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Rechnungen mit Bestellungen matchen (Two-Way Matching)

Vergleiche die Einzelposten der Rechnung mit den Bestellungen, um die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien zu überprüfen.

Verfasst von Yokoy Team

🌐 Web | 👤 Rechnungsbearbeiter

Beim Two-Way Matching wird eine Rechnung mit einer Bestellung oder mehreren Bestellungen in Yokoy in Verbindung gebracht. Diese Beziehung kann dann exportiert und im Finance-/ERP-System nachverfolgt werden.

Du führst ein Two-Way Matching durch, indem Du Yokoy erlaubst, automatisch Bestellungen mit Rechnungen auf der Grundlage der in der Rechnung verfügbaren Informationen zu matchen oder manuell zugehörige Bestellungen auf der Rechnungsseite auszuwählen.

🚧 Vorsicht
Um Two-Way Matching zu nutzen, müssen Bestellungen für die Firma aktiviert und die Daten der Bestellungen bereits in Yokoy verfügbar sein.

In Yokoy kannst Du:

  • eine Rechnung mit einer Bestellung matchen

  • eine Rechnung mit mehreren Bestellungen matchen

Bei mehreren Bestellungen enthält die Rechnung in der Regel mehrere Einzelposten. Jeder Einzelposten muss mit einem Einzelposten der Bestellung gematcht werden.

Wenn möglich, erkennt Yokoy den Lieferanten und die entsprechende(n) Bestellung(en) auf der Rechnung. Beispielsweise wurden sowohl der Lieferant als auch eine Bestellnummer auf der Rechnung erkannt.

Wenn die Bestellnummer(n) entweder automatisch oder manuell im Rechnungskopf ausgewählt werden, ändert sich der Einzelposten-Abschnitt und enthält zwei zusätzliche Spalten:

Bestellposten-Spalte in Einzelposten

Die Spalte Bestellposten enthält eine Liste gematchter Bestellnummern (entweder automatisch von Yokoy vorgeschlagen oder manuell ausgewählt).

Wenn Du auf die Bestellnummer in der Spalte Bestellposten klickst, werden im Rechnungs-Matcher Fenster alle Einzelposten der Bestellung in einer Tabelle angezeigt.

Die Tabelle enthält die folgenden Spalten:

  • Matchingstatus: Status des Einzelpostens der Bestellung.

  • Beschreibung: Beschreibung des Einzelpostens der Bestellung.

  • PO / Bestellposten: Nummer der Bestellung, die dem Einzelposten zugeordnet ist.

  • Artikel Nr.: Eindeutige Kennung der von einer Firma bestellten Artikel.

Das Fenster kann bei Bedarf auch andere Spalten in der Bestellung enthalten.

Einzelposten von Bestellungen werden in aufsteigender Reihenfolge nach Bestellnummer und dann nach Position sortiert. Falls die Bestellnummer oder die Position nicht numerische Werte enthält, werden diese Einzelposten alphabetisch in aufsteigender Reihenfolge sortiert.

💡 Tipp: Benutzerdefinierte Spaltenansicht

Nicht alle angezeigten Spalten sind erforderlich. Du kannst die angezeigten Spalten anpassen, indem Du auf die drei Punkte (...) in der oberen rechten Ecke der Einzelposten-Tabelle klickst.

Da Einzelposten die nicht mit Bestellungen zusammenhängen, nicht Teil einer Bestellung sind, werden sie nicht automatisch einer Kategorie (d.h. einem Hauptbuchkonto) oder einem Kostenobjekt zugewiesen. Rechnungsbearbeiter müssen festlegen, wie sie im Buchhaltungssystem verbucht werden sollen.

Matchingstatus-Spalte in Einzelposten

Sobald ein Einzelposten einer Rechnung mit einem Bestellposten gematcht wurde (entweder manuell oder automatisch), ermittelt Yokoy den Status des Bestellpostens.

