Een specifieke groep deelnemers uitnodigen voor je examen is mogelijk. Om te beginnen heb je alleen een lijst met hun namen en e-mailadressen nodig!
1. Alleen uitnodigen activeren
Ga in je examen naar Toegang > Een vooraf gedefinieerde groep deelnemers en Sla op. Als je wilt dat ze extra informatie invoeren wanneer ze beginnen, raadpleeg dan Hoe kan ik mijn deelnemers identificeren.
2. Deelnemers toevoegen
Zodra je Een vooraf gedefinieerde groep deelnemers hebt geselecteerd, verschijnt er een optie om deelnemers toe te voegen. Klik op Deelnemers toevoegen om een lijst te maken van deelnemers die je wilt uitnodigen voor je examen.
Je kunt op drie manieren deelnemers aan het examen toevoegen:
Importeer nieuwe deelnemers vanuit Excel: Met deze optie kun je een deelnemerslijst importeren uit een .xlsx- of .ods-bestand. Zorg ervoor dat je het meegeleverde voorbeeld gebruikt.
Eén nieuwe deelnemer toevoegen: Met deze optie voegt u handmatig deelnemers toe. U moet een naam en e-mailadres invoeren in het pop-upvenster. U kunt Uitnodiging verzenden selecteren om de nieuwe deelnemer automatisch een uitnodiging te sturen wanneer u op Toevoegen klikt.
Bestaande deelnemer(s) toevoegen: Vanaf hier kun je deelnemers selecteren die je eerder hebt uitgenodigd voor andere inhoud.
3. De uitnodigingsmail opmaken
De volgende stap is het opmaken van de uitnodiging die je naar de deelnemers stuurt. Ga naar E-mail verzenden om de sjabloon te bewerken.
De standaardsjabloon bevat verschillende tekstelementen met {tags} eromheen. Ons systeem zal deze teksten automatisch overschrijven met deelnemer-specifieke informatie. Bijvoorbeeld, in plaats van {wachtwoord}, zal het een uniek wachtwoord geven voor elke deelnemer. Om de URL voor het examen toe te voegen, gebruik je de optie Links.
Het is cruciaal om tags op te nemen in je uitnodigingsmail, omdat ze essentiële informatie bevatten voor je deelnemers om toegang te krijgen tot het examen.
4. De uitnodigingen verzenden
Ga naar E-mail verzenden > Zend > Zend x uitnodigingsmail(s) om de uitnodigingen in bulk te verzenden. U kunt vanaf deze pagina ook herinneringsmails sturen naar personen die aan het examen zijn begonnen, maar het niet hebben afgemaakt.
Je kunt de e-mails die naar deelnemers zijn verzonden bijhouden op de pagina Logboek e-mailstatus.
Standaard worden uitnodigingsmails verzonden vanaf invite@easy-lms.com; het is echter mogelijk om e-mails vanuit uw eigen e-mail te verzenden. Raadpleeg E-mails versturen vanaf je eigen e-mailadres voor meer informatie over het aansluiten van je eigen e-mailserver.
Je bent klaar! Je deelnemers hoeven alleen maar de uitnodigingsmail te openen, op de link te klikken om in te loggen en met hun examen te beginnen.
Uitnodigingen voor examens verlopen niet.
Om nog meer tijd te besparen, raden we aan om de Akademia te gebruiken. Voeg gewoon je examen(s) toe aan de Akademia en sla het versturen van individuele uitnodigingen over. Lees meer over het aan de slag gaan met de Akademia.