L'outil de rapprochement simplifie le processus souvent complexe de correspondance des transactions avec leurs documents correspondants. En automatisant le rapprochement, cet outil puissant vous aide à maintenir des registres financiers précis avec un minimum d'effort.
Qui utilise l'outil de rapprochement et pourquoi
L'outil de rapprochement est conçu pour les chefs d'entreprise et les comptables qui traitent régulièrement le rapprochement des paiements et des factures. L'outil de rapprochement est idéal pour vous si vous :
Avez besoin de réduire le temps consacré à la correspondance manuelle des transactions.
Nécessitez des preuves pour les transactions de paiement à des fins comptables.
Traitez des avoirs et devez les faire correspondre aux factures originales.
L'avantage principal est l'efficacité. Ce qui prenait auparavant des heures de travail manuel peut maintenant être accompli en quelques minutes, avec une plus grande précision.
Pré-requis
Pour utiliser l'outil de rapprochement, vous avez besoin :
Aperçu
Lorsque vous accédez pour la première fois à l'outil de rapprochement, vous verrez une liste de transactions avec un aperçu de :
Nombre de transactions appariées.
Nombre de transactions non appariées.
Nombre de correspondances proposées en attente de votre approbation.
Cliquez sur Apparier les transactions pour voir les correspondances proposées et les transactions non appariées. Cliquez sur Afficher les correspondances pour voir une liste détaillée des transactions automatiquement appariées.
Astuce : Vérifiez régulièrement l'outil de rapprochement pour identifier rapidement les éléments nécessitant votre attention.
Filtrer les transactions
Utilisez le panneau de Filtrer pour affiner la vue de rapprochement. Vous pouvez désormais filtrer par :
Compte bancaire - filtrez par un IBAN ou un numéro de compte spécifique, qu'il s'agisse de votre propre Compte de Paiement ou de celui d'une contrepartie. Cela vous permet de rapprocher un seul compte sans passer en revue des transactions non liées.
Montant, Type de correspondance et Statut - critères de filtrage supplémentaires pour affiner votre vue.
Sélectionnez une ou plusieurs valeurs et cliquez sur Appliquer pour mettre à jour la liste.
Colonne Date de paiement
La vue de rapprochement inclut une colonne Date de paiement qui affiche la date d'exécution prévue pour les paiements planifiés ou réservés, et pas seulement la date à laquelle la demande de paiement a été créée. Cela vous donne une image plus claire des flux de trésorerie futurs et facilite le rapprochement des paiements avant leur exécution.
Appariement automatique des transactions
L'outil de rapprochement fait automatiquement correspondre les paiements aux factures en utilisant des règles prédéfinies, notamment :
Correspondance des références.
Correspondance des montants.
Proximité des dates.
Informations sur le fournisseur/client.
Comment ça marche : Lorsqu'une nouvelle transaction est détectée ou qu'un document est ajouté, le système applique ses règles de correspondance et met à jour le statut en conséquence.
Remarque : Vous êtes responsable de la vérification des correspondances automatiques effectuées dans l'outil de rapprochement.
Correspondances proposées
Parfois, le système identifie des correspondances potentielles mais a besoin de votre confirmation :
Cliquez sur Apparier les transactions sous Correspondances proposées pour voir les correspondances potentielles trouvées.
Examinez chaque correspondance proposée, qui affiche à la fois les détails de la transaction et du document.
Cliquez sur Approuver pour confirmer la correspondance ou Rejeter pour la refuser.
Appariement manuel
Pour les transactions qui nécessitent une intervention humaine :
Cliquez sur Apparier les transactions sous Transactions non appariées.
Double-cliquez sur la transaction que vous souhaitez apparier à un ou plusieurs documents.
Une liste de documents suggérés avec lesquels réconcilier votre transaction apparaît.
Sélectionnez le(s) document(s) à apparier à la transaction.
Remarque :
Si aucun document n'est nécessaire pour une transaction (par exemple, votre paiement de loyer), vous pouvez sélectionner Aucun document requis.
Afficher et modifier plusieurs correspondances
Si un paiement ou un document a été réconcilié en plusieurs étapes (par exemple, un paiement et un avoir), vous pouvez voir toutes les correspondances associées en un seul endroit.
Cliquez sur la flèche à côté du document ou du paiement pour développer et afficher les détails.
Pour ouvrir la vue détaillée complète, cliquez sur les trois points dans la ligne principale de la transaction et sélectionnez Détails.
À partir de là, vous pouvez vérifier chaque correspondance partielle, ajuster les montants ou dissocier des éléments si nécessaire.
Cela vous aide à garder une vue claire de la façon dont les paiements et les documents sont liés, même lorsqu’il y a plusieurs correspondances.
Questions fréquentes
À quelle fréquence les transactions sont-elles mises à jour dans l'outil de rapprochement?
Les transactions des Compte Professionnel jefacture.com sont mises à jour en temps réel. Les transactions des comptes bancaires externes sont mises à jour en fonction de vos paramètres de synchronisation, généralement quotidiennement.
L'outil de rapprochement peut-il faire correspondre des paiements partiels ?
Oui, le système peut faire correspondre des paiements partiels aux factures et suivre le solde restant.
Que se passe-t-il si je rejette une correspondance proposée ?
La transaction et le document retournent dans le pool non apparié et peuvent générer de nouvelles correspondances proposées basées sur d'autres correspondances potentielles.
Puis-je annuler une correspondance si j'ai fait une erreur ?
Oui, allez à la transaction appariée, cliquez sur "Options" et sélectionnez "Désapparier" pour séparer la transaction du document.
L'outil de rapprochement fonctionne-t-il avec tous les types de documents ?
Il fonctionne avec les factures de vente, les factures d'achat et les avoirs. Les autres types de documents peuvent avoir une fonctionnalité limitée.