🌐 Web | 👤 Yokoy Admin mit Berechtigungen für Finance/HR
In Yokoy werden Rollen und Berechtigungen verwendet, um den Zugriff auf das Tool zu verwalten und festzulegen, welche Aufgaben Benutzer täglich im Tool ausführen können, sei es die Ausgabenkontrolle oder die Wartung der Anwendung.
Yokoy kombiniert rollen- und richtlinienbasierten Zugriff, um den Benutzerzugriff zu bestimmen:
Rollenbasierter Zugriff: Submitter, Finance-Nutzer, Kartenadmin usw.
Richtlinienbasierter Zugriff: Vorgesetzter, Kostenobjekt-Verantwortlicher, Assistenz, Stellvertretung, Admin, technischer Benutzer usw.
Eine Rolle ist eine Reihe vordefinierter Rechte, die sich auf bestimmte Aufgaben oder Verantwortlichkeiten beziehen. Rollen gruppieren Benutzer nach ihren beruflichen Funktionen und optimieren so die Zugriffskontrolle. Sie bestimmen die Art des Zugriffs, der Benutzern zur Ausführung alltäglicher Aktivitäten als Benutzer der Anwendung gewährt wird, und legen die Aktionen fest, die sie ausführen können. Mit anderen Worten: ob ein Benutzer erstellen, prüfen, konfigurieren usw. kann.
Mit einem richtlinienbasierten Zugriff über Attribute erhalten Benutzer Zugriff auf zusätzliche Funktionen oder können zusätzliche Aufgaben ausführen, je nach einer bestimmten Berechtigung oder Erlaubnis.
Dieser Zugriff wird durch eine bestimmte Konfiguration in Yokoy bestimmt. Er ergänzt die dem Benutzer zugewiesenen Rollen. Diese Art der Zugriffskontrolle wird verwendet für:
Rollen und Berechtigungen werden in der Regel auf der Ebene der Firma vergeben. Benutzer können nur auf die Informationen der Firma zugreifen, zu der sie gehören und in der ihnen eine Rolle oder Berechtigung zugewiesen wurde. Nehmen wir zum Beispiel an, Deine Organisation besteht aus zwei Firmen, Firma A und Firma B. Du weist Alex Perez eine Rolle im Bereich Finanzen für Firma A zu. Das bedeutet, dass Alex Perez nur auf die Finanzoptionen dieser Firma zugreifen kann und nicht auf Finanzdaten von Firma B.
In Ausnahmefällen kann Yokoy so konfiguriert werden, dass alle Benutzer organisationsübergreifende Rollen einnehmen können (d. h. sie fungieren als Finance-Nutzer für Firma A und Firma B, gehören aber zu Firma A). Dies wird in der Regel während der Implementierung entsprechend den Anforderungen der Organisation festgelegt.
Standardmäßig wird allen in Yokoy erstellten Benutzern die Rolle Submitter zugewiesen. Benutzern können bei Bedarf eine oder mehrere zusätzliche Rollen und Berechtigungen zugewiesen werden. Rollen und Berechtigungen werden unter Admin > Finance/HR-Rollen zugewiesen. Benutzer müssen in Yokoy vorhanden sein, bevor ihnen zusätzliche Rollen und/oder Berechtigungen zugewiesen werden können.
Während der Einrichtung der Organisation weist Yokoy mindestens einem Benutzer die Admin-Rolle mit der Berechtigung für die Finance/HR-Rollen zu. Dieser Yokoy-Admin ist dann dafür verantwortlich, anderen Benutzern bei Bedarf zusätzliche Rollen und/oder Berechtigungen zuzuweisen.
Rollen in Yokoy
Yokoy hat folgende Rollen:
Rolle | Wer nutzt diese Rolle? |
Submitter | Mitarbeitende, die Geschäftsausgaben haben und die Kosten geltend machen müssen. Dies ist eine Standardrolle, die allen Benutzern zugewiesen wird, die in Yokoy erstellt werden.
|
Finance | Team, das für die Prüfung der Ausgaben vor der Zahlung verantwortlich ist und sicherstellt, dass alle an das Finanz- und Buchhaltungssystem übermittelten Informationen vollständig sind. Beispielsweise müssen die Informationen den Vorschriften entsprechen, Mehrwertsteuer, Datum, steuerpflichtige Beträge usw. Diese Rolle hat die Berechtigung, Spesen abzulehnen und Daten zu aktualisieren. |
Human resources (HR) | Team, das die Yokoy-Benutzerliste und alle Informationen über die Mitarbeitenden in Yokoy verwaltet: Name, E-Mail, ERP usw.
