Sie möchten bestimmte Belege einsehen, nachdrucken, eine Gutschrift erstellen, Kundenzahlungen erfassen, einem Kunden einen Beleg via E-Mail zusenden, einen Lieferschein stornieren, eine Lieferschein (Teil-)Rücknahme buchen, das Rechnungsausgangsbuch einsehen, Belege elektronisch exportieren, die Forderungshistorie eines Belegs einsehen, Rechnungen als bezahlt markieren oder eine Bankeinzugsdatei erstellen bzw. die Historie der Bankeinzüge einsehen.

Für den Belegversand per E-Mail ist im Vorfeld die Installation und Konfiguration des PDF-Creator zwingend erforderlich, was Sie dazu benötigen, lesen Sie hier: PDFCreator (oder PDF24 auf Terminalsitzungen) einrichten um PDFs zu erstellen.

Starten Sie den Workflow Belege verwalten unter Verkaufen → Liefern und Fakturieren. Sie können auch hier zunächst diverse Filter erstellen, wenn Sie mögen - mehr Infos zur Filtererstellung können Sie hier finden: Vordefinierte Filter. Je nach Auswahl rufen Sie per Doppelklick die gewünschte Ansicht auf, auch hier steht Ihnen alternativ der Einstieg über die Schnellsuche zur Verfügung. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, mit den angezeigten Belegen zu arbeiten. Im Folgenden werden diese Möglichkeiten in der Reihenfolge der oberen Leiste erläutert.

Drucken

Sämtliche Belege können hier (nach-)gedruckt werden. Dazu gibt es unter Dokumente den Punkt Auf ungedruckt setzen, sollten Sie ein weiteres Original im Ausdruck benötigen.

E-Mail

Diese Funktion ist verfügbar ab der Version 4.0!

Sie möchten den Beleg in der Auswahl per E-Mail an den Kunden senden. Dazu klicken Sie auf E-Mail und erhalten die E-Mail der _Empfänger_adresse - sofern vorhanden - vorgeblendet, dazu wird ein Betreff sowie ein Text vorgeschlagen. Per Fertig stellen landet diese Mail dann in Ihrem Postausgang.

Gutschrift erstellen

Haben Sie eine Rechnung im Fokus, können Sie diese per einfachem Klick auf Gutschrift erstellen komplett gut schreiben. Es wird zunächst der Kopf der Gutschrift bereit gestellt, wo Sie Kundennummer, Rechnungsadresse, Beschreibung und Datum vorgeblendet sehen, Sie können, bei Bedarf, Beschreibung und Datum anpassen. Mit Weiter werden dann die zur Rechnung zugehörigen Positionen eingeblendet. Per Systemstandard ist an jeder Position die Checkbox Lagerzugang gesetzt; wenn Sie keine Ware zurück ans Lager buchen möchten, müssen Sie die Checkbox an den entsprechenden Postionen entfernen.

## BesonderheitenBitte entfernen Sie die Option Lagerzugang in jedem Fall an **Portopositionen**, damit Sie die Gutschrift speichern können. Es kommt sonst zu einer Fehlermeldung, weil Porto nicht am Lager geführt wird!

Möchten Sie bestimmte Positionen nicht gutschreiben, können Sie diese hier aktiv löschen. Dazu markieren Sie die Position und klicken Sie auf Löschen. Mit dem nächsten Weiter gelangen wir in den Bereich Zusammenfassung, wo wir sehen, wie viel wir gut schreiben und bestimmen können, dass die Gutschrift direkt gedruckt wird. Das bestätigen wir mit Fertig stellen.

Weitere Informationen / einen alternativen Einstieg zum Thema Gutschriften finden Sie hier:

Gutschriften / Teilgutschriften erstellen

Gutschriften / Teilgutschriften erstellen - ohne Rechnungsbezug

Lieferschein stornieren

Diese Option storniert den Lieferschein im Fokus, es erfolgt ein Warnhinweis "Der Lieferschein XY wird storniert. Dieser Vorgang ist unwiderruflich. Möchten Sie wirklich fortfahren?" - Mit Ja ist der LIeferschein dann storniert, Nein bricht den Vorgang ab.

