📖 Indice
Con Yousign, invia i tuoi documenti per la firma in meno di 3 minuti. Questa guida ti accompagnerà passo dopo passo su come:
Importare i tuoi documenti
Preparare la richiesta di firma
Configurare la richiesta di firma
Passo 1: Crea una nuova richiesta di firma
Per ottenere la firma dei tuoi documenti:
Accedi alla pagina delle Firme,
Clicca sul pulsante "Nuova richiesta" nell'angolo in alto a destra,
Importa i documenti che desideri far firmare in formato PDF.
Puoi trascinare e rilasciare i tuoi documenti
o fare clic sul pulsante "+" per selezionarli.
Quando si carica un documento in formato DOCX, la visualizzazione del documento potrebbe essere leggermente alterata, in tal caso, ti consigliamo di convertirlo in PDF prima di caricarlo su Yousign.
Puoi aggiungere fino a 50 documenti per richiesta di firma, con una dimensione massima di 50 MB per ogni documento.
Passo 2: Prepara la richiesta di firma
Una volta importati i documenti, la preparazione di una richiesta di firma inizia e include 3 passaggi principali:
Aggiungi uno o più firmatari
Aggiungi campi (come la firma) per ciascun firmatario
Se necessario, aggiungi gli approvatori
Aggiungere e ordinare i firmatari
Inizia aggiungendo uno o più destinatari alla tua richiesta di firma. I destinatari possono essere firmatari e/o approvatori.
Aggiungere i firmatari
Clicca su “Aggiungi firmatario” nella barra laterale destra o sull’icona “+”.
Inserisci i dati del firmatario o selezionali se erano già salvati nei tuoi contatti.
Puoi aggiungere fino a 100 firmatari per ogni richiesta di firma. Tutti i firmatari firmeranno lo stesso documento. Se ognuno deve firmare una versione diversa, crea richieste di firma separate.
Decidere l’ordine dei destinatari
Nel caso di due o più destinatari (firmatari e/o approvatori), puoi decidere in quale ordine richiedere il loro intervento sulla tua richiesta di firma.
Quando definisci un ordine, vengono inclusi tutti i destinatari, sia approvatori che firmatari.
Ordine semplice (uno dopo l’altro)
Se vuoi che i destinatari intervengano uno dopo l’altro:
Nella sezione Firmatari, attiva “Imposta un ordine di firma” per dare un ordine ai firmatari.
Nella sezione Approvatori, attiva “Imposta un ordine di approvazione” per dare un ordine agli approvatori.
Trascina i destinatari per sistemarli nell’ordine desiderato.
I destinatari saranno invitati nell’ordine da te definito:
Se imposti solo un ordine di firma, i firmatari saranno invitati uno dopo l’altro.
Se attivi un ordine di approvazione, gli approvatori saranno invitati per primi in ordine.
Quando gli approvatori avranno completato l’azione richiesta, i firmatari saranno invitati nell’ordine da te stabilito.
Se non viene impostato nessun ordine, tutti i destinatari saranno invitati contemporaneamente per impostazione predefinita.
Ordine destinatari personalizzato (fasi con più destinatari)
Se è necessario invitare più destinatari contemporaneamente all’interno di un workflow ordinato, attiva “Ordine dei destinatari personalizzato”.
In questo modo puoi organizzare i destinatari suddividendoli in diverse fasi.
A ogni destinatario viene assegnato un numero:
I destinatari con lo stesso numero riceveranno la richiesta nello stesso momento
Il numero successivo rappresenta la fase seguente
Il workflow prosegue solo quando tutti i destinatari della fase corrente hanno completato l’azione richiesta
Esempio
Fase 1: Approvatore A e Approvatore B vengono invitati contemporaneamente
Fase 2: Firmatario C viene invitato quando entrambi gli approvatori hanno completato l’azione richiesta
In caso di Firma Elettronica Qualificata:
I firmatari devono essere invitati uno dopo l’altro
Non è possibile inserire più destinatari nella stessa fase
Aggiungi i campi
Successivamente, trascina i campi di cui hai bisogno direttamente sul tuo documento. Ci sono due tipi di campi:
Campi correlati al firmatario (visualizzati sotto il nome del firmatario nella barra laterale destra)
Campi non correlati ai firmatari (posizionati nella sezione "Campi" in alto nella barra laterale destra)
Puoi spostare e ridimensionare i campi sul tuo documento.