Siehe Über die HR-Rolle. |
Audit | Team, das Ausgaben nach der Zahlung überprüft und sicherstellt, dass alle an das Finanz- und Buchhaltungssystem übermittelten Informationen vollständig sind: Vorschriftenkonformität, Mehrwertsteuer, Datum, steuerpflichtige Beträge usw. Diese Rolle hat keine Berechtigung, Spesen abzulehnen oder Daten zu aktualisieren. |
Admin | Systemadministrator, der für die Verwaltung der Yokoy-Konfiguration für ein bestimmte Firma verantwortlich ist. Dies ist ein Hauptbenutzer mit eingeschränkten Rechten. Berechtigungen werden individuell für jede spezifische Firma zugewiesen, anstatt einen vollständigen Satz von Berechtigungen zu vergeben. Siehe Konfigurationsberechtigungen. |
Travel-Admin | Team, das die Reisekosten prüft und die Integration mit dem Drittanbieter für Reisen konfiguriert. |
Firmenkarten-Admin | Team, das Kartenzuweisungen verwaltet und Kartenintegrationen konfiguriert. Diese Rolle ist nur zugänglich, wenn Deine Organisation Yokoy Platinum Visa-Karten (Yokoy Platinum-Kartenadmin) oder UBS-Karten (UBS-Kartenadmin) verwendet. |
Entwickler | Team, das für die Integration von Yokoy mit externen Systemen verantwortlich ist (d.h. unter Verwendung der Yokoy-API, Einrichtung einer SFTP-Verbindung usw.). Dieser Benutzer hat Berechtigungen auf Organisationsebene. Diese Rolle wird nur zugewiesen, wenn Deine Organisation plant, die Yokoy-API oder einen dateibasierten Austausch über SFTP zu nutzen. |
Organisations-Admin | Systemadministrator (Super-Power-Benutzer), der für die Verwaltung der globalen Yokoy-Konfiguration für alle Firmen in der Organisation verantwortlich ist.
Im Gegensatz zur Admin-Rolle kann dieser Benutzer die globale Funktionsweise von Yokoy ändern (z. B. Benutzern Rollen in mehreren Firmen zuweisen oder auch die Entwickler-Rolle an andere Benutzer vergeben) sowie neue juristische Einheiten einrichten.
Ein Organisationsadministrator kann auf diese Administratoreinstellungen für alle Unternehmen zugreifen:
In der Regel wird diese Rolle nur einem Benutzer in Deiner Organisation zugewiesen. Dieser kann dann bei Bedarf weitere Organisationsadministratoren hinzufügen – und zwar unter Admin > Organisation > Organisationsadministratorbenutzer. |
Genehmigungsberechtigungen
Diese Attribute gewähren Benutzern Zugriff auf das Manager-Menü und hängen von der Genehmigungsstrategie ab, die unter Admin > Firmeneinstellungen für Spesen oder Admin > Rechnungseinstellungen für Rechnungen konfiguriert wurde.
Attribute | Konfiguration in | Gewährt Zugriff auf | Beschreibung |
Linienmanager(Vorgesetzte/r) |
|
| Wird für die Linienmnager -Genehmigungsstrategie verwendet:
Siehe Über die Manager-Rolle. |
Kostenobjekt-Genehmiger/in |
| Manager Menü | Wird für die Kostenobjekt-Genehmigungstrategie verwendet:
Siehe Über die Manager-Rolle. |
Assistenz |
| Submitter > Assistenz (nur Spesen) Submitter (Rechnungen) | Wird von Mitarbeitenden verwendet, die Spesen und Rechnungen im Namen anderer Mitarbeitenden erstellen und einreichen möchten. Sie können nicht im Namen anderer Mitarbeitenden genehmigen. |
Stellvertretung |
| Manager Menü | Wird von Mitarbeitenden verwendet, die anderen Mitarbeitenden erlauben möchten, Ausgaben zu genehmigen und zu prüfen. Sie können keine Anträge im Namen eines anderen Benutzers einreichen.
Linienmanager-Genehmigung :
Kostenobjekt-Genehmigung :
|
Konfigurationsberechtigungen
Benutzer, denen eine dieser Berechtigungen erteilt wird, übernehmen automatisch eine Admin-Pseudo-Rolle in den Finance/HR-Rollen. Sie können jedoch nur den Bildschirm sehen, für den ihnen Zugriff gewährt wurde, und keine anderen als die angegebenen Aktionen ausführen. Wenn ihnen beispielsweise die Berechtigung für die Kostenobjekt-Einrichtung erteilt wurde, können sie nur Kostenobjekte erstellen, bearbeiten und löschen; sie können keine anderen Aufgaben ausführen.
