ouvrir et voir leurs détails, les payer, les refuser, les marquer comme payées, y joindre d'autres documents, ajouter des commentaires (privés ou partagés avec votre comptable), joindre des fichiers, voir leur statut comptable.
FAQ
L’importation de mon document a échoué. Pourquoi ?
Lorsqu'un téléchargement de document a échoué, vous pouvez vérifier ce qui s'est passé en allant dans la Flux de documents > cherchez le nom de votre fichier > vérifiez la colonne d'état pour voir si le fichier a été traité ou s'il a causé une erreur > cliquez sur les trois points dans la colonne Actions > cliquez sur Voir les détails > cherchez une explication (par ex. « Le traitement du fichier a échoué: Ce type de fichier n'est pas pris en charge »).
Assurez-vous d'importer des formats de fichiers pris en charge par jefacture.com (PDF, XML).