Hankintayksikön luoma dynaamisen hankintajärjestelmän osallistumispyyntö näkyy Tarjouspalvelussa koko hankintajärjestelmän voimassaolon ajan, ja tarjoajat voivat hakea mukaan hankintajärjestelmään myös hankintavaiheen aikana. Lisäksi Tarjouspalvelussa näkyy myös jatkuvasti hankintajärjestelmään hyväksyttyjen tarjoajien ajantasainen listaus.
Hankintavaiheessa hankintajärjestelmän omistava hankintayksikkö voi tehdä hankintajärjestelmän sisäisiä kilpailutuksia (Hankintajärjestelmän sisäiset kilpailutukset ohjeen löydät vasemmalta "Tämän osion artikkelit" kohdasta).
Jos erikseen on niin sallittu, hankintajärjestelmässä mukana olevat hankintayksiköt voivat myös tehdä sisäisiä kilpailutuksia. Hankintavaiheen aikana osallistumispyyntöä on mahdollista korjata ja hankintajärjestelmän voimassaoloa on mahdollista jatkaa. Hankintajärjestelmä on myös mahdollista keskeyttää.
Hankintavaiheen toiminnot
Tietosivu
Ilmoituksen tietosivulta on mahdollista tarkastella tiettyjä hankintavaiheessa olevan hankintajärjestelmän perustietoja:
Määräaika
Dynaamisen hankintajärjestelmän osallistumispyynnön tekijä
Ilmoitukseen tutustuneet
Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat tutustuneet osallistumispyyntöön
Saapuneet hakemukset
Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat jättäneet osallistumishakemuksensa
Uusia vastaamattomia kysymyksiä
Kohdassa näkyy saapuneiden kysymysten määrä
"Siirry kysymysten hallintaan>>" linkin kautta pystyy siirtymään kysymysten hallintaan ja vastaamaan jätettyihin kysymyksiin. (Ohjeet kysymysten hallintaan löydät tukiportaalin ohjeista, Voimassa olevat kilpailutukset > Voimassa olevien kilpailutusten toiminnot > Kysymysten hallinta.)
Linkki osallistumispyyntöön Tarjouspalvelussa
Kohdassa näkyy linkki siihen tarjousportaaliin, johon hankintajärjestelmä on julkaistu
Mukana olevat yhteisöt
Voit tarkastella mukana olevia yhteisöjä painamalla "Näytä/Piilota mukana olevat yhteisöt"
Voit lisätä uusia yhteisöjä painalla "Lisää mukana oleva yhteisö
Sopimusluonnos
Mikäli käytössänne on myös Cloudia Sopimus, tällä sivulla voi päivittää sopimuskokonaisuuden
Cloudia sopimus -järjestelmään.
Dokumentit
Tällä sivulla voit tarkastella hankintajärjestelmään liittyviä dokumentteja:
Osallistumispyynnön PDF
Viestin, mikäli osallistumishakemus on lähetetty sähköpostilla
Alkuperäisen ilmoituksen, mikäli osallistumispyynnöstä on tehty korjausilmoituksia
Ilmoituksen liitteet
Saapuneet hakemukset
Kysymykset/vastaukset ja viestit
Päätösasiakirjat
Muut dokumentit (Huom. nämä dokumentit näkyvät ainoastaan hankintayksikön Kilpailutuksen käyttäjille, eivätkä ne mene nähtäväksi Tarjouspalveluun)
Lisää uusi liitetiedosto -toiminnolla voit lisätä uusia hankintaan liittyviä tiedostoja, jotka näkyvät vain Kilpailutuksen käyttäjille.
Koosta dokumenttipaketti kaikilla tiedoilla
Koosta dokumenttipaketti ilman liikesalaisuustietoja
Hankintajärjestelmään lisätyistä asiakirjoista on mahdollista koostaa dokumenttipaketti. Dokumenttipaketin voi koostaa siten, että se sisältää kaikki tiedot tai että siitä jäävät pois liikesalaisuustiedot.
Dokumenttipakettiin tuleville tiedostoille voidaan määritellä etuliite
Haluttaessa voidaan käyttää PDF/A-tiedostomuotoa
Painetaan "muodosta dokumenttipaketti"
Valitaan tallennussijainti ja painetaan "Tallenna"
Dokumentti näkymän suora linkki
Pääset lataamaan hankintajärjestelmään liittyvät dokumentit myös tämän linkin kautta
Sähköpostilista
Dynaamiseen hankintajärjestelmään liittyvien sähköpostien vastaanottajien sähköpostiosoitteita voidaan ylläpitää "Hankintajärjestelmän sähköpostilista" -toiminnolla. Toiminnossa voidaan lisätä sähköpostiosoitteita sekä hankintayksikön listalle että tarjoajien listalle.
