Kun ryhmä on valmis ja siihen on lisätty halutut arviointikriteerit, voidaan jakaa linkki sähköpostitse, jotta tarjoajat voivat ilmoittautua siihen. Ryhmän tilan täytyy olla avoin, jotta se voidaan jakaa.
Kun ryhmä on avattu se siirtyy "Avoin" -tilaan ja se näkyy Sourcing -palvelussa.
Avattu ryhmä voidaan jakaa, joko suoran linkin kautta, joka voidaan laittaa esimerkiksi yrityksen Intraan tai verkkosivuille.
Navigoi kohtaan Ryhmät - Hakuja valitse (tai hae) ryhmä ryhmälistalta ja avaa tiedot:
Kuva: Valitse haluttu ryhmä listalta.
Ryhmän tilan vaihtaminen
Ryhmällä on kolme eri tilaa:
Luonnos
Luonnos -tilassa oleva ryhmä näkyy vain ko. Ryhmän luoneelle käyttäjälle
Avoin
Tässä tilassa oleva ryhmä on avattu. Avoin ryhmä on myös näkyvissä Sourcing palvelussa, mikäli se hankintaorganisaation käytössä.
Suljettu
Ryhmään ei ole mahdollista enää rekisteröityä tai vastata kriteerikysymyksiin.
Kuva: Ryhmäkortin valikkopainikkeesta pääset vaihtamaan ryhmän tilan valitsemalla "vaihda tila".
Järjestelmä kysyy ryhmän tilan vaihtamisen yhteydessä mihin tilaan haluat asettaa ryhmän sekä:
Lähetä toimittajille sähköpostiviesti koskien ryhmän tilan vaihtumista
Viestin muokkaus näkymä aukeaa
Vaihda tila
Järjestelmä muuttaa ryhmän tilan, mutta ei lähetä muutoksesta sähköpostia
Peruuta
Ryhmän tilaa ei muuteta.
"Lähetä toimittajille sähköpostiviesti koskien ryhmän tilan vaihtumista" -valinnalla pääset muokkaamaan järjestelmän oletusviestiä.
Kuva: Ryhmän tilan vaihdosta lähtevän oletussähköpostin muokkausikkuna.
Ryhmän jakaminen
Avoin -tilassa aleva ryhmä tulee jakaa, jotta potentiaaliset uudet toimittajat voivat ilmoittautua siihen. Ryhmä on mahdollista jakaa julkisen rekisteröitymislinkin kautta (URL) tai jakamalla ryhmä Tarjouspalvelu.fi palveluun.
Ryhmäkortti-sivulla painikkeella "Jaa" järjestelmä generoi julkisen URL-linkin, joka voidaan jakaa eteenpäin ja ryhmä voidaan jakaa Tarjouspalvelu.fi palvelussa.
Kuva: Ryhmäkortin valikkopainikkeesta pääset jakamaan ryhmän valitsemalla "jaa".
Sulje ryhmä
Avatun ryhmän voi sulkea ryhmän tietosivulla olevasta painikkeesta "Vaihda tila" ja valitsemalla "Suljettu.
Kuva: Ryhmän sulkeminen