📖 Inhaltsverzeichnis
Nachdem die Signaturanfrage gesendet wurde, werden verschiedene Empfänger (Autorisierende, Unterzeichner und Kopie-Empfänger) dazu eingeladen, die Signaturanfrage basierend auf den Einstellungen der Signaturanfrage zu validieren, zu unterzeichnen und/oder zu verfolgen. Sie können verschiedene Arten von Änderungen vornehmen:
Sie können die Informationen eines Autorisierenden bearbeiten.
Sie können die Informationen eines Unterzeichners bearbeiten.
Sie können Kopie-Empfänger hinzufügen oder bearbeiten (z.B. Follower).
Sie können das Fälligkeitsdatum bearbeiten.
Sie können die Signaturanfrage pausieren, um umfangreichere Änderungen vorzunehmen, beispielsweise Dokumente zu ersetzen, Felder zu bearbeiten oder Empfänger zu ändern.
Die Details des Autorisierenden bearbeiten
Solange der Autorisierende die Einladung zur Unterschrift noch nicht genehmigt hat, können Sie seine Informationen ändern. Hier ist, wie es geht:
Greifen Sie auf die Seite "Unterschriften" zu.
Suchen Sie die Signaturanfrage, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf den Namen der Signaturanfrage im Status "Zu genehmigen", den Sie bearbeiten möchten.
Dies führt Sie zur Detailseite der Signaturanfrage.
Klicken Sie auf "..." rechts neben dem Autorisierenden, den Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf "Bearbeiten".
Passen Sie die Informationen des Autorisierenden an:
Name
Vorname
E-Mail (ihnen wird eine neue E-Mail gesendet)
Sprache
Bestätigen Sie, indem Sie auf "Empfänger aktualisieren" klicken.
Hinweis: Sie können die Informationen eines Autorisierenden nicht ändern, wenn er die Signaturanfrage bereits genehmigt hat.
Die Details des Unterzeichners bearbeiten
Solange der Unterzeichner die Einladung zur Unterschrift noch nicht unterzeichnet hat, können Sie seine Informationen ändern. Hier lesen Sie, wie es geht:
Greifen Sie auf die Seite "Unterschriften" zu.
Suchen Sie die Signaturanfrage, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf den Namen der Signaturanfrage im Status "Zu genehmigen" oder "In Bearbeitung", den Sie bearbeiten möchten.
Dies führt Sie zur Detailseite der Signaturanfrage.
Klicken Sie auf "..." rechts neben dem Unterzeichner, den Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf "Bearbeiten".
Passen Sie die Informationen des Unterzeichners an:
Name
Vorname
E-Mail (ihnen wird eine neue E-Mail gesendet)
Telefonnummer
Sprache
Authentifizierungsmethode (nur bei Verwendung der einfachen elektronischen Unterschrift)
Bestätigen Sie, indem Sie auf "Empfänger aktualisieren" klicken.
Hinweis: Sie können die Informationen eines Unterzeichners nicht ändern, wenn er die Signaturanfrage bereits unterzeichnet hat.
Empfänger in Kopie hinzufügen und bearbeiten
Es ist möglich, Kopie-Empfänger hinzuzufügen und Bestehende zu ändern. Hier ist, wie es geht:
Greifen Sie auf die Seite "Unterschriften" zu.
Suchen Sie die Signaturanfrage, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf den Namen der Signaturanfrage, die Sie bearbeiten möchten.
Dies führt Sie zur Detailseite der Signaturanfrage.
Klicken Sie oben auf "Teilen".
Fügen Sie bei Bedarf Kopie-Empfänger hinzu.
Entfernen Sie bei Bedarf Kopie-Empfänger.
Das Fälligkeitsdatum bearbeiten
Nachdem Sie Ihre Signaturanfrage gesendet haben, können Sie das Ablaufdatum jederzeit ändern:
Greifen Sie auf die Seite "Unterschriften" zu.
Suchen Sie die Signaturanfrage, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf den Namen der Signaturanfrage.
Dies führt Sie zur Detailseite der Signaturanfrage. Das Fälligkeitsdatum wird oben links neben dem ⌛️-Symbol angezeigt.
Klicken Sie oben rechts auf "..." neben der grünen Schaltfläche und wählen Sie "Ablaufdatum bearbeiten".
Wählen Sie das neue Ablaufdatum im Kalender aus (Sie können es um bis zu einem Jahr verkürzen oder verlängern).
Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie auf "Ablaufdatum aktualisieren" klicken.
Pausieren, um umfangreichere Änderungen vorzunehmen
Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, die über Empfängerdaten oder das Ablaufdatum hinausgehen (z. B. ein Dokument ersetzen, Felder anpassen oder Empfänger hinzufügen bzw. entfernen), können Sie die Signaturanfrage pausieren und bearbeiten, ohne sie zu stornieren.
Während der Pause können Empfänger nicht auf ihren Signaturlink zugreifen. Sie erhalten während dieser Zeit keine Benachrichtigungen.
Hinweis: Das Pausieren ist nur möglich, solange noch kein Empfänger seinen Signaturlink geöffnet hat. Wenn ein Empfänger seinen Link bereits geöffnet hat, steht diese Option nicht mehr zur Verfügung.
Die Signaturanfrage pausieren
Öffnen Sie die Signaturanfrage auf Ihrer Seite Signaturen.
Klicken Sie oben rechts auf ... (Weitere Aktionen).
Wählen Sie Anfrage bearbeiten aus.
Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt. Klicken Sie auf Weiter, um die Pause zu bestätigen.
Der Status der Signaturanfrage ändert sich zu Pausiert. Automatische Erinnerungen werden ausgesetzt.
Die Signaturanfrage bearbeiten
Während die Anfrage pausiert ist, stehen die meisten Bearbeitungsoptionen aus dem Entwurfsmodus zur Verfügung. Sie können Dokumente ersetzen, Felder anpassen, Empfänger ändern, Unterzeichner neu anordnen und vieles mehr.
Wichtig: Die Erinnerungsfrequenz kann nicht geändert werden. Der Erinnerungsplan wird automatisch auf Grundlage des ursprünglichen Erstellungsdatums der Signaturanfrage festgelegt und bleibt auch nach einer Bearbeitung unverändert.
Die Signaturanfrage fortsetzen
Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Fortsetzen, um die Signaturanfrage wieder zu aktivieren. Sie kehrt zu ihrem vorherigen Status zurück (In Bearbeitung oder Wartet auf Genehmigung).
Empfänger, die im aktuell aktiven Schritt hinzugefügt wurden, werden benachrichtigt. Entfernte Empfänger haben keinen Zugriff mehr auf ihren Signaturlink.
Die Signaturanfrage abbrechen
Wenn Sie:
eines der Dokumente in Ihrer Signaturanfrage bearbeiten möchten
die Authentifizierungsmethode eines Unterzeichners ändern möchten, der bereits unterzeichnet hat
die Signaturanfrage ändern möchten
einen Unterzeichner hinzufügen oder entfernen möchten
einen Autorisierenden hinzufügen oder entfernen möchten
Müssen Sie die laufende Signaturanfrage abbrechen, dann duplizieren und die Änderungen vornehmen.
Wenn Sie eine Signaturanfrage abbrechen, haben Autorisierende und Unterzeichner keinen Zugriff mehr.