Das Bild zeigt, wie ein Einzelposten mit einer Bestellung gematcht wurde und sich der Status entsprechend geändert hat.

Darüber hinaus kannst Du sehen, dass Yokoy effektiv zwei Dinge berechnet hat:

  • Gematchter Betrag zur Bestellung: Wie viel des Rechnungspostens wurde mit einer Bestellung gematcht

  • Gematchte Menge zur Bestellung: Wie viele Einheiten wurden mit einer bestimmten Bestellung gematcht

Wenn Du auf eine Rechnungsaktion wie Speichern oder Einreichen klickst,

werden der Status und die gematchten Beträge auf der Seite Rechnungsbearbeiter > Bestellungen entsprechend aktualisiert.

Automatisches Matching von Einzelposten in Bestellungen mit Rechnungen

Yokoy kann Rechnungen automatisch mit Bestellungen matchen, sodass Du Rechnungen und Bestellungen nicht manuell matchen musst.

Beim automatischen Two-Way Matching erkennt Yokoy Informationen in der Rechnung, die bei der Identifizierung von Bestellungen helfen, und verwendet diese Informationen, um einen Bestellartikel automatisch mit dem Rechnungsposten zu verknüpfen.

👤 Yokoy Admin-aktivierte Funktion
Um das automatische Two-Way Matching zu aktivieren, gehe zu

Admin > Rechnungseinstellungen. Überprüfe, ob die Option Bestellungen aktivieren aktiviert ist, und aktiviere das Kontrollkästchen Automatisches Matching aktivieren.

Einzelposten von Bestellungen werden automatisch mit den Rechnungs-Einzelposten abgeglichen, wenn die Rechnung zum ersten Mal hochgeladen wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den automatischen Abgleich manuell auszulösen:

  • durch das manuelle Hinzufügen oder Entfernen einer Bestellnummer im Feld Bestellnummer im Kopfbereich der Rechnung, oder

  • durch die Option Auto-Matching auslösen im Bereich der Einzelposten.
    Benutzer können eine, mehrere oder alle Einzelposten auswählen und das Auto-Matching auslösen. Der automatische Abgleich wird ebenfalls ausgelöst, wenn ein Benutzer im Kopfbereich der Rechnung eine Bestellnummer hinzufügt.

Falls Yokoy die Bestellnummer auf der Rechnung nicht erkennen kann,

hängt das Verhalten beim Matchen der Rechnungs-Einzelposten von den Lieferanteneinstellungen ab:

✏️ Hinweis

Gelegentlich kann es vorkommen, dass Yokoy keine übereinstimmenden Einzelposten findet, wenn die vom Yokoy-Admin Deiner Firma festgelegten Matching-Toleranzen überschritten werden. In diesen Fällen kann es erforderlich sein, die Rechnung manuell mit der Bestellung zu matchen.

Um die Daten im Einzelposten der Bestellung mit dem Einzelposten der Rechnung zu matchen, sucht die KI von Yokoy nach diesen Attributen:

  • Lieferant

  • Bestellnummer

  • Währung

  • Beschreibung

  • Menge

  • Betrag

  • Artikelpreis

Manuelles Matching von Einzelposten in Bestellungen mit Rechnungen

Um eine Bestellung manuell mit einer Rechnung zu matchen, gehe zur Rechnung und wähle die Bestellung(en) im Feld Nummer der Bestellung im Rechnungskopf aus.

Das Fenster für das Rechnungsmatching hilft Benutzern, Rechnungsposten mit Bestellposten zu verknüpfen. Um einen Rechnungsposten mit einer Bestellung zu matchen, klicke auf Bestellung wählen und wähle die entsprechende Bestellnummer aus.

Im Rechnung-Matching-Fenster kannst Du:

  • Matchen: Ordne den Einzelposten der Rechnung dem entsprechenden Einzelposten der Bestellung zu, indem Du auf Matchen klickst.