Rücknahme Ansichtslieferschein

Hier können Sie einzelne Artikel eines Lieferscheins zurücknehmen. Enthält der Lieferschein beispielsweise fünf Positionen, von denen der Kunde nur drei kaufen möchte, ist hier die richtige Stelle, um die beiden nicht gewünschten Positionen vor Rechnungserstellung vom Lieferschein zu entfernen. Der Lieferschein wird eingeblendet und Sie können auf Positionsebene die gewünschte Rücknahmemenge eintragen. Bei Lieferscheinen mit extrem vielen Positionen können Sie die Artikelsuche über der Liste zur Identifizierung der Artikel verwenden. Haben wir alle Rücknahmemengen eingetragen, wird mit Weiter eine Zusammenfassung bereit gestellt; sind wir einverstanden, bestätigen wir diese Teilrücknahme/n mit Fertig stellen. Werden alle vorhandenen Positionen zurückgenommen, ist der Lieferschein obsolet und wird gelöscht.

Auf ungedruckt setzen

Per Klick können Sie jeden Beleg im Fokus wieder auf ungedruckt setzen, um erneut ein Original nachdrucken zu können.

Rechnungsausgangsbuch

Im Rechnungsausgangsbuch können Sie den gewünschten Zeitraum eingeben, für den Sie die Bereitstellung der Daten wünschen; optional können Sie dies auch für einen bestimmten Kunden vornehmen, wenn Sie die Kundennummer mit eingeben. Sie erhalten eine Druckausgabe, auf der jede Rechnung mit Belegnummer, Datum, Kundennummer, Adresse, MwStSatz, Netto und Brutto Betrag dargestellt ist sowie eine Gesamtanzahl der Belege für den Zeitraum inklusive einer Gesamtsumme.

ER>B exportieren

Bitte lesen Sie hier weiter: e-Rechnungen

Zahlung

Hier können Sie für die Rechnung im Fokus (Einzelbearbeitung) den erhaltenen Zahlbetrag eingeben und festlegen, ob diese Rechnung damit ausgeglichen ist oder nicht. Als Standard-Buchungstext wird hier immer Manuelle Zahlung vorbelegt, Sie können diesen Buchungstext überschreiben sowie das Zahldatum (Vorschlag ist immer das Tagesdatum) anpassen. Bitte beachten Sie, dass die Funktionalität Individueller Buchungstext und Zahlungsdatum erst ab der Version 4.0 zur Verfügung steht!

Forderungshistorie

Sie können jederzeit zu jeder Rechnung die vorhandene Forderungshistorie einsehen, chronologisch aufgelistet mit allen Teilzahlungen, ggf. Mahnungen, Gutschriften etc.

Rechnungen als bezahlt markieren

Wenn Sie mehrere Zahlungen in korrekter Höhe auf einmal eingeben wollen, empfiehlt sich diese Option - Sie markieren die gewüschte/n Rechnung/en und erhalten eine Sicherheitsabfrage: Wollen Sie wirklich alle markierten Rechnungen als bezahlt markieren? Ja macht genau das und Nein bricht den Vorgang ab.

Saldo

In der Spalte "Saldo" wird bei Rechnungen die noch offene (Rest-) Forderung und bei Gutschriften das noch offene (Teil-) Guthaben angezeigt.

Bankeinzugsdatei erstellen

Für die Kunden, mit denen Sie eine Lastschriftvereinbarung getroffen haben, können Sie hier die zugehörige Bankeinzugsdatei erstellen.

**TIPP**Als Selektionskritierum bietet sich hier ein Filter mit der Auswahl "Bankeinzug möglich - Ja" an.

Bankeinzüge Historie

Ruft eine Übersicht aller Rechnungen mit Bankeinzug auf, die bereits eingezogen wurden. (Kennzeichen: Bankeinzug erfolgt "Ja")

Unter Aktion, direkt nach Aufrufen des Workflows und vor Auswahl eines Filters können Sie per Klick ebenfalls den Workflow Fakturieren aufrufen.

Bitte überprüfen Sie noch einmal, ob alle Voraussetzungen, die Sie am Anfang dieses Artikels finden, erfüllt sind. Häufig liegt hier schon die Ursache für ein Nichtfunktionieren eines Ablaufs.

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