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Mit der TravelPerk-Integration kannst Du TravelPerk-Rechnungen automatisch als Reisekosten in Yokoy importieren, um reisebezogene Kosten und Spesen zu verwalten. Reisekosten (z. B. Flüge, Bahntickets, Mietwagen und Hotels) werden – abhängig vom Abrechnungszyklus – innerhalb weniger Minuten in Yokoy importiert.
Import von Reise-Rechnungen aus TravelPerk
TravelPerk-Rechnungen im Endstatus werden in Yokoy als Reisespesen importiert. Nur bestätigte Rechnungen werden automatisch in Yokoy übernommen.
Rechnungen im Status Entwurf werden nicht importiert, es sei denn, der Abrechnungsstatus ist periodisch. Entwurfsrechnungen für periodische Abrechnung werden immer importiert.
Bei Buchungen, die sofort mit Karte bezahlt werden, wird jede Buchung als einzelne Spese in Yokoy importiert. Bei periodischen Abrechnungsrechnungen wird jeder Einzelposten als separate Spese in Yokoy dargestellt. Zum Beispiel bucht ein Reisender eine Reise von Singapur nach Barcelona, die zwei Flüge (mit Umstieg in Zürich) und eine Hotelbuchung umfasst. Dies kann in der Rechnung als vier Einzelposten dargestellt sein: drei Einzelposten für die beiden Flüge und das Hotel sowie ein vierter Einzelposten für die Buchungsgebühren. Jeder Einzelposten wird in Yokoy als eigene Spese erstellt.
🚧 Caution
TravelPerk-Labels (d. h. innerhalb der Rechnungseinzelposten) werden derzeit nicht unterstützt.
Alle Änderungen an der Buchung, wie Stornierungen oder Aktualisierungen, werden ebenfalls in Yokoy übernommen (z. B. durch Gutschriften zur Abbildung einer stornierten Buchung). Bei Bedarf kannst Du auch nicht finale Rechnungen importieren.
Wenn die Rechnung Mehrwertsteuerinformationen enthält, kann Yokoy den angewendeten Steuersatz und -betrag anzeigen, sofern in Yokoy ein entsprechender Steuersatz für das Unternehmen hinterlegt ist.
Wenn Du die Integration so konfiguriert hast, dass in Yokoy Reisen auf Basis von TravelPerk-Buchungen erstellt werden, hängt es von der Spesen-Verwaltung Deines Unternehmens ab, ob Submitter die importierten Reisekosten sehen oder nicht.
✏️ Hinweis
Yokoy importiert automatisch alle neuen Rechnungen, nachdem Du die Integration eingerichtet hast. Um vergangene Rechnungen zu importieren, wende Dich bitte an den Yokoy Customer Care.
Zuweisung von Reisekosten an Mitarbeitende
Yokoy nutzt die E-Mail-Adresse eines Benutzers, um Spesen zuzuweisen.
Damit Reisespesen automatisch einer bestimmten Person zugeordnet werden können, muss der Mitarbeitende auf beiden Plattformen mit derselben E-Mail-Adresse registriert sein.
TravelPerk-Unternehmen werden mit Yokoy-Unternehmen verknüpft,
um sicherzustellen, dass Buchungen immer importiert und dem richtigen Unternehmen in Yokoy zugewiesen werden. Abhängig von der Konfiguration der Integration versucht Yokoy, die Buchung zunächst dem Buchenden oder der reisenden Person zuzuordnen. Kann Yokoy jedoch die in der Buchung genannte Person (Buchender oder Reisender) nicht finden, wird die Reisespese als Fallback-Lösung dem Travel-Admin des Unternehmens zugewiesen.
Zuerst dem Buchenden, dann dem Reisenden zuweisen
Standardmäßig werden Reisekosten in Yokoy dem Buchenden zugewiesen.
Wird der Buchende in Yokoy nicht gefunden, wird die Spese dem Reisenden zugeordnet, sofern dieser als Mitarbeiter in Yokoy vorhanden ist. In den meisten Fällen sind Buchender und Reisender dieselbe Person.
Mit anderen Worten: Die Priorität für die Zuweisung lautet Buchender, dann Reisender. Wenn bspw. eine Reise von einem Buchenden gebucht wird,
wird die Reisespese in Yokoy dem Buchenden zugewiesen. Kann Yokoy den Buchenden nicht finden (oder ist er einem anderen Unternehmen zugeordnet),
weist Yokoy die Reisekosten dem Reisenden zu. Ist auch der Reisende im Unternehmen nicht vorhanden, werden die Reisekosten dem Travel-Admin zugewiesen.