✏️ Hinweis
Diese Berechtigungen werden auf Firmenebene zugewiesen, d.h. Benutzer können nur auf die Einrichtungskonfiguration für eine bestimmte Firma zugreifen, nicht für alle Firmen in der Organisation. Um globale Berechtigungen für alle Firmen in der Organisation zu erteilen, muss der Benutzer die Rolle des Organisationsadministrators haben.
Diese Berechtigungen werden im Feld Einstellungen unter Admin > Finanz/HR-Rollen erteilt.
Einstellungsberechtigung | Gewährt Zugriff auf | Beschreibung |
Vergeben von Finanz-/HR-Teamrollen | Admin > Finance/HR-Rollen | Verwalte den rollenbasierten Zugriff für andere Benutzer. |
Firmeneinstellungen bearbeiten | Admin > Firmeneinstellungen | Verwalten von Firmeneinstellungen, wie allgemeine Einstellungen (Name, Land, Firmenwährung usw.), Genehmigung und Finanzprüfung, Definition von Spesen (welche Arten von Spesen- und Rechnungsberichten sind aktiviert), Compliance usw. |
Kostenobjekt-Setup | Admin > Kostenobjekte | Verwalten von Kostenobjekten (Name, Kostenobjekt-Code, Hierarchie, Kostenobjekt-Genehmigender, Kostenobjekt-Stellvertretung, Schwellenwert für automatische Genehmigung usw.) |
Bearbeiten von Kategorien / Kategorien (Lieferantenrechnungen) | Admin > Kategorien (Spesen) Admin > Kategorien (Rechnungen) | Verwalte Spesen- und Rechnungskategorien. |
Verwalten von Tags | Admin > Firmeneinstellungen, Tags aktivieren Admin > Tags | Verwalte die Tags für die Firma. |
Integrationen | Admin > Integrationen | Verwalte Yokoy und Drittanbieter-Integrationen für den Export von Spesen und Rechnungen, elektronische Rechnungsstellung und Reiseanbieter. |
Bearbeiten von Firmenkarten | Admin > Firmenkarte | Verwalte die Liste der Firmenkarten (Name, ERP-Code, Karte, Karteninhaber, Kartenwährung usw.). Dies ist eine Liste der in Yokoy verfügbaren Karten. Es werden keine Karten an Benutzer ausgegeben oder die Karteneinstellungen verwaltet. |
Transaktionseinstellungen | Admin > Transaktionseinstellungen | Verwalte Regeln, die das Matching zwischen Spesen <> Transaktionen sowie Toleranzen festlegen. |
Bearbeiten von Spesenregeln | Admin > Spesenregeln | Verwalte Regeln für Spesen, die Warnungen auslösen. |
Fahrtpauschalen | Admin > Fahrtpauschalen | Verwalte Fahrtpauschalen. |
Tagespauschale | Admin > Tagespauschalen | Verwalte Tagespauschalen. |
Bearbeiten von Mitarbeiterreglementen | Admin > Reglemente | Verwalte Richtliniengruppen, denen Kategorien, Spesen, Fahrtpauschalen, Tagespauschalen und Tag-Dimensionen zugeordnet werden können. |
MwSt.-/Steuersätze bearbeiten | Admin > MwSt.-/ Steuersätze | Verwalte Steuersätze. |
Import Logs | Admin > Import Log | Importierte Dateien anzeigen, die manuell oder automatisch importiert wurden. |
Besondere Funktions-Rollen und Berechtigungen
Je nachdem, welches Yokoy-Paket Deine Organisation hat, kannst Du zusätzliche Rollen und Berechtigungen vergeben, um die Konfiguration der Funktion durchzuführen.
Yokoy Invoice (Rechnungen)
Neben der Ernennung eines Benutzers zum Rechnungsbearbeiter können Benutzer auch die Berechtigung erhalten, Rechnungseinstellungen zu verwalten.
Einstellungsberechtigung | Gewährt Zugriff auf | Beschreibung |
Lieferanten | Rechnungsbearbeiter > Lieferanten | Zugriff auf Yokoy Rechnungslieferanteneinstellungen. |
Rechnungseinstellungen | Admin > Rechnungseinstellungen | Zugriff auf allgemeine Einstellungen von Yokoy Invoice. |
Zahlungsbedingungen | Admin > Zahlungsbedingungen | Zugang zur Einrichtung von Zahlungsbedingungen, die mit Lieferanten verwendet werden können. |
Verarbeitungsregeln von Rechnungen | Admin > Verarbeitungsregeln von Rechnungen | Zugriff auf die Konfiguration formaler Prüfungen und Regeln zur Erkennung von Schlüsselwörtern. |
🚧 Vorsicht
Wenn Du die Admin-Rolle für den Zugriff auf die Rechnungskonfiguration ohne die Rolle des Rechnungsbearbeiters bereitstellst, können Benutzer nicht auf die Lieferanteneinstellungen zugreifen.