Per procedere all'ultimo passo di configurazione, dovrai aver trascinato almeno un campo firma sul documento e almeno un campo correlato al firmatario: il pulsante "Avanti" in alto a destra rimarrà grigio per informarti che queste condizioni non sono soddisfatte.
Aggiungi e organizza gli approvatori (opzionale)
Puoi anche far convalidare documenti e firme prima di inviarli per la firma aggiungendo degli approvatori. L'approvatore può esaminare il contenuto del documento prima di inviarlo per la firma e sarà quindi responsabile di approvare o respingere la tua richiesta di firma. Questo passaggio è facoltativo e ti consente di impostare un flusso di convalida interno direttamente da Yousign.
Per aggiungere approvatori:
Clicca su "Aggiungi approvatore" nella barra laterale destra o sul "+",
Inserisci le informazioni dell'approvatore o selezionalo se lo hai salvato precedentemente nei tuoi contatti.
Puoi aggiungere fino a 10 approvatori e anche impostare un ordine di approvazione.
Se desideri, puoi impostare un ordine di approvazione attivando l'opzione nella barra laterale destra. Una volta attivata e ordinati gli approvatori, il secondo approvatore riceverà una richiesta di approvazione solo dopo che il primo avrà approvato, e così via.
Passo 3: Configura la richiesta di firma
Questo è l'ultimo passo della creazione: tutto ciò che resta è configurare alcune impostazioni prima di inviare la tua richiesta di firma.
Personalizza la richiesta di firma
Diverse impostazioni ti consentono di personalizzare la tua richiesta di firma. Puoi:
Rinominare la richiesta di firma: per dare significato alla tua richiesta ai tuoi firmatari. Il nome della richiesta di firma comparirà anche nell'e-mail inviata per chiedere loro di firmare.
Aggiungere etichette: per trovare e ordinare facilmente le tue richieste di firma dalla dashboard.
Aggiungere un messaggio personalizzato: per i partecipanti, sarà inserito nell'e-mail di richiesta di firma.
Scegliere un'esperienza personalizzata: per personalizzare e-mail e l'esperienza di firma al tuo marchio.
Scegliere il mittente: a tuo nome, per conto di uno spazio di lavoro o per conto della tua organizzazione. Il mittente selezionato apparirà nell'e-mail di richiesta di firma e durante tutto il processo di firma.
Aggiungere destinatari in copia (ex-follower): per consentire a individui esterni di seguire la richiesta di firma e accedere ai documenti.
Attivare/disattivare l'opzione "Rifiuto di firmare": per permettere ai tuoi firmatari di rifiutare di firmare il documento in caso di errore.
Gestire le date
Regolare la data di scadenza: Per default, la data di scadenza è di 6 mesi dopo la creazione della richiesta di firma; puoi accorciarla o prolungarla fino a un anno.
Perfezionare i promemoria automatici: Puoi anche scegliere di inviare promemoria automatici per evitare il follow-up personale con i firmatari. Scegli la frequenza e il numero di volte in cui desideri che i promemoria vengano inviati. Avrai anche l'opzione di inviare promemoria manualmente una volta inviata la richiesta di firma.
Definire il livello di sicurezza
Scegliere il livello di sicurezza tra i tre livelli di firma:
Firma elettronica semplice
Firma elettronica qualificata (disponibile come add-on)
Regolare l'autenticazione del firmatario (solo se si utilizza la firma elettronica semplice)
Senza codice di sicurezza
Con l'invio di un codice di sicurezza via e-mail
Con l'invio di un codice di sicurezza via SMS
Puoi differenziare il livello di firma e/o il metodo di autenticazione per ciascun firmatario quando invii la tua richiesta di firma.
Fai clic su "Imposta un livello di sicurezza per ciascun firmatario",
Seleziona il livello di firma e il metodo di autenticazione desiderato dal menu a discesa per ciascun firmatario.
Inviare la tua richiesta di firma
Quando la tua richiesta di firma è pronta, hai due opzioni:
Inviarla immediatamente.
Programmare l’invio: Una richiesta di firma può essere programmata per essere inviata a partire da 30 minuti fino a 30 giorni dopo.
Suggerimento : Risparmia del tempo e crea una richiesta di firma direttamente con il link Yousign.new!
Digita semplicemente "Yousign.new" nel tuo browser e verrai quindi automaticamente reindirizzato alla creazione di una richiesta nella tua applicazione Yousign.