Wenn auf der Rechnung mehrere Reisende aufgeführt sind, weist Yokoy die Reisekosten dem ersten gefundenen Reisenden zu – vorausgesetzt, sie konnten nicht dem Buchenden zugeordnet werden.
Zuerst dem Reisenden, dann dem Buchenden zuweisen
Alternativ kannst Du eine andere Zuweisungsstrategie festlegen, wenn die Reisespesen vom Reiseanbieter bezahlt oder mit der Yokoy Smart Lodge Card beglichen wurden. In diesem Fall werden die Reisespesen in Yokoy zunächst dem Reisenden zugeordnet. Falls der Reisende in Yokoy nicht gefunden wird, erfolgt die Zuweisung an den Buchenden. Können weder Buchender noch Reisender im Unternehmen in Yokoy gefunden werden, wird die Rechnung dem Travel-Admin zugewiesen.
✏️ Hinweis
Die alternative Zuweisungsstrategie gilt nicht für Gruppenbuchungen.
Diese Buchungen werden automatisch dem Buchenden zugewiesen – auch dann, wenn sie mit der Lodge Card oder vom Reiseanbieter bezahlt wurden.
Um diese Strategie zu verwenden, musst Du die TravelPerk-Integrationseinstellungen anpassen:
Gehe zu Admin > Integrationen, Reiseanbieter > TravelPerk.
Aktiviere die Checkbox Zuweisung von Spesen an den Reisenden, nicht an den Buchenden (nicht unterstützt, wenn mit Karte bezahlt).
🚧 Vorsicht
Änderungen an der Zuweisungsstrategie wirken sich nur auf neue Buchungen aus. Wenn Du die Strategie änderst, nachdem bereits Buchungen in Yokoy importiert wurden, muss der Travel-Admin diese Buchungen im Bereich Travel Admin > Import dem richtigen Benutzer neu zuweisen.
Zuweisung von Reisekosten bei mehreren Reisenden
Wenn eine TravelPerk-Rechnung eine Gruppe von Reisenden enthält, fügt Yokoy die Reisenden automatisch als Teilnehmende zur Spese hinzu – mit Verweis auf ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse. Yokoy nutzt die E-Mail-Adresse, um zu prüfen,
ob der Reisende ein Yokoy-Benutzer ist oder nicht.
Falls der Benutzer in Yokoy nicht existiert, wird der Reisende als externer Teilnehmer hinzugefügt.
✏️ Hinweis
Wenn Du die TravelPerk-Integration so konfiguriert hast, dass in Yokoy automatisch Reisen aus TravelPerk-Buchungen erstellt werden, und die Zuweisungsstrategie gewählt hast, bei der Reisespesen zuerst den Reisenden (statt dem Buchenden) zugeordnet werden, wird die Reisespese dem ersten gefundenen Reisenden zugewiesen. Die anderen Reisenden sehen in diesem Fall eine leere Reise.
Steuer in importierten Reisekosten
Yokoy kann die in der TravelPerk-Rechnung enthaltenen Steuerinformationen importieren. Die Steuerinformationen werden im Spesenformular nach folgenden Kriterien angezeigt:
Ist für das Unternehmen die Option Enable VAT input tax deduction (Vorsteuerabzug aktivieren) eingeschaltet, wird die Steuer in der Spese angezeigt. Ist diese Funktion weder für das Unternehmen noch für die Organisation aktiviert, wird die Spese ohne MwSt. importiert.
Wenn für das Unternehmen ein passender Steuersatz eingerichtet ist und dieser auf das Land angewendet wird, in dem die Spese entstanden ist, werden die MwSt.-Informationen in der Spese angezeigt.
Wenn für das Unternehmen ein passender Steuersatz eingerichtet ist, dieser jedoch nicht für das Land der Spese gilt, wird die Spese ohne MwSt. importiert.
Wenn im Unternehmen kein passender Steuersatz eingerichtet ist, wird die Reisespese ohne MwSt. importiert.
Rechnungen als Belegdokumente anzeigen
Wenn die Buchung per Karte bezahlt wird und in TravelPerk die Option instant invoicing (Sofortabrechnung) ausgewählt ist, importiert Yokoy das PDF der entsprechenden Rechnung zur Spese als Belegdokument.
In anderen Fällen, wenn die Sofortabrechnung nicht konfiguriert ist, kann die Rechnung je nach Abrechnungszyklus noch im Entwurfsstatus sein und noch nicht ausgestellt worden sein. In diesem Fall ist sie auch noch nicht als PDF verfügbar und kann daher von Yokoy nicht importiert werden.