Hankintayksikkö -osiossa voit:
Lisätä hankintayksikön sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta
Valita hankintayksikön sähköpostilistalle uusia henkilöitä Cloudia Kilpailutus käyttäjistä
Voit poistaa lisättyjä osoitteita roskakori -kuvakkeesta
Järjestelmä lähettää listalla oleville vastaanottajille sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa:
uusi osallistumishakemus
muistutus 7 vrk päästä osallistumishakemuksen saapumisesta, jos hakemusta ei ole käsitelty
toimittaja tekee pyynnön poistua järjestelmästä
hankintajärjestelmään saapunut kysymys
Tarjoajat -osiossa voit:
Lisätä hankintajärjestelmään hyväksytyn yrityksen sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta
Valita sähköpostilistalle henkilöitä osallistumishakemuksen lähettäjän Tarjouspalvelu-profiilista
Voit muokata tai poistaa hankintayksikön lisäämiä osoitteita
Järjestelmä lähettää tarjoajalle sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa:
hankintajärjestelmää muokataan
toimittaja poistetaan hankintajärjestelmältä
lähetä viesti -toiminnolla lähetetään viesti
hankintajärjestelmän keskeytys (mikäli valitaan, että keskeytyksen selite lähetetään)
julkaistaan sisäinen kilpailutus
Sisäiseltä kisalta järjestelmä lähettää seuraavat sähköpostiviestit tarjoajille:
sisäistä kilpailutusta muokataan muokkaa määräaikaa -toiminnolla tai muokkaa ilmoituksen tietoja -toiminnolla
sisäisen kilpailutuksen keskeytys (mikäli valitaan, että keskeytyksen selite lähetetään)
lähetä viesti -toiminnolla lähetetyt viestit
Oletuksena listalla on osallistumishakemuksen lähettäjän sähköpostiosoite, jota ei voi poistaa.
Tarjoaja voi myös itse lisätä sähköpostilistalle osoitteita Tarjouspalvelussa.
Keskeytä
Hankintavaiheessa oleva hankintajärjestelmä voidaan keskeyttää "Keskeytä" -toiminnolla.
Selite kenttään kirjoitetaan selitys siitä, miksi hankintajärjestelmä keskeytetään
Jos tieto halutaan välittää hankintajärjestelmään hakeneille tai siihen Tarjouspalvelussa tutustuneille tarjoajille, valitaan aktiiviseksi kohta "Lähetä keskeytyksestä selitteen sisältävä sähköpostiviesti ilmoitukseen tutustuneille ja/tai siihen vastanneille"
Voit halutessasi lisätä liitetiedoston kohdasta "Lisää uusi liitetiedosto"
Keskeytys vahvistetaan painamalla "Keskeytä ilmoitus" -painiketta
Keskeytyksen tiedot ovat tämän jälkeen nähtävillä ilmoituksen tietosivulla
HUOM! Tieto keskeytyksestä lähetetään automaattisesti Hilmaan, jos ilmoitus on julkaistu Hilmassa. Keskeytetty ilmoitus siirtyy automaattisesti Keskeytetyt -kansioon.
Tilapäinen sulkeminen
*erikseen tilattava lisätoiminnallisuus
Toiminnolla hankintayksikkö voi ilmoittaa hankintajärjestelmän tilapäisestä sulkemisesta.
Kun kyseiseen kohtaan laitetaan täppä, avautuu saateteksti kenttä. Tähän hankintayksikkö voi kirjoittaa saateteksin, joka näkyy tarjoajille Tarjouspalvelussa.
Huom! Kyseinen toiminto ei estä tarjoajia lähettämästä uusia osallistumishakemuksia, kyseessä on tarjoajille näkyvä tiedote tilapäisestä sulkemisesta.
Tilapäisen sulkemisen saa kytkettyä pois päältä klikkaamalla ''Salli osallistumishakemusten jättäminen''.
Estä sisäisten kilpailutusten julkaiseminen tilapäisesti
* erikseen tilattava lisätoiminnallisuus
Kyseisellä toiminnolla on mahdollista estää sisäisten kilpailutusten julkaiseminen tilapäisesti. Sisäisiä kilpailutuksia on kuitenkin mahdollista aloittaa, mutta niitä ei voi julkaista.
Huom! Toiminto estää myös sisäisten kilpailutuksien uudelleenjulkaisun korjaamisen jäkeen. Toiminto on mahdollista ottaa pois hetkellisesti tälläisessä tilanteessa.
