Datos clave para poner en marcha tu cuenta
La configuración inicial de la empresa es un paso fundamental para poner en marcha tu cuenta. En este proceso se definen los datos básicos que servirán de base para todos los demás, desde la información fiscal y de contacto hasta la personalización del planning de reservas con colores y estados.
Configurar correctamente estos datos desde el inicio no solo permite comenzar a trabajar de inmediato con el software, sino que también ahorra tiempo en el futuro, ya que toda la información introducida se sincronizará automáticamente con los portales y con tu propia página web, evitando duplicar tareas.
Desde la sección Configuración → Empresa, podrás personalizar tu cuenta comenzando con los siguientes apartados principales:
Logo, idiomas y contacto
Logo: se mostrará en mensajes y documentos generados desde el VRMS. El tamaño recomendado es de un máximo de 480 px de ancho por 85 px de alto.
Idiomas: define los idiomas que tu agencia utiliza internamente para comunicarse con los huéspedes. Estos se aplicarán en distintas interfaces del sistema, como las descripciones de los alojamientos.
Emails y GDPR: introduce las direcciones de correo para reservas, facturación y solicitudes de información. Añade también el texto relativo a la normativa de protección de datos, que se incluirá automáticamente en la firma de tus correos.
Datos de contacto: indica la información de contacto de tu empresa (teléfonos, móvil y/o fax).
Consejo útil
Valida siempre las direcciones de correo de envío para que el remitente aparezca correctamente y evitar que tus mensajes sean marcados como spam.
Seguridad: activa la verificación en dos pasos
La seguridad es esencial cuando se trata del acceso a la información interna de la empresa. Con la autenticación en dos pasos (2FA), además del usuario y la contraseña, se debe confirmar la identidad mediante un código único, lo que reduce significativamente el riesgo de accesos no autorizados.
Para configurarla, revisa este artículo donde encontrarás una guía paso a paso con capturas de pantalla e instrucciones claras para activar el 2FA en tu cuenta.
La seguridad 2FA es obligatoria para todos los usuarios internos de la empresa y se solicitará automáticamente desde el primer inicio de sesión, lo que contribuye a evitar brechas de seguridad.
Buenas prácticas
Informa a tu equipo sobre la importancia de completar el proceso lo antes posible.
Lleva siempre contigo el dispositivo con la aplicación de autenticación y transfiere las cuentas si cambias de móvil para no perder acceso.
Personaliza los colores del Planning de reservas
Asigna un color a cada estado del Planning para identificar tus reservas de un vistazo.
Paso a paso
Accede al VRMS y entra en «Planning».
Pulsa «Acciones», selecciona «Config. planning».
Haz clic en el botón «Editar» ubicado en la parte superior.
Dirígete a la sección «Configuración del planning» y define un color para cada estado.
Pulsa «Guardar».
Consejo útil
Se recomienda utilizar colores contrastados y consistentes para facilitar al equipo la identificación de cada situación.
Datos básicos de tu empresa
Antes de emitir facturas, es imprescindible completar la razón social y los datos fiscales de tu negocio, ya que aparecerán como emisor en los documentos.
Puedes crear varias razones sociales si lo necesitas. La que marques como predeterminada será la primera en mostrarse en facturación.
Para más detalles sobre la configuración contable, puedes visitar la colección Contabilidad.
Configuración de IVA
El IVA aplicable a tus alojamientos y servicios debe definirse en las Reglas de facturación:
Establece el IVA general de tu empresa.
Ajusta los tipos específicos (como tasas turísticas o servicios adicionales) en la sección de facturación.
Completar la configuración inicial de la empresa asegura un arranque eficiente, garantiza la seguridad de los accesos y proporciona una base sólida para la operativa diaria dentro del sistema.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener varias razones sociales?
¿Puedo tener varias razones sociales?
Sí. Puedes crear tantas como necesites y elegir cuál será la predeterminada para la facturación.
¿Qué pasa si mi logo es más grande de lo recomendado?
¿Qué pasa si mi logo es más grande de lo recomendado?
El sistema lo ajustará, pero puede perder calidad. Lo ideal es adaptarlo previamente a 480 × 85 px antes de subirlo.
¿El 2FA se pide siempre al iniciar sesión?
¿El 2FA se pide siempre al iniciar sesión?
No. El sistema lo solicitará únicamente cuando detecte un acceso inusual (cambio de IP, dispositivo o ubicación).
¿Cómo sé qué IVA aplicar a mis alojamientos?
¿Cómo sé qué IVA aplicar a mis alojamientos?
Depende de la normativa fiscal local. Avantio permite configurar tanto el IVA general como tipos específicos en las reglas de facturación.