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Yokoy erstellt automatisch Reisen direkt aus Deiner TravelPerk-Buchung und importiert die entsprechende Spese, sodass Du alle reiserelevanten Kosten bearbeiten kannst.
Du kannst entscheiden, ob Du Reisekosten (z. B. Flug- und vorausbezahlte Hotelbuchungen) im Voraus einreichst oder ob Du alle Reisekosten gesammelt nach Abschluss der Reise einreichst.
Abhängig von der Konfiguration Deines Unternehmens werden Reisekosten auf die gleiche Weise genehmigt wie andere Spesen. Wenn Du Dich entscheidest, eine Reisespese im Voraus einzureichen, sehen Manager und Genehmiger diese Kosten als Einzelspesen und erhalten den Hinweis, dass sie zu einer Reise gehören.
✏️ Hinweis
Derzeit gilt auch, dass wenn die Reise in TravelPerk bereits genehmigt wurde, alle Reisekosten (z. B. Hotelbuchungen, Flüge usw.) in Yokoy zunächst als Entwürfe importiert werden und dem Genehmigungsprozess des Unternehmens unterliegen, es sei denn, der Workflow wurde speziell angepasst, um diesen Schritt für Reisespesen zu überspringen.
Nur Reisespesen einreichen
Wenn eine Reise Reisespesen enthält, kannst du diese im Voraus – also noch vor Beginn der Reise – beispielsweise aus buchhalterischen Gründen einreichen.
Wenn das Enddatum der Reise in der Zukunft liegt, werden also nur die ausgewählten Reisespesen zur Genehmigung, In Prüfung und Bereit zum Export eingereicht.
Diese Reisespesen bleiben jedoch weiterhin als Teil der Reise sichtbar und auch nachvollziehbar, anstatt als separate Spesen behandelt zu werden.
Während die eingereichte Reisespese einen Status wie In Genehmigung/In Prüfung/Bereit zum Export oder Exportiert haben kann, behalten die anderen Reisespesen den Status Entwurf (oder Bereit), bis die gesamte Reise eingereicht wird.
Beispiel: Alex Smith bucht im Juni 2025 einen Flug nach Barcelona für den Reisezeitraum 22.–24. Juli. Die Finanzabteilung wünscht, dass die Flugbuchung bereits im Juni verarbeitet wird, anstatt erst im Juli. Alex reicht daher nur die Flugspese ein und lässt die Reise offen, um später noch weitere Kosten wie Transport oder Tagespauschalen hinzuzufügen. Die Finanzabteilung sieht, dass diese Reisespesen zur Juli-Reise nach Zürich gehören, kann den Flug aber bereits im Juni verbuchen. Nach Abschluss der Reise im Juli sieht sie alle zugehörigen Spesen – einschließlich des Fluges – und kann so die Gesamtkosten der Reise ermitteln.
Nur TravelPerk-Reisespesen können im Voraus eingereicht werden. Andere Spesen wie Tagespauschalen sollen erst nach Abschluss der Reise eingereicht werden.
Gesamte Reise einreichen
Du kannst entscheiden, die gesamte Reise mitsamt allen enthaltenen Spesen einzureichen – sowohl Reisespesen als auch weitere Spesen wie Tagespauschalen oder belegbasierte Kosten. Sowohl die Reisekosten als auch alle weiteren Spesen, die zu der Reise gehören, werden zur Genehmigung, In Prüfung und zum Export eingereicht. Der Gesamtstatus der Reise richtet sich immer nach dem niedrigsten Status. Das heißt: Befindet sich nur eine Spese In Prüfung, während alle anderen bereits Bereit zum Export sind, gilt die gesamte Reise als In Prüfung.