Diverse klanten hebben aangegeven dat er een toenemende behoefte is om nieuws te delen binnen de bestaande digitale Workspace. Het moet mogelijk zijn om nieuws toe te spitsen op doelgroepen, om ervoor te zorgen dat alleen relevant nieuws wordt getoond. Daarnaast is er de wens om flexibele opmaakmogelijkheden voor een nieuwsartikel te bieden.

Er zijn alternatieven, zoals SharePoint, maar deze bevinden zich buiten de grenzen van de centrale digitale Workspace. Dit vormt een extra drempel voor eindgebruikers, en als gevolg daarvan wordt nieuws nauwelijks gelezen, als het al gelezen wordt. Medewerkers missen zowel informatie als het gevoel van betrokkenheid bij het bedrijf. We hebben dit signaal van verschillende klanten ontvangen.

Om onze klanten een gemakkelijke, gebruiksvriendelijke manier te bieden om nieuws te delen met het bedrijf, hebben we Mededelingen gecreëerd als onderdeel van The Hub.

Mededelingen zijn onderdeel van The Hub. Met mededelingen kun je informatie delen met groepen medewerkers. Mededelingen zijn onderverdeeld in categorieën om snel onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende soorten communicatie. Het kan gaan over de opening van een nieuwe kantoorlocatie, een promotie of pensionering van een collega, IT-gerelateerd nieuws over de digitale adaptieve werkplek, of wat je ook maar wilt delen.

Aangezien veel klanten ofwel een grote groep mobiele werknemers of een hybride personeelsbestand hebben, is het cruciaal om sociale interactie tussen collega's te creëren en te onderhouden. Dit helpt om de bedrijfscultuur te versterken en de retentie van werknemers te verhogen. Daarom hebben we een paar functies aan mededelingen toegevoegd die organisaties in staat stellen sociale interactie in hun digitale werkplek te creëren.

Medewerkers kunnen reageren op mededelingen door een opmerking te plaatsen, iemand te vermelden ('@') of een reactietype te kiezen (zoals een 'like', een 'love', enz.). Medewerkers kunnen ook leuke of belangrijke mededelingen volgen ("Follow") en ontvangen meldingen in hun Activiteitenfeed wanneer die mededelingen zijn bijgewerkt.

Elke mededeling toont ook een weergavetelling, die laat zien hoeveel unieke gebruikers de mededeling hebben bekeken. Je kunt ook zien welke gebruikers de mededeling hebben bekeken.

Een Workspace beheerder kan permissies toewijzen aan bijvoorbeeld één persoon, een afdeling of meerdere groepen, of aan iedereen.

Je wil bijvoorbeeld de groep afdeling communicatie de mogelijkheid geven om nieuwe categorieën en mededelingen aan te maken.

Dit doe je in Beheer - 'Group management' - kies de groep - bewerken - permissies. De permissie heet: 'Creëer en beheer alle mededelingen, categorieën en groepen' - 'Toestaan'.

Je kunt ook iedereen die rechten geven in Standaardrechten, maar dat is niet altijd aan te raden.

Als je het niveau van permissies wilt beperken, kun je de communicatiemanager, of de hele afdeling, een 'Categorie editor' of 'Categorie beheerder' maken, die dan toestemming heeft om informatie te delen binnen een specifieke categorie.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om iedereen een categorie-editor te maken, bijvoorbeeld binnen een 'Marketplace' categorie waarin werknemers advertenties kunnen delen, om sociale interactie te onderhouden. Maar daar is het gebruik van Communities weer handig voor!

Wees voorzichtig met wie je toestaat om mededelingen te maken, omdat het geven van te veel controle aan te veel mensen kan leiden tot een overdaad aan meldingen.

Voor een meer gedetailleerde uitleg over permissies, lees Over The Hub.

Je zult merken dat het proces om een nieuwe mededeling te maken zeer gebruiksvriendelijk is met een intuïtief ontwerp dat het creatieproces vereenvoudigt. Als je voldoende bevoegdheden hebt, kun je eenvoudig de stappen volgen om een mededeling maken.

Bij het creëren van de inhoud voor je mededeling is een titel vereist. De basis elementen gebruik je voor de coverafbeelding. Klik op het plus-icoon om elementen toe te voegen zoals ondertitels, paragrafen, afbeeldingen, video's en lijnen. Je kunt ook het raster ‘Grid' definiëren, zoals het aantal kolommen, grote linker- of rechterkolom, enzovoort.

Hier vind je alles over het maken van een mededeling.

Alles over het bewerken en elementen vind je hier.

Wanneer je een nieuwe mededeling creëert, word je gevraagd om een sjabloon te selecteren. Standaard start je een 'Lege mededeling'.

Je kunt op 'Nieuw sjabloon' klikken om een nieuw sjabloon te maken. Bij het selecteren van een sjabloon wordt aan de rechterkant van het venster een voorbeeld getoond.

Sjablonen kunnen worden beheerd vanuit het scherm 'Beheer de Hub'. Vanuit hier kun je nieuwe sjablonen creëren (NL volgt), of bestaande sjablonen bewerken, dupliceren, hernoemen of verwijderen. Gebruikers kunnen toestemming krijgen om sjablonen te beheren.

​

Als je per ongeluk de mededeling sluit, wordt deze automatisch opgeslagen als een concept. Of als je jouw mededeling niet kunt voltooien of wilt laten beoordelen voordat je deze publiceert, zorg er dan voor dat je deze als concept opslaat. Zowel de categorie als de titel zijn verplicht voor mededeling om succesvol als concepten te worden opgeslagen.

