Het is mogelijk om een specifieke groep deelnemers uit te nodigen om je examen af te leggen. Het enige wat je nodig hebt, is een lijst met hun namen en e-mailadressen!
1. 'Alleen op uitnodiging' activeren
Ga vanuit uw examen naar Toegang > Een vooraf gedefinieerde groep deelnemers, en klik op Opslaan. Als u wilt dat zij bij het starten aanvullende informatie invoeren, raadpleeg dan hoe kan ik mijn deelnemers identificeren.
2. Deelnemers toevoegen
Zodra u Een vooraf gedefinieerde groep deelnemers selecteert, verschijnt er een optie om deelnemers toe te voegen. Klik op Deelnemers toevoegen om een lijst aan te maken van deelnemers die u wilt uitnodigen voor uw examen.
U kunt op drie manieren deelnemers aan het examen toevoegen:
Nieuwe deelnemers importeren vanuit Excel: Met deze optie kunt u een lijst met deelnemers importeren vanuit een .xlsx- of .ods-bestand. Zorg ervoor dat u het meegeleverde voorbeeld gebruikt.
Een enkele nieuwe deelnemer toevoegen: Met deze optie voegt u deelnemers handmatig toe. U moet een naam en e-mailadres invoeren in het pop-upvenster. U kunt Een uitnodiging versturen selecteren om de nieuwe deelnemer automatisch een uitnodiging te sturen wanneer u op Toevoegen klikt.
Bestaande deelnemer(s) toevoegen: Hier kunt u deelnemers selecteren die u eerder voor andere inhoud hebt uitgenodigd.
3. De uitnodigingsmail opmaken
De volgende stap is het opmaken van de uitnodiging die u naar de deelnemers verstuurt. Ga naar E-mail verzenden om het sjabloon te bewerken.
Het standaardsjabloon bevat verschillende tekstelementen die zijn omgeven door {tags}. Ons systeem zal deze teksten automatisch overschrijven met deelnemerspecifieke informatie. In plaats van bijvoorbeeld {password} zal het voor elke deelnemer een uniek wachtwoord weergeven. Gebruik de optie Links om de URL voor het examen toe te voegen.
Het is van cruciaal belang om tags in je uitnodigingsmail op te nemen, aangezien deze essentiële informatie bevatten waarmee je deelnemers toegang krijgen tot het examen.
4. De uitnodigingen versturen
Ga naar E-mail versturen > Versturen > Versturen x uitnodigingsmail(s) om de uitnodigingen in één keer te versturen. U kunt ook herinneringsmails vanaf deze pagina naar personen die aan hun examen zijn begonnen maar het niet hebben afgerond.
U kunt de e-mails die naar deelnemers zijn verzonden, volgen op de pagina E-mailstatuslogboek.
Standaard worden uitnodigingsmails verzonden vanaf invite@easy-lms.com; maar het is mogelijk om e-mails vanaf je eigen e-mailadres te versturen. Raadpleeg https://intercom-help.eu/easy-lms-eu/nl/articles/642762-sending-emails-from-your-own-email-address" target="_blank" class="intercom-content-link">E-mails versturen vanaf je eigen e-mailadres voor meer informatie over het koppelen van je eigen e-mailserver.
Je bent helemaal klaar! Je deelnemers hoeven alleen maar de uitnodigingsmail te openen, op de link te klikken om in te loggen en aan hun examen te beginnen.
Uitnodigingen voor examens vervallen niet.
Om nog meer tijd te besparen, raden we aan om in plaats daarvan de Academie te gebruiken. Voeg je examen(s) gewoon toe aan de Academie en je hoeft geen individuele uitnodigingen meer te versturen. Lees meer op aan de slag met de Academie.