Workflow Designer
Wenn Du vorhast, einen benutzerdefinierten Workflow für Deine Firma einzurichten, kannst Du Benutzern eine zusätzliche Berechtigung erteilen, um den Workflow Designer zum Erstellen Deines Workflows zu verwenden.
Einstellungsberechtigung | Gewährt Zugriff auf | Beschreibung |
Workflow designer | Admin > Workflow Designer | Zugang zum Workflow Designer. |
Vergabe von Rollen und Berechtigungen
Um die Rollen eines oder mehrerer Benutzer zu verwalten, gehe zu Admin > Finance / HR-Rollen und wähle die entsprechende Firma aus, für die Du eine bestimmte Rolle und/oder Berechtigungen konfigurieren möchtest.
Um die Rolle eines Benutzers in Yokoy anzupassen, klicke auf + Neue Rolle, wenn er noch nicht in der Tabelle angezeigt wird. Wenn er in der Tabelle angezeigt wird, klicke auf seinen Namen.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du entweder einen Mitarbeitenden aus der Dropdown-Liste Mitarbeiter/in auswählen oder den Namen des Mitarbeitenden anzeigen lassen kannst, wenn Du die Berechtigungen für einen bestehenden Benutzer anpasst.
Um eine Rolle zuzuweisen, aktiviere das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Du zusätzliche Berechtigungen erteilen möchtest, klicke auf die Dropdown-Liste Einstellungen und wähle die entsprechenden Berechtigungen aus. Du kannst so viele auswählen, wie Du möchtest.
Wenn Du fertig bist, klicke auf Speichern oder Aktivieren.
Importieren mehrerer Rollen und Berechtigungen
Du kannst Rollen für mehrere Benutzer gleichzeitig definieren, indem Du auf Datei importieren klickst. Wähle im Dialogfenster die Firma aus, für die Du dem Benutzer Zugriff gewähren möchtest. Du kannst eine Beispiel-CSV-Datei herunterladen, um das Format zu bestimmen.
Jeder Benutzer wird in einer separaten Zeile angegeben. Die erste Zeile der CSV-Datei entspricht den Spaltenüberschriften, die in der Datei verwendet werden. Du kannst Spalten nach Bedarf weglassen; allerdings musst Du die Spaltenüberschriften (in Englisch!) für die enthaltenen Werte einfügen.
Verwende Kommas als Spaltentrennzeichen. Alle Werte außer der ID sollten in Anführungszeichen (") angegeben werden. Um beispielsweise einem Benutzer mit der E-Mail-Adresse academy@yokoy.ai die Rolle des Finance-Nutzers und den Zugriff auf Firmeneinstellungen zu gewähren, sollte die Zeile wie folgt aussehen:
id, "hr", "finance", "setup"
academy@yokoy.ai, "false", "true", "["legalEntities"]"
Spalte | Beschreibung |
id | E-Mail-Adresse des Benutzers, für den Du die Rolle konfigurieren möchtest. Der Benutzer muss bereits in Yokoy existieren. |
hr | Gib |
finance | Gib |
setup | Lege die Konfigurationsberechtigungen fest, die Du dem Benutzer gewähren möchtest, indem Du einen oder mehrere Werte einfügst, z. B.
|
audit | Gib |
travelAdmin | Gib |
yokoyCardsAdmin | Veraltet. Ignoriere diese Spalte. |
marqetaCardsAdmin | Gib |
ubsCardsAdmin | Gib |
hrTimeSheet | Veraltet. Ignoriere diese Spalte. |
✏️ Hinweis
Du kannst Benutzern die Rolle des Organisationsadministrators nur manuell zuweisen (d.h. unter Admin > Organisation)
Wenn Du alle erforderlichen Daten in die CSV-Datei eingegeben hast, klicke auf Datei wählen, um Deine CSV-Datei hochzuladen, oder verwende die Drag-and-Drop-Funktion, um die Datei direkt in das Feld zu ziehen.
Um diesen Vorgang abzuschließen, klicke auf Import starten. Nach der Verarbeitung wird ein Bestätigungsbildschirm mit der Anzahl der aktualisierten Benutzer angezeigt. Wenn beim Importvorgang Fehler aufgetreten sind, kannst Du eine Protokolldatei herunterladen, um Probleme zu beheben.