  • Als nicht PO markieren: Rechnungsposten als nicht zur Bestellung gehörend kennzeichnen. In diesem Fall geht Yokoy davon aus, dass dieser Einzelposten nicht mit einer bestimmten Bestellung zusammenhängt. Es kann beispielsweise Einzelposten geben, die nicht in der ursprünglichen Bestellung enthalten waren, wie z. B. Lieferkosten/Frachtkosten.

Sobald ein Rechnungs-Einzelposten mit einer Bestellung abgeglichen wurde,

können einige Informationen möglicherweise nicht mehr bearbeitet werden.

💡 Tipp

Klicke auf das Erweiterungssymbol rechts neben der Schaltfläche Matchen im Fenster zum Matchen der Rechnung, um mehr Bestelll-Einzelposten anzuzeigen.

Um diese zu bearbeiten, musst Du den Match entfernen, indem Du auf das X-Symbol in der Spalte Bestell-Einzelposten klickst. Alternativ kannst Du auf die PO-Nummer klicken und „Abgleich aufheben“ auswählen.

Du kannst die Rechnungspositionen auch gesammelt mit den Bestellpositionen abgleichen. Wenn Du beispielsweise mehrere Rechnungs-Einzelposten mit demselben Bestell-Einzelposten verknüpfen möchtest, wähle die gewünschten Rechnungs-Einzelpositionen über die Checkboxen aus und klicke auf Bestellung matchen. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Du die Bestell-Einzelposten auswählen kannst, die Du mit den markierten Rechnungs-Einzelposten matchen möchtest. Klicke anschließend erneut auf Bestellung matchen, um den Vorgang zu bestätigen.

Abgleich von Bestellungen aus unterschiedlichen rechtlichen Einheiten von Lieferanten

Standardmäßig kannst Du Bestellungen nur mit solchen des gleichen Rechnungs­lieferanten abgleichen. Dein Unternehmen kann jedoch festlegen, dass Du Rechnungen auch mit Bestellungen anderer Lieferanten abgleichen darfst.

Bestellungen von einem anderen Lieferanten werden zusammen mit dem ERP-Code und dem Namen des Lieferanten in Klammern angezeigt.

Mögliche Szenarien für Two-Way Matching

Im Feld Bestellposten wird die entsprechende Bestellnummer angezeigt. Je nach Erfolg des Matchings können die folgenden Matching-Status angezeigt werden:

  • Gematched: Die Rechnungsposition wurde vollständig mit dem Bestellartikel gematcht. Es gibt keine Betragsdiskrepanzen.

  • Überzogene Ausgabe: Die Rechnungsposition wurde mit dem Bestellartikel gematcht. Es gibt Betragsdiskrepanzen.

✏️ Hinweis
Beim Two-Way Matching werden Mengenabweichungen bei der Berechnung des Matching-Status nicht berücksichtigt. Es werden nur Beträge berücksichtigt.

Mengenabweichungen werden bei der Statusberechnung immer berücksichtigt, wenn ein Three-Way Matching mit Wareneingangs- und Bestellungsdaten durchgeführt wird.

Bestellungen mit Status gelöscht oder gesperrt

Wenn eine Bestellung den Status gelöscht oder „gesperrt“ hat, kann eine Rechnungsposition trotzdem mit ihr gematcht werden. Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, die angibt, dass die Position in der Bestellung gesperrt oder gelöscht ist.

Je nach Kundenpräferenz kannst Du den Workflow so einschränken,

dass Benutzer solche Rechnungen nur bis zu einem bestimmten Status bearbeiten können. Beispielsweise sollten Rechnungen mit gesperrten Bestellpositionen im Workflow nicht über den Status Neu/Entwurf weiterbearbeitet werden, oder Rechnungen mit gesperrten Bestellpositionen sollten nicht über den Status In Genehmigung hinaus bearbeitet werden usw.

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