Ein Kostenobjekt kann verwendet werden, um den Genehmigungsablauf für Spesen oder Rechnungen festzulegen, entweder als Teil der Standard-Yokoy-Genehmigungsstrategie oder eines benutzerdefinierten Workflows, der mit dem Workflow Designer erstellt wurde.
Genehmigung in nicht hierarchischen Kostenobjekten
Für jedes Kostenobjekt legst Du den Standardgenehmiger fest, der für die Genehmigung aller Spesen/Rechnungen verantwortlich ist, die für dieses Kostenobjekt eingereicht werden.
Wenn eine Spese oder Rechnung für dieses Kostenobjekt eingereicht wird, ist die im Feld Genehmiger/in ausgewählte Person für die Genehmigung der Spese/Rechnung verantwortlich, bevor diese von Finance geprüft wird (sofern die Prüfungsstrategie konfiguriert ist).
Wenn der Genehmigende mit dem Submitter der Spese/Rechnung identisch ist, wird das Dokument standardmäßig automatisch genehmigt (es sei denn, der Workflow wird standardmäßig an einen anderen Benutzer eskaliert – nur bei benutzerdefinierten Workflows).
Du kannst Genehmigungen für das Kostenobjekt vorübergehend an einen anderen Benutzer delegieren, indem Du den Benutzer im Feld Stellvertretung auswählst (entweder unter Admin > Kostenobjekte oder unter Manager > Kostenobjekte) und ein Ablaufdatum festlegst.
Genehmigung in hierarchischen Kostenobjekten
Kostenobjekte können in einer Eltern-Kind-Beziehung zueinander stehen. Dadurch wird festgelegt, wie die Genehmigung in diesen Kostenobjekten gehandhabt wird, wobei Spesen/Rechnungen automatisch an den Genehmigenden des übergeordneten Kostenobjekts eskaliert werden, wenn die Spesen/Rechnung einen bestimmten Schwellenwert überschreiten.
Bei hierarchischen Kostenobjekten legst Du Folgendes fest:
Eltern-Kind-Beziehung, d. h. gehört das Kostenobjekt zu einem anderen Kostenobjekt?
Standard-Genehmiger/in, d. h. wer genehmigt?
Genehmigungslimit, d. h. ab wann muss jemand anderes genehmigen?
Das Genehmigungslimit bestimmt den maximalen Wert, ab dem das übergeordnete Kostenobjekt des ausgewählten Kostenobjekts die Person bestimmt, die die Spesen/Rechnung genehmigt. Mit anderen Worten: Die Genehmigung wird gemäß dem Vier-Augen-Prinzip an den Kostenobjekt-Verantwortlichen eine Ebene höher eskaliert.
Wenn beispielsweise ein Benutzer in Kostenobjekt 1A eine Spese einreicht, muss diese vom Verantwortlichen des Kostenobjekts genehmigt werden.
Wenn die Spese das Genehmigungslimit für den Verantwortlichen des Kostenobjekts 1A überschreitet (z.B. 2.000 CHF), muss die Spesenabrechnung vom Verantwortlichen des übergeordneten Kostenobjekts genehmigt werden, in diesem Fall vom Verantwortlichen des Kostenobjekts 1.
Wenn die Spese vom Verantwortlichen des Kostenobjekts 1A genehmigt wurde, weil der Betrag der Spese unter 1.000 CHF lag, muss der Verantwortliche des übergeordneten Kostenobjekts die Spese nicht noch einmal genehmigen. In diesem Beispiel gibt es nur drei Hierarchieebenen, aber die Kostenobjekte können mit unbegrenzten Ebenen eingerichtet werden, wenn komplexe Genehmigungsabläufe erforderlich sind.
Das oberste Kostenobjekt ist nicht in allen Genehmigungsabläufen anwendbar, aber für die technische Einrichtung erforderlich. Das oberste Kostenobjekt kann bei Bedarf für alle Benutzer unsichtbar gemacht werden.