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Du kannst Yokoy so einrichten, dass Reisen aus einer TravelPerk-Buchung automatisch erstellt werden. Dadurch müssen Reisende in Yokoy keine Reise mehr manuell anlegen, um ihre Spesen einzureichen. So können sie Reisespesen mit anderen Reisespesen wie Taxen, Mahlzeiten usw. zusammenfassen.
Erstellen von Reisen aus TravelPerk-Buchungen
Sobald Deine Flug- (und Hotel-)Buchung in TravelPerk bestätigt ist, wird in Yokoy eine neue Reise erstellt. Wenn Dein TravelPerk-Konto so eingerichtet ist, dass Buchungen genehmigt werden müssen, werden Yokoy-Reisen erst nach der Genehmigung der Reise erstellt.
Die Reisen in Yokoy werden in Echtzeit im Status Entwurf erstellt und der in der Buchung genannten reisenden Person bzw. den Reisenden zugewiesen. Enthält die TravelPerk-Reise mehrere Reisende, wird für jeden in Yokoy identifizierten Reisenden eine eigene Reise erstellt.
Wenn Dein Unternehmen es Submittern erlaubt, Reisekosten selbst zu verwalten, werden die Reisekosten ebenfalls in die Reise importiert, sodass die Submitter sie einsehen können. Die Submitter können wählen, ob sie Reisekosten im Voraus einreichen (z. B. Flugkosten, vorausbezahlte Hotelbuchungen) oder die gesamte Reise nach Abschluss einreichen.
Werden Reisekosten hingegen von der Rolle Travel Admin verwaltet, werden die Reisekosten nicht in die Reise importiert. In diesem Fall erstellt Yokoy für den Submitter lediglich eine leere Reise.
✏️ Hinweis
Wenn Du die TravelPerk-Integration so konfiguriert hast, dass Rechnungen dem Reisenden statt dem Travel-Admin zugewiesen werden und in der Reise mehrere Reisende aufgeführt sind, werden die Reisekosten dem ersten Reisenden importiert.
Wenn Dein Unternehmen so eingerichtet ist, dass Tagespauschalen für Reisen automatisch generiert werden, erstellt Yokoy beim Anlegen einer Reise auf Basis einer TravelPerk-Reise automatisch die entsprechenden Tagespauschalen für jeden Reisetag.
Konfiguration der TravelPerk-Integration zur Reiseerstellung
Du legst auf Unternehmensebene (Gesellschaft) in der TravelPerk-Integration fest, ob Reisen in Yokoy erstellt werden.
So aktivierst du diese Funktion:
Gehe zu Admin > Integrationen.
Wähle den Tab Reiseanbieter.
Aktiviere im Bereich TravelPerk die Checkbox Reisen erstellen.
✏️ Hinweis
Wenn Du die Checkbox Reisen erstellen in den Integrationseinstellungen nicht siehst, musst Du Dich als TravelPerk-Admin zunächst erneut authentifizieren (da für den Zugriff auf Reisen in TravelPerk eine höhere Authentifizierung erforderlich ist). Klicke dazu auf Erneut mit dem Anbieter verbinden.
Danach sollte die Checkbox sichtbar sein.
Verwaltung von automatisch aus TravelPerk-Buchungen erstellten Reisen
Da Yokoy-Reisen im Entwurfsstatus erstellt werden, sind die Submitter dafür verantwortlich, alle zusätzlichen Spesen (z. B. Taxiquittungen, Mahlzeiten usw.) hinzuzufügen, bevor die Reise zur Genehmigung eingereicht wird.
🚧 Vorsicht
Änderungen an der TravelPerk-Reise werden nicht in Yokoy übernommen.
Beispiel: Wenn Du eine Reise in TravelPerk stornierst, musst Du die Reise in Yokoy manuell löschen. Ebenso müssen Änderungen wie neue Buchungsdaten oder zusätzliche Gebühren manuell in Yokoy angepasst werden.
Wenn Submitter eine Reise in Yokoy versehentlich löschen, müssen sie die Reise manuell neu anlegen und die Reisekosten erneut anhängen. Beim Löschen einer Reise werden nur die automatisch generierten Spesen (z. B. Tagespauschalen und Kilometerpauschalen) entfernt. Andere Spesen, wie Reisekosten, bleiben als Einzelspesen bestehen und können wieder manuell zur Reise hinzugefügt werden.
Während der Travel-Admin importierte Reisekosten aus TravelPerk anderen Benutzern neu zuweisen kann, gilt dies nicht für Reisen. Eine Reise kann nicht neu zugewiesen werden, sondern muss gelöscht werden.