Määrittele tarjouspyyntö puitejärjestelyksi:
IV.1.3) Tietoa puitejärjestelystä tai dynaamisesta hankintajärjestelmästä
Valitse "Puitejärjestely yhden toimijan kanssa" tai "Puitejärjestely useampien toimijoiden kanssa
Puitejärjestelyn osallistujien suunniteltu enimmäismäärä koko puitejärjestelyn osalta
Puitejärjestelyjen tapauksessa – perustelut, jos kesto on yli neljä vuotta
Siirtäminen puitejärjestelyksi
Kun puitejärjestelyn kilpailutusprosessi on edennyt hankintasopimusten laatimiseen, arkistoon siirron sijasta kilpailutus siirretään "Omat puitejärjestelyt"-kansioon.
Huom! Toimittajavalinnat tulee olla tehtynä ennen puitejärjestelyn perustamista. Niiden lisääminen ei ole mahdollista jälkikäteen.
Valitse Päätökset -välilehdeltä puitejärjestelyn alkamis- ja päättymispäivä.
Klikkaa tämän jälkeen "Tee puitejärjestely" -painiketta
Siirron jälkeen perustettu puitejärjestely on hallinnoitavissa "Omat puitejärjestelyt" -kansiossa.
Jos puitejärjestely on tehty järjestelmän ulkopuolella, se on mahdollista tuoda järjetelmään ulkopuolinen puitejärjestely -lomakkeen avulla.
Omat puitejärjestelyt-kansio
"Omat puitejärjestelyt" kansiota klikkaamalla sen alle listautuu kolme alakansiota:
Voimassaolevat (listaa kaikki voimassa olevat puitejärjestelyt)
Päättyneet (listaa kaikki päättyneet puitejärjestelyt)
Minikilpailutukset
kansiosta löytyvät kaikkiin puitejärjestelihin tehdyt minikilpailutukset tilan mukaisista kansioista
Puitejärjestelyn hallinnointi
Puitejärjestelyn hallinnointi tapahtuu sivun vasemmassa laidassa olevasta palkista.
Tietosivu
Sivulla voit katsoa ilmoituksen tiedot:
Tekijän ja vastuuhenkilön
Puitekilpailutuksen nimen
Keston
Ennakoidun arvon tai hintahaarukan (mikäli se on ilmoitettu)
Toimittajiksi valitut toimittajat
Mukana olevat yhteysöt
Voit lisätä mukana olevia yhteisöjä "Lisää mukana oleva yhteisö" toiminnolla
Mukana olevat yhteisöt
"Mukana olevat yhteisöt" listauksessa näkyvät ne yhteisöt, jotka tarjouspyyntöä laadittaessa määriteltiin mukaan
Jos mukana oleva yhteisö valitaan listauksesta, annetaan yhteisöille oikeus tehdä omia minikilpailutuksia tämän puitejärjestelyn perusteella*
*Jos puitejärjestely halutaan jakaa valituille hankintaorganisaatiolle, tulee käytössä olla Cloudia Konserni -toiminnallisuus (ks. lisää vasemmasta "Tämän osion artikkelit" palkista kohta: Jaetut puitejärjestelyt).
Lisää uusi yhteisö - Yhteystietorekisterin yhteisöt
Voit lisätä uuden yhteisön syöttämällä nimen ”Kirjoita uuden yhteisön nimi”-kenttään ja klikkaamalla ”Liitä”-painiketta
Lisää uusi yhteisö - Organisaatiohierarkian hankintayksiköt
*lisätoiminnallisuus (Cloudia Konserni)
Jos organisaatiolla on käytössä Cloudia Konserni toiminnallisuus, voidaan puitejärjestely jakaa valituille organisaatiohierarkian yksiköille (ks. lisää Jaetut puitejärjestelyt)
Toimittajien hallinta
Tilanteissa, joissa puitejärjestelyyn alunperin osallistunutta yritystä ei enää ole olemassa (esim. yritysjärjestelyiden myötä), toimittaja voidaan vaihtaa puitejärjestelyyn.
Sivulla voit:
vaihtaa toimittajaa
Valitse "vaihda toimittaja" sen toimittajan kohdalta, jonka haluat vaihtaa
Hae Tarjouspalveluun rekisteröityneistä yrityksistä y-tunnuksella (alv-tunnuksella) tai nimellä oikea yritys
Klikkaa halutun yrityksen nimeä
Alkuperäiset asetetut kilpailutuksen hintarajat siirtyvät uudelle toimittajalle
Sähköpostilista
Hankintayksikkö -osiossa voit:
Lisätä hankintayksikön sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi painikkeesta
Valita hankintayksikön sähköpostilistalle uusia henkilöitä Cloudia Kilpailutus käyttäjistä
Voit poistaa lisättyjä osoitteita roskakori -kuvakkeesta
Tarjoajat -osiossa voit:
Lisätä tarjoaja-yrityksen sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta
Valita sähköpostilistalle henkilöitä osallistumishakemuksen lähettäjän Tarjouspalvelu-profiilista
Voit muokata tai poistaa hankintayksikön lisäämiä osoitteita
Ladata s.postiosoitteet excelmuotoon
Muokkaus
Muokkaus osiossa voit
Lisätä optiokausia
Kun optiokausi aasetetaan voimaan, puitejärjestelyn voimassaolo jatkuu optiokaudelle määritetyn ajanjakson verran
Sopimusluonnos
Sivulla voit:
Päivittää sopimuskokonaisuuden Cloudia Sopimus -järjestelmään, mikäli teillä on käytössänne Cloudia Sopimus
Dokumentit
Sivulla voit:
Tarkastella ja tallentaa puitekilpailutuksen dokumentteja
Sisäinen keskustelu
Sivulla voit:
Käydä sisäistä keskustelua kilpailutuksesta
Lähetä viesti
Sivulla voit:
lähettää viestejä puitejärjestelyyn valituille tarjoajille
"Näytä viesti myös tarjouspalvelussa" -täppä on laitettava päälle, mikäli halutaan että viesti näkyy Tarjouspalvelussa
Mallipohjat
Sivulla voit:
luoda uusia minikilpailutusten mallipohjia
kopioida mallipohjia
muokata ja poistaa olemassa olevia mallipohjia
Minikilpailutukset
Sivulla voit:
Luoda uuden minikilpailutuksen puitejärjestelyyn
Tarkastella ja muokata keskeneräisiä minikilpailutuksia
Tarkastella voimassa olevia sekä päättyneitä minikilpailutuksia
Ohjeet minikilpailutuksen tekoon, katso ohje vasemmalta "Minikilpailutus puitejärjestelyn sisällä"
Puitejärjestelyn muokkaaminen
Puitejärjestelyn tietoja voidaan muokata sen perustamisen jälkeen "Muokkaa ilmoitusta" -toiminnolla.
Kuva: Puitejärjestelyn ottaminen muokattavaksi
Korjaaminen tapahtuu vastaavalla tavalla kuin muokkaisit keskeneräistä tarjouspyyntöä.
Puitejärjestelyä muokatessa ei tarvitse käydä tekemässä erikseen esikatselu ja julkaisu -välilehdellä julkaisua, vaan muutokset tulevat suoraan käyttöön. Puitejärjestelyn muokkaaminen tapahtuu siis lennosta, eli puitejärjestely on koko ajan voimassaolevana ja siitä voidaan tehdä minikilpailutuksia myös muokkauksen aikana.
Muokkauksen vahvistamisen jälkeen uusi versio tallentuu ja versiohistoria on nähtävillä puitejärjestelyn "Dokumentit" -välilehdeltä kohdasta "Tarjouspyyntö"