Im Agent Hub übernimmt jeder KI-Mitarbeiter einen Anfragetyp. Hier erfährst du für jeden Agenten, wann er aktiv wird, was er dir vorschlägt und wo seine Grenzen liegen. Einen kurzen Überblick über alle KI-Funktionen findest du im Artikel Diese KI-Funktionen gibt es.

Für alle Agenten gilt:

Nichts ohne deine Freigabe: Die Agenten bereiten Aktionen und Antworten nur vor. Ausgeführt oder versendet wird erst, wenn du die Aufgabe freigibst.
Deine Regeln haben Vorrang: Regeln aus deiner Wissensdatenbank gewinnen immer gegenüber den Standardvorgaben der Agenten.
Interne Daten bleiben intern: Lagerbestände, Einkaufspreise, interne Notizen und Daten anderer Kunden gibt kein Agent an deine Kunden weiter.
Offene Punkte werden benannt: Kann ein Agent etwas nicht sicher klären, steht es in der Zusammenfassung der Aufgabe, statt dass er rät.

Allgemeiner Kundenservice

Der Allgemeine Kundenservice ist die Eingangsstelle deines Agent Hubs: Er liest jede Anfrage, verteilt sie an die zuständigen Fachagenten und fasst am Ende alles zu einer Aufgabe mit genau einer Antwort-E-Mail zusammen.

Merkmal	Beschreibung
Wann er aktiv wird	Bei jeder E-Mail an deine Agent-Hub-Adresse und bei Aufgaben aus dem KI-Chat (Co-Pilot). Wenn kein Fachagent passt, beantwortet er die Anfrage selbst, z. B. mit Wissen aus deiner Wissensdatenbank.
Das schlägt er vor	Eine Antwort-E-Mail in der Sprache des Kunden. Alle Aktionen der Fachagenten, gebündelt in einer Aufgabe.
Das macht er nicht	Er kündigt keine Aktion an, die nicht auch als Schritt geplant ist. Er unterschreibt nicht als Xentral, sondern antwortet im Namen deines Unternehmens.

Details zum Allgemeinen Kundenservice

Das erledigt er selbst

Sortiert Spam und reine Benachrichtigungen aus, z. B. Newsletter und Abwesenheitsnotizen. Absender, die in Xentral als Kunde oder Lieferant angelegt sind, landen nie im Spamfilter.
Berücksichtigt den CRM-Verlauf der letzten 30 Tage und passende Regeln aus deiner Wissensdatenbank.
Erkennt Anhänge wie Rechnungen, Zahlungsavise oder Bestellungen. Enthält eine E-Mail kaum Text, entscheidet der Anhang über die Zuständigkeit.
Bewertet Sicherheit und Risiko des Vorschlags (niedrig/mittel/hoch), vor allem anhand des Geldbetrags.

Das braucht er

Eine Weiterleitung deiner Postfächer an deine Agent-Hub-Adresse und ein Absenderkonto für die Antworten.

Beispiel

„Wo ist meine Bestellung 4711? Und schickt mir bitte noch 5 Packungen Espresso-Bohnen.“ Die erste Frage geht an den Lieferauskunft-Agenten, die zweite an den Auftrags-Agenten. Du bekommst eine Aufgabe: einen neuen Auftrag und eine Antwort mit Tracking-Link und Auftragsbestätigung.

Auftrags-Agent

Der Auftrags-Agent erfasst Bestellungen aus dem E-Mail-Text oder einem Bestell-PDF und bereitet Auftrag, Angebot oder Auftragsänderung so vor, dass du sie nur noch freigeben musst.

Merkmal	Beschreibung
Wann er aktiv wird	Ein Kunde bestellt, ändert oder storniert einen Auftrag, fragt nach einem Angebot oder nimmt eines an. Nur Verkauf: Bestellungen bei deinen Lieferanten übernimmt er nicht.
Das schlägt er vor	Auftrag oder Angebot anlegen, Auftrag ändern oder stornieren. Neukunden anlegen, wenn der Kunde selbst schreibt. Eine Auftragsbestätigung oder eine gezielte Rückfrage an den Kunden.
Das macht er nicht	Er erfindet keine Mengen und rät nicht zwischen gleichnamigen Artikeln, sondern fragt nach. Kein Auftrag bei Liefersperre oder unklarem Kunden. Keine Änderung von versendeten, abgeschlossenen oder schreibgeschützten Aufträgen.

