Sie möchten Ihren Kunden Abholfachbenachrichtigungen, Versandmitteilungen oder Meldemitteilungen zusenden.

Je nach Benachrichtigungsart ist eine Konfiguration im System erforderlich. Bei Benachrichtigungsart Mail muss beispielsweise eine E-Mail Adresse konfiguriert sein:

Systemweite Einstellungen → E-Mail

Ebenso muss beim Kunden oder im Auftrag eine entsprechende Benachrichtigung eingestellt sein:

Nachdem Sie den entsprechenden Auftrag / Wareneingang gespeichert haben prüft das System ob Sie eine entsprechende Kundenbenachrichtigung eingestellt haben. Wenn dies der Fall ist, können Sie die entsprechende Benachrichtigung im Modul "Kunden benachrichtigen" wiederfinden und erledigen:

Öffnen Sie das dazu das Modul über die Navigation:

Verkaufen → Kunden benachrichtigen

Hier haben Sie die Möglichkeit, die beim Kunden oder im Auftrag voreingestellte Benachrichtigungsart zu bestätigen oder zu ändern.

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Wie in allen Workflows, können auch bei Kunden benachrichtigen Filter für häufige Abfragen definiert werden.

Weitere Informationen zu Filtern erhalten Sie hier: Vordefinierte Filter

Lässt man sich im Abschnitt „Abholmitteilungen" die Datensätze (Erledigt=Nein) anzeigen, so werden die Kundenbestellungen angezeigt, die im Wareneingang eingegangen sind.
In der Spalte „Benachrichtigungsart" wird die beim Kunden, bzw. im Auftrag konfigurierte Benachrichtigungsart vorgeblendet. Änderungen sind hier noch möglich.

In der Detailsicht sind die Kontaktdaten der Kunden, ausführliche Artikeldaten und Links zu Auftrag und ins Kundenmanagement sichtbar:

Um die Benachrichtigung auszulösen, markieren Sie die Einträge und klicken „Fertig stellen". Die Benachrichtigungen erhalten den Status „Erledigt" und werden in den Postausgang oder die Telefonliste verschoben.

Standardtexte für Abholmitteilungen, Meldemitteilungen, Versandmitteilungen oder Versandservicemitteilungen definieren Sie direkt unter Kunden benachrichtigen unter dem Punkt „Einstellungen".

Vor jede SMS-Nachricht setzt das System automatisch die Anrede aus den Kundenstammdaten. Damit auch die E-Mail-Benachrichtigungen mit der Anrede des Kunden begonnen werden, geben Sie bitte zu Beginn Ihres Textes @@Anrede ein (siehe Screenshot unterhalb, gelbe Markierung).

**Bitte beachten**Damit die Anrede in Kombination mit dem Namen angezeigt wird, konfigurieren Sie die Anrede unter Menü *System - Referenzdaten - Stammdaten - Anreden* wie folgt: 

Sie können darüber hinaus festlegen, ob/an welcher Stelle Ihrer E-Mail die vom Kunden bestellten Positionen (bzw bei Meldemitteilungen die Positionen, auf die sich die Meldung bezieht) genannt werden sollen: Geben Sie an dieser Stelle bitte @@Positionen ein (siehe Screenshot oberhalb, gelbe Markierung).

Weiterhin können Sie in die Mail Ihre Emailsignatur integrieren, indem Sie die Nachricht mit @@Emailsignatur beenden (siehe Screenshot oberhalb, gelbe Markierung).

Die vom System generierten E-Mails oder SMS aus Kunden benachrichtigen werden in den Postausgang gestellt. Sie haben auch die Möglichkeit, im Postausgang manuell E-Mails zu verfassen und zu senden. Wählen Sie unter Menü Organisieren - Mailservice - Postausgang. Hier ein Beispiel für eine E-Mail Abholbenachrichtigung:

Übersichtsansicht:

Bearbeiten oder korrigieren Sie ggf., indem Sie per Doppelklick aus der Übersichtsansicht in die Vollansicht wechseln.

Vollansicht

Anschließend werden die E-Mails und SMS über den Button „Versenden" verschickt.

Anstatt manuell zu versenden, haben Sie auch die Möglichkeit im Scheduler einen Job anzulegen. So werden die Benachrichtigungen vom System automatisch zu dem von Ihnen definierten Zeitpunkt verschickt.
Versandservicemitteilungen werden analog bearbeitet.