Kun kyseisen kohdan täppää, avautuu tekstikenttä, johon tulee kirjoittaa ohje ilmoituksen julkaisusivulle.
Tieto näkyy sisäisen kilpailutuksen Esikatselu ja julkaisu -välilehdellä.
Julkaisemisen eston voi ottaa pois päältä klikkaamalla ''Salli sisäisten kisojen julkaiseminen''.
Keskeytetyt hankintajärjestelmät
Keskeytetyt dynaamiset hankintajärjestelmät listautuvat järjestelmässä näkyviin "Keskeytetyt" -kansioon.
Listauksessa päättyneestä dynaamisesta hankintajärjestelmästä näytetään seuraavat tiedot:
Tunniste
Nimi (ilmoitus)
Määräaika
Vastuuhenkilö
Tekijä
Listausta on mahdollista järjestellä pudotusvalikosta joko määräaikaan tai nimeen perustuen.
Hakemusten käsittely
Katso tarkemmat ohjeet hakemusten käsittelyyn vasemmalla olevasta palkista "Tämän osion artikkelit".
Mallipohjien hallinta
Sivulla voit:
Luoda uuden sisäisen kilpailutuksen mallipohjan
Muokata ja poistaa olemassa olevia mallipohjia
Muokkaus
Hankintavaiheessa olevan ilmoituksen korjaaminen tapahtuu Muokkaus -välilehdellä.
Toiminto toimii vastaavasti kuin kansallisen hankintailmoituksen ja EU-hankintailmoituksen kohdalla. Näihin liittyvät tarkemmat ohjeet löytyvät tukiportaalista voimassa olevien kilpailutusten toiminnot > Muokkaa valikko -osiosta.
Siirry korjaustilaan -painikkeen painamisen jälkeen järjestelmä vielä varmistaa käyttäjältä "Oletko varma, että haluat siirtää hankintajärjestelmän korjaustilaan?"
Klikkaa Kyllä
Järjestelmä siirtyy ilmoituslomakkeelle
Tee tarvittavat muokkaukset ja julkaise ilmoitus uudelleen "Esikatselu ja julkaisu" välilehdellä.
Jätetyt hakemukset pysyvät voimassa korjauksen ajan. Tarjoaja voi aloittaa uuden tai jatkaa keskeneräisen hakemuksen täydentämistä kun korjattu ilmoitus on julkaistu Tarjouspalvelussa.
Huom! Uusia sisäisiä kilpailutuksia ei ole mahdollista luoda, ennen kuin korjausilmoitus on julkaistu Tarjouspalvelussa. Ennen korjausta aloitetut sekä julkaistut sisäiset kilpailutukset pysyvät ennallaan ja ovat muokattavissa.
EU-laajuisesti julkaistun dynaamisen hankintajärjestelmän ilmoituksen korjaamisessa on huomioitava EU-laajuisen ilmoittamisen julkaisuviiveet.
Lähetä viesti
Katso tarkemmat ohjeet viestin lähetykseen täältä.
Tarjouspyynnöt
Katso ohjeet sisäisen kilpailutuksen tekoon vasemmalta Tämän osion artikkelit -listauksesta.
Dynaamisen hankintajärjestelmän päättyminen
Dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa ennalta määrätyn ajan, jonka jälkeen järjestelmän voimassaolo päättyy. Hankintajärjestelmä on myös mahdollista keskeyttää keskeytysilmoituksella (keskeytä -toiminto).
Päättyneet hankintajärjestelmät
Päättyneet dynaamiset hankintajärjestelmät listautuvat järjestelmässä näkyviin "Päättyneet" -kansioon.
Listauksessa päättyneestä dynaamisesta hankintajärjestelmästä näytetään seuraavat tiedot:
Tunniste
Nimi (ilmoitus)
Määräaika
Tekijä
Listausta on mahdollista järjestellä pudotusvalikosta joko määräaikaan tai tunnisteeseen perustuen.
Päättyneen hankintajärjestelmän kohdalla oikeassa laidassa näkyvän kuvakkeen kautta on mahdollista tehdä seuraavat toiminnot:
Avata ilmoituksen tietosivu
Avata ilmoitus PDF-muodossa
Avata ilmoitus HTML-muodossa
Tehdä uusi ilmoitus kyseisen ilmoituksen pohjalta
Siirtää ilmoitus arkistoon
Huom! Julkaistut sisäiset kilpailutukset voidaan käydä läpi normaalisti, vaikka Dynaaminen hankintajärjestelmä päättyisi ennen sisäisen kilpailutuksen tarjousten jätön määräaikaa.