Details zum Auftrags-Agenten

Das erledigt er selbst

Findet den Kunden über Kundennummer, E-Mail-Adresse, Name oder Adresse. Weitergeleitete Bestellungen, z. B. vom Außendienst, bucht er nicht auf den Vermittler.
Findet Artikel über Artikelnummer, EAN/GTIN, ISBN oder Herstellernummer, über den Namen nur als letzte Möglichkeit.
Prüft auf doppelte Bestellungen der letzten 5 Tage, Liefersperre und Verfügbarkeit. Fehlbestände meldet er dir, lehnt die Bestellung deswegen aber nicht ab, es sei denn, deine Regel sagt es.
Übernimmt deine Standards für Projekt, Zahlungsweise und Versandart.

Das braucht er

Gepflegte Kunden- und Artikelstammdaten sowie Preise und Preisgruppen in Xentral.
Optional: Regeln in deiner Wissensdatenbank, z. B. „Neukunden immer per Vorkasse“.

Beispiel

Ein Außendienstmitarbeiter leitet die PDF-Bestellung eines Gartencenters weiter: 10 × Vogelhaus, 20 × Futterstation, abweichende Lieferadresse. Der Agent findet das Gartencenter, übernimmt die Lieferadresse und sieht, dass nur 6 Vogelhäuser verfügbar sind. Er schlägt den vollständigen Auftrag samt Bestätigungs-E-Mail vor und weist dich auf den Fehlbestand hin.

Lieferauskunft-Agent

Der Lieferauskunft-Agent beantwortet „Wo ist meine Bestellung?“ mit dem aktuellen Versandstatus und einem Tracking-Link, ohne dass du selbst nachsehen musst.

Merkmal	Beschreibung
Wann er aktiv wird	Kunden fragen nach Lieferstatus oder Sendungsverfolgung, auch vage („Gibt es etwas Neues?“), wenn der CRM-Verlauf klar macht, dass es um eine Lieferung geht.
Das schlägt er vor	Eine Antwort-E-Mail mit Status und Tracking-Link. Bei DHL/Deutsche Post mit Live-Status und voraussichtlicher Zustellung, für UPS, DPD, Hermes und GLS mit Tracking-Link.
Das macht er nicht	Keine Änderungen in Xentral. Adressänderungen, Stornos oder Reklamationen übernehmen andere Agenten. Kein Live-Status für andere Versanddienstleister als DHL/Deutsche Post.

Details zum Lieferauskunft-Agenten

Das erledigt er selbst

Findet den Auftrag über Belegnummer, externe Bestellnummer, Bestellnummer des Kunden, Transaktionsnummer oder den Kundennamen.
Liest Lieferscheine, Versanddienstleister und Trackingnummern zum Auftrag aus.
Gibt es noch keine Trackingnummer, sagt die Antwort, dass der Auftrag vermutlich noch bearbeitet wird, und du bekommst einen Hinweis.

Das braucht er

Aufträge mit erfassten Lieferungen und Trackingnummern in Xentral.
Eine Bestellnummer oder mindestens den Kundennamen in der Anfrage.

Beispiel

„Meine Bestellung 200345 ist noch nicht angekommen.“ Der Agent findet eine DHL-Sendung mit dem Status „In Zustellung, voraussichtlich morgen“ und schlägt eine Antwort mit diesem Status und dem Tracking-Link vor.

Retouren-Agent

Der Retouren-Agent bearbeitet Retouren, Reklamationen, Erstattungswünsche und Stornos. Er prüft den Fall gegen deine Regeln und bereitet die passende Lösung zur Freigabe vor.

Merkmal	Beschreibung
Wann er aktiv wird	Rücksendung, defekter, falscher oder fehlender Artikel, beschädigtes Paket, Umtausch. Storno oder Änderungswunsch vor dem Versand und Nachfragen zu laufenden Retouren.
Das schlägt er vor	Retoure und/oder Gutschrift anlegen. Auftrag stornieren (wenn noch nicht versendet), Ersatzauftrag anlegen oder Auftrag ändern. Eine Antwort-E-Mail an den Kunden.
Das macht er nicht	Keine Auszahlung: Die Erstattung läuft über deinen gewohnten Zahlungsprozess. Kein Storno versendeter Aufträge, stattdessen schlägt er eine Retoure vor. Keine zweite Retoure oder Gutschrift, wenn schon eine existiert.

