Dati chiave per avviare il tuo account
La configurazione iniziale dell’Azienda è un passaggio fondamentale per mettere in moto il tuo account. In questo processo si definiscono i dati di base che faranno da fondamento per tutti gli altri, dalle informazioni fiscali e di contatto fino alla personalizzazione del Planning delle Prenotazioni con colori e stati.
Configurare correttamente questi dati sin dall’inizio non solo consente di iniziare subito a lavorare con il software, ma fa anche risparmiare tempo in futuro, poiché tutte le informazioni inserite si sincronizzeranno automaticamente con i portali e con il tuo sito Web, evitando di duplicare le attività.
Dalla sezione Configurazione → Azienda, potrai personalizzare il tuo account a partire dalle seguenti aree principali:
Logo, lingue e contatto
Logo: verrà mostrato nei messaggi e nei documenti generati dal VRMS. La dimensione consigliata è massimo 480 px di larghezza per 85 px di altezza.
Lingue: definisci le lingue che la tua agenzia utilizza internamente per comunicare con gli ospiti. Queste verranno applicate nelle diverse interfacce del sistema, come le descrizioni degli Alloggi.
Email e GDPR: inserisci gli indirizzi email per Prenotazioni, Fatturazione e richieste di informazioni. Aggiungi anche il testo relativo alla normativa sulla protezione dei dati, che sarà incluso automaticamente nella firma delle tue email.
Dati di contatto: indica le informazioni di contatto della tua Azienda (telefono, cellulare e/o fax).
Consiglio utile
Convalida sempre gli indirizzi email di invio affinché il mittente compaia correttamente ed evita che i tuoi messaggi vengano contrassegnati come spam.
Sicurezza: attiva la verifica in due passaggi
La sicurezza è essenziale quando si tratta dell’accesso alle informazioni interne dell’Azienda. Con l’autenticazione in due passaggi (2FA), oltre a utente e password, è necessario confermare l’identità tramite un codice univoco, riducendo in modo significativo il rischio di accessi non autorizzati.
Per configurarla, consulta questo articolo dove troverai una guida passo dopo passo con schermate e istruzioni chiare per attivare il 2FA sul tuo account.
La sicurezza 2FA è obbligatoria per tutti gli utenti interni dell’Azienda e verrà richiesta automaticamente fin dal primo accesso, contribuendo a evitare violazioni di sicurezza.
Buone pratiche
Informa il tuo team sull’importanza di completare la procedura il prima possibile.
Tieni sempre con te il dispositivo con l’app di autenticazione e trasferisci gli account se cambi telefono per non perdere l’accesso.
Personalizza i colori del Planning delle Prenotazioni
Assegna un colore a ciascuno stato del Planning per identificare le tue Prenotazioni a colpo d’occhio.
Passo dopo passo
Accedi al VRMS e entra in «Planning».
Premi «Azioni», seleziona «Config. planning».
Fai clic sul pulsante «Modifica» situato nella parte superiore.
Vai alla sezione «Configurazione del planning» e definisci un colore per ogni stato.
Premi «Salva».
Consiglio utile
Si consiglia di utilizzare colori a contrasto e coerenti per facilitare al team l’identificazione di ogni situazione.
Dati di base della tua Azienda
Prima di emettere fatture, è indispensabile completare la ragione sociale e i dati fiscali della tua attività, poiché appariranno come emittente nei documenti.
Puoi creare più ragioni sociali se necessario. Quella che imposterai come predefinita sarà la prima a comparire in Fatturazione.
Per maggiori dettagli sulla configurazione contabile, puoi visitare la collezione Contabilitá.
Configurazione dell’IVA
L’IVA applicabile ai tuoi Alloggi e servizi deve essere definita nelle Regole di fatturazione:
Imposta l’IVA generale della tua Azienda.
Regola le aliquote specifiche (come Tasse turistiche o servizi aggiuntivi) nella sezione di Fatturazione.
Completare la configurazione iniziale dell’Azienda assicura un avvio efficiente, garantisce la sicurezza degli accessi e fornisce una base solida per l’operatività quotidiana all’interno del sistema.
Domande frequenti
Posso avere più ragioni sociali?
Posso avere più ragioni sociali?
Sì. Puoi crearne quante ne hai bisogno e scegliere quale sarà la predefinita per la Fatturazione.
Cosa succede se il mio logo è più grande del consigliato?
Cosa succede se il mio logo è più grande del consigliato?
Il sistema lo adatterà, ma potrebbe perdere qualità. L’ideale è portarlo prima a 480 × 85 px prima di caricarlo.
Il 2FA viene richiesto sempre all’accesso?
Il 2FA viene richiesto sempre all’accesso?
No. Il sistema lo richiederà solo quando rileva un accesso insolito (cambio di IP, dispositivo o posizione).
Come faccio a sapere quale IVA applicare ai miei Alloggi?
Come faccio a sapere quale IVA applicare ai miei Alloggi?
Dipende dalla normativa fiscale locale. Avantio consente di configurare sia l’IVA generale sia le aliquote specifiche nelle Regole di fatturazione.