Die Begrenzung auf 11 Zeichen für alphanumerische SMS-Absender hat technische und historische Gründe:Technische Limitierung im GSM-Standard:Der GSM-Standard (speziell GSM 03.40) definiert das SMS-Format sehr streng. Für alphanumerische Absender (also Textnamen statt Telefonnummern) wurde eine maximale Länge von 11 Zeichen festgelegt. Dies hängt mit der Kodierung und der begrenzten Datenmenge zusammen, die für Absenderinformationen im SMS-Header reserviert ist.Zwei Absendertypen:Numerische Absender (Telefonnummern): bis zu 15 ZiffernAlphanumerische Absender (Textnamen): maximal 11 ZeichenGründe für die Begrenzung:Speichereffizienz: SMS wurden in den 1980er Jahren entwickelt, als Speicher und Bandbreite extrem begrenzt waren. Jedes Byte musste optimiert werden.Display-Kompatibilität: Frühe Mobiltelefone hatten sehr kleine Displays. 11 Zeichen waren ein Kompromiss zwischen Erkennbarkeit und Darstellbarkeit.Netzwerkeffizienz: Der SMS-Header hat nur begrenzten Platz für Routing- und Absenderinformationen.Wichtig zu wissen:Alphanumerische Absender erlauben keine Rückantwort (sind "one-way")Die 11-Zeichen-Grenze gilt weltweit einheitlichBei Überschreitung wird der Absender oft abgeschnitten oder die SMS abgelehntDieser Standard existiert bis heute, obwohl moderne Systeme längere Namen problemlos verarbeiten könnten – ein klassisches Beispiel für technische Legacy-Einschränkungen.

Alle Kunden, die von Ihnen telefonisch benachrichtigt werden möchten, werden in einer Telefonliste zusammengefasst. Sobald Sie unter Kunden benachrichtigen auf „Fertig stellen" klicken, wird ein Eintrag im Abschnitt „Telefonliste" erzeugt.
Wählen Sie im Workflowfenster den Punkt „Telefonliste":

Über die Schnellsuche können die einzelnen Einträge angezeigt werden. Außerdem können Sie einen Filter für nicht erledigte Telefonanrufe anlegen.
In der Ansicht „Übersicht" wird jeder Eintrag in einer Zeile dargestellt. Haben Sie einen Kunden telefonisch erreicht, so markieren Sie das Kästchen „Erledigt".

In der Ansicht „Details" sehen Sie alle Kontaktdaten des Kunden, sowie die genauen Artikeldaten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, den Eintrag als „Erledigt" zu kennzeichnen.

Die Ansicht „Bearbeiten" ist vor allem dann relevant, wenn Sie einen Kunden nicht erreicht haben und eine Bemerkung hinterlegen möchten. Diese Bemerkung wird auch in die Detail-Ansicht übertragen.

Um neue Versandmitteilungen zu versenden, können Sie zunächst einen entsprechenden vordefinierten Filter für neue Versandbenachrichtigungen anlegen:

Nachdem dieser gespeichert wurde, steht er dauerhaft zur Verfügung. Per Doppelklick auf diesen Filter rufen Sie eine Liste aller neuen Versandmitteilungen auf. Diese können Sie nun...

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Wenn Sie die Benachrichtigungsart "telefonisch" auswählen, wird der Datensatz vom System in die Telefonliste verschoben.

Steht die Benachrichtigungsart auf „Schriftlich", so wird bei Klick auf „Fertig stellen" ein Dokument erzeugt.

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Bitte überprüfen Sie noch einmal, ob alle Voraussetzungen, die Sie am Anfang dieses Artikels finden, erfüllt sind. Häufig liegt hier schon die Ursache für ein Nichtfunktionieren eines Ablaufs.

Sollte der E-Mail Versand nicht funktionieren ist vermutlich die Postausgangs E-Mail Adresse nicht korrekt eingerichtet. Kontaktieren Sie uns dazu bitte per E-Mail und halten die entsprechenden E-Mail Zugangsdaten bereit.

Die Anrede/Positionen/Emailsignatur wird nicht korrekt angezeigt? Bitte prüfen Sie die Schreibweise, die genau mit der oben genannten übereinstimmen muss.

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