Details zum Retouren-Agenten

Das erledigt er selbst

Erkennt, ob der Kunde Ersatz oder sein Geld zurück möchte. Nennt er keinen Wunsch, schlägt der Agent eine Lösung vor.
Nennt der Kunde keinen Auftrag, wählt der Agent den wahrscheinlichsten aus den letzten Aufträgen.
Prüft bestehende Retouren und Gutschriften und nennt dir ggf. die Belegnummer.
Prüft Fristen, Garantie und Ausschlüsse und begründet sein Ergebnis in einem Satz, z. B. „vor 12 Tagen gekauft, innerhalb der 30-Tage-Frist“.

Das braucht er

Aufträge, Lieferungen, Retouren und Gutschriften in Xentral.
Deine Retouren- und Garantieregeln in der Wissensdatenbank. Ohne eigene Regeln entscheidet er nach allgemeinen Standards.

Beispiel

Eine Kundin meldet, dass ihr Wasserkocher nach zwei Wochen kaputt ist, und möchte ihr Geld zurück. Der Agent findet die Lieferung von vor 14 Tagen, wendet deine Regel „30 Tage Rückgabe“ an und schlägt Retoure, Gutschrift und eine Antwort mit den nächsten Schritten vor.

Produktfragen-Agent

Der Produktfragen-Agent beantwortet Kundenfragen zu deinen Produkten, z. B. zu Maßen, Material, Varianten oder Verfügbarkeit, direkt aus deinen Produktdaten.

Merkmal	Beschreibung
Wann er aktiv wird	Kunden fragen nach Eigenschaften, Varianten oder Verfügbarkeit oder möchten Produkte verglichen haben, auch mit Foto.
Das schlägt er vor	Eine Antwort-E-Mail an den Kunden. Neukunden anlegen, wenn sich die Frage auf den Kunden bezieht.
Das macht er nicht	Keine Preisauskünfte und keine Änderungen an Produktdaten (vorerst bewusst deaktiviert). Nichts Erfundenes: Findet er keine Antwort, bekommt der Kunde eine Zwischennachricht und du einen Hinweis, was fehlt.

Details zum Produktfragen-Agenten

Das erledigt er selbst

Findet Artikel über die Bedeutung der Frage (z. B. „wasserdichte Wanderjacke in Blau“) oder über Artikelnummer, EAN, Kategorie oder Hersteller.
Versteht Fotos und liest Werte von Etiketten ab.
Schaut sich Kunde und Aufträge nur an, wenn es um einen früheren Kauf geht.
Recherchiert selbst, statt beim Kunden nachzufragen, und antwortet ohne ERP-Fachbegriffe.

Das braucht er

Gepflegte Produktdaten in Xentral (Beschreibungen, Eigenschaften, Varianten).
Den Produktkatalog für die semantische Suche. Er wird einmalig importiert.

Beispiel

„Gibt es den Rucksack Trail 30 auch in Grün, und passt ein 15-Zoll-Laptop hinein?“ Der Agent antwortet, dass Grün verfügbar ist und das Laptopfach Geräte bis 15,6 Zoll aufnimmt.

Eingangsrechnungs-Agent

Der Eingangsrechnungs-Agent liest Lieferantenrechnungen aus, gleicht sie mit Lieferant und Bestellung ab und bereitet die Verbindlichkeit mit Vorkontierung vor, so wie du diesen Lieferanten bisher gebucht hast.

Merkmal	Beschreibung
Wann er aktiv wird	Eine Lieferantenrechnung kommt als Anhang, auch ohne Begleittext. Mehrere Rechnungen in einer E-Mail bucht er einzeln.
Das schlägt er vor	Eine Verbindlichkeit pro Rechnung, verknüpft mit der Bestellung. Die Rechnungs-PDF wird bei der Ausführung angehängt. Vorkontierungszeilen pro Steuersatz oder Kostenstelle. Im Belegfeld steht die Rechnungsnummer des Lieferanten, damit der DATEV-Export stimmt.
Das macht er nicht	Keine Buchung auf unbekannte Sachkonten. Im Zweifel stoppt die Buchung. Keine Zahlung: Er legt nur die Verbindlichkeit an. Zahlungsweise und Skonto setzt er nicht selbst, sie kommen aus den Lieferantenstammdaten.

Details zum Eingangsrechnungs-Agenten

Das erledigt er selbst

Liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, Beträge, Steuern und Positionen aus und vergleicht die USt-IdNr. mit den Stammdaten.
Nutzt die letzten 20 Verbindlichkeiten des Lieferanten als Vorlage für Sachkonto, Kostenstelle und Buchungstext. Ohne Historie nutzt er deinen Kontenplan.
Gleicht die Positionen mit der Bestellung ab und zieht bereits gebuchte Teilrechnungen ab.
Endet mit „bereit zur Ausführung“ oder mit genau einer Rückfrage, deren Antwort du als Regel speichern kannst.

Das braucht er

Lieferanten und Bestellungen in Xentral, idealerweise einige bereits gebuchte Verbindlichkeiten des Lieferanten.
Optional: Regeln wie „Lieferant X immer auf Kostenstelle Y“.

Beispiel

Eine Verpackungsrechnung über 1.190 € brutto mit zwei Steuersätzen kommt als PDF. Der Agent findet Lieferant und Bestellung, erkennt eine frühere Teilrechnung und damit eine Restlieferung und schlägt eine Verbindlichkeit mit zwei Vorkontierungszeilen vor.

Zahlungsavis-Agent

Der Zahlungsavis-Agent gleicht jede Position eines Zahlungsavis mit deinen Rechnungen, Gutschriften und offenen Bankumsätzen ab und bereitet die Zahlungsbuchungen zur Freigabe vor.

Merkmal	Beschreibung
Wann er aktiv wird	Ein Zahlungsavis kommt als Anhang, typischerweise von einem Kunden. Auch bei Lastschriftankündigungen von Lieferanten.
Das schlägt er vor	Eine Zahlungsbuchung pro Beleg gegen den passenden Bankumsatz. Ein Problem in einer Position blockiert die anderen nicht.
Das macht er nicht	Keine Ausbuchung von Skonto oder Differenzen. Restbeträge bleiben offen. Ohne passenden Bankumsatz bucht er nicht, sondern meldet, dass die Zahlung noch fehlt. Bankumsätze ohne Avis gleicht er aktuell nicht automatisch ab.

Details zum Zahlungsavis-Agenten

Das erledigt er selbst

Findet Belege über die Rechnungs- oder Gutschriftsnummer, sonst über Zahlername, Zeitraum und Betrag. Bereits gebuchte Belege überspringt er.
Bewertet Skonto: innerhalb der Frist ausgeglichen, kurz danach entscheidet deine interne Toleranz, darüber hinaus bleibt die Rechnung teilbezahlt.
Benennt Abweichungen wie fehlende Belege oder Unter- und Überzahlungen.
Endet mit dem Hinweis, dass du ausführen kannst, oder mit genau einer Rückfrage, deren Antwort du als Regel speichern kannst.

Das braucht er

Importierte Bankumsätze sowie Rechnungen und Gutschriften in Xentral.
Optional: Buchungsregeln, z. B. Toleranzen oder wie ein Zahler deine Rechnungsnummern schreibt.

Beispiel

Ein Avis deckt 7 Rechnungen ab, bezahlt mit einer Überweisung. Der Agent schlägt 7 Buchungen vor. Bei einer Rechnung wurden 12,40 € mehr abgezogen, als die Zahlungsbedingungen erlauben. Er bucht den gezahlten Betrag, lässt den Rest offen und fragt dich, wie solche Fälle künftig behandelt werden sollen.

Eigene Agenten

Deckt keiner der fest eingebauten Agenten deinen Ablauf ab, erstellst du einen eigenen Agenten, ohne Programmierung. Sobald du ihn aktivierst, bekommt er passende Anfragen zugeteilt und bereitet Aktionen ebenfalls nur zur Freigabe vor.

Wie das geht, erfährst du im Artikel Eigene Agenten erstellen.

Deine KI-Mitarbeiter im Detail

Allgemeiner Kundenservice

Auftrags-Agent

Lieferauskunft-Agent

Retouren-Agent

Produktfragen-Agent

Eingangsrechnungs-Agent

Zahlungsavis-Agent

Eigene Agenten

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