Concepten kunnen vanuit de pagina 'Beheer de Hub' worden bewerkt om gepubliceerd, gepland of verwijderd te worden.

Je kunt mededelingen gemakkelijk updaten: ga naar de mededeling en klik op het potloodicoon in de rechterbovenhoek:, dit brengt je naar de composer van het bericht.

Je kunt nog meer doen met bestaande berichten via de 'Beheer de Hub-items' pagina, toegankelijk via de Beheer-knop in De Hub. Selecteer de mededeling door deze aan te vinken en kies de actie:

Alleen geplande of gepubliceerde mededelingen kunnen worden bewerkt en bijgewerkt.

Je kunt mededelingen in Beheer de Hub filteren op deze soorten status:

De Hub live-tegel biedt verschillende lay-outs en standaardweergaven. Je kunt ervoor kiezen om meerdere Hub live-tegels aan Workspace toe te voegen. We noemen enkele algemene beste praktijken voor de Hub live-tegel in het artikel: Over De Hub.

Ga naar de App Store en kies + 'Tegels toevoegen aan werkplek'.

Zodra de live-tegel van De Hub is toegevoegd en je in de bewerkmodus bent, kun je met de rechtermuisknop op de tegel klikken of de drie puntjes gebruiken om de tegelinstellingen aan te passen.

Gebruikers kunnen nog steeds een andere categorie selecteren in hun live-tegel, ook al wordt de standaardinstelling altijd teruggezet naar de instellingen van de beheerder zodra de pagina wordt vernieuwd.

Als gebruiker klik je op de kop van de live-tegel om de categorie die je wil zien te selecteren.

Overigens: als de 'Tegel hoofdbalk verbergen' aan staat, dan is de categorie niet te wijzigen door de gebruiker en zet je de categorie dus vast!

Zie ook ons overkoepelende Hub-artikel voor algemene best practices.

We zien vaak drie soorten categorieën:

Met deze categorietypes kun je bijvoorbeeld personeelsnieuws scheiden van organisatienieuws.

Opmerking: Het is mogelijk om een mededeling tegelijkertijd in meerdere categorieën te plaatsen, bijvoorbeeld een zelfde categorie voor meerdere locaties.

Als een mededeling een 'Must-read' is, gebruik dan de pop-upfunctie. Op deze manier zorg je ervoor dat mensen de mededeling niet missen, bijvoorbeeld om gepland netwerkonderhoud op kantoor aan te kondigen. Wees je echter bewust van het feit dat het publiceren van directe pop-ups een grote impact kan hebben op de gebruikerservaring.

Als een mededeling een 'Nice-to-read' is, gebruik dan niet de pop-upfunctie. Vanuit de Hub-tegel heeft iedereen een duidelijk overzicht van alle mededelingen. Van daaruit kunnen ze mededelingen lezen en erop reageren. Denk aan sociale interacties tussen collega's, zoals geboorte, jubileum van 10 jaar dienst, enz.

Pin de belangrijkste mededelingen, zodat ze zowel bovenaan de categoriepagina verschijnen als bovenaan in 'Alle mededelingen'. Als je een mededeling maakt of bewerkt, kun je bij de instellingen aanvinken: 'Mededeling bovenaan de categoriepagina vastzetten'.

Er worden op basis van je layout de laatste vastgepinde mededelingen bovenaan weergegeven, en je kunt op 'Toon alle vastgezette mededelingen' klikken om ze allemaal te bekijken. 'Toon minder vastgezette mededelingen' verschijnt als je ze weer wil samenvoegen.

Er kunnen maximaal 5 mededelingen per categorie worden vastgepind. Je kunt bij 'Alle mededelingen' wél meer dan 5 vastgezette berichten zien van alle categorieën bij elkaar. Pin er dus niet teveel, want anders wordt het alsnog een rommeltje.

In de live-tegel worden de twee meest recent vastgepinde items getoond.

De start van de publicatiedatum kun je niet meer wijzigen als het bericht is gepubliceerd. Als je een bericht opnieuw naar boven wilt brengen, zijn er drie manieren:

• Vastzetten: zoals hierboven uitgelegd.

• Dupliceren: maak een kopie via "Hub-items dupliceren" - hierbij kun je een nieuwe publicatiedatum instellen

• Nieuwe mededeling: maak een volledig nieuwe mededeling met de gewenste datum

Maar vraag je hierbij goed af of je mededelingen hiermee overzichtelijker worden.

Voeg tags toe aan je mededelingen. Tags helpen om te identificeren waar mededelingen over gaan, zodat gebruikers sneller de juiste informatie kunnen vinden in de Global Search!

Bijvoorbeeld, als je je mededeling niet kunt voltooien of het wilt laten beoordelen voordat het gepubliceerd wordt, zorg er dan voor dat je het als concept opslaat of als sjabloon.

Je kunt één mededeling in meerdere categorieën plaatsen en toch centraal beheren.

Om te zien dat er is gereageerd op een bericht dat je volgt, moet de gebruiker zelf de notificaties aan hebben staan.

Ga naar notificaties - klik op instellingen en kies onder activiteitenfeed - De Hub - over welke onderdelen je notificaties wil ontvangen.

In de notificaties zie je dan een melding zoals: