Workspace 365 is oorspronkelijk ontworpen als een complete oplossing voor digitale Workspace, waarin alles wat een bedrijf nodig heeft op één plek wordt samengebracht. Verschillende klanten hebben laten zien dat er een grotere behoefte is aan een centraal punt voor informatie voor gestroomlijnde interne communicatie binnen de grenzen van de Workspace. Het moet mogelijk zijn om zowel dynamische als statische informatie te bieden, en voor medewerkers om opmerkingen te plaatsen en te beantwoorden, wat sociale interactie stimuleert.

Aangezien er geen levensvatbare alternatieven zijn die dit alles in één eenvoudig te gebruiken pakket bieden, hebben we De Hub gecreëerd, dat bestaat uit:

Blijf op de hoogte van belangrijk nieuws, verbeter samenwerking, verhoog productiviteit en krijg moeiteloos toegang tot alle informatie die je nodig hebt op één handige locatie. Een toegewijde pagina voor De Hub ontgrendelt een efficiëntere en verbonden werkervaring. De Hub - Overzicht bestaat uit Aankondigingen, Kennisartikelen, Evenementen en de Communities op één pagina.

Gebruikers hebben de Engage-module nodig om De Hub te gebruiken. Met deze module is de Hub standaard ingeschakeld. Als de Hub ingeschakeld is, zien gebruikers het Hub symbool op de Workspace zijbalk:

De Hub kan worden uitgeschakeld of ingeschakeld via de App Store - Beheer apps - Uitschakelen/Inschakelen. Als deze uitgeschakeld is, dan is de Hub niet zichtbaar in de zijbalk of als live tegel.

Wees ervan bewust aan wie je toestemming geeft om Hub items te maken, omdat te veel mensen controle geven kan leiden tot een overvloed aan meldingen.

Over het algemeen wil je het niveau van gebruikersrechten beperken om aankondigingen, kennisartikelen of evenementen te maken. Toestemmingen worden vaak per categorie gegeven, wat betekent dat een gebruiker artikelen binnen een specifieke categorie kan maken.

Ga naar de Hub en klik op de 3 puntjes: 'Beheer Hub Zijbalk':

Kies in welke categorie je bijdragers wil toevoegen en klik op de 3 puntjes om te kiezen voor 'Bewerk'.

We maken onderscheid tussen een 'Categorie-editor' en 'Categorie-eigenaar':

Workspace-beheerders kunnen ook groepspermissies instellen voor De Hub. Dit kan op twee manieren worden gedaan:

Let op dat deze groepspermissies gelden voor alle items en categorieën in dat gedeelte van De Hub. Permissies voor individuele categorieën kunnen worden ingesteld op de categorie zelf zoals hierboven beschreven.

Groepspermissies kunnen worden ervaren als ingewikkeld en je wil conflicten met permissies vermijden. We hebben een artikel gewijd aan het gedetailleerd uitleggen van dit onderwerp: Begrijp en beheer gebruikerspermissies in Workspace 365.

In principe kan alleen de beheerder de indeling, groepen en categoriëen van de Hub beheren. Als een gebruiker gedelegeerde rechten heeft als categorie-eigenaar, is dit onderdeel ook te zien met de onderdelen waar die rechten op heeft.

Beheerders kunnen de Hub altijd beheren. Gebruikers die het recht hebben om 'Creëer en beheer alle...' kunnen de Hub items beheren in dat onderdeel. In de Hub zie je de knop 'Beheren'.

Als je tenminste een editor bent in een categorie kun je het Beheren zien, al kun je dan alléén die bepaalde categorie(ën) zien en beheren.

Selecteer een item door deze aan te vinken en kies de actie (je ziet ze wel of niet gebaseerd op je rol):

We hebben Hub sjablonen geïntroduceerd voor Aankondigingen, Evenementen en de Kennisbank. Deze functie stelt je in staat om sjablonen te maken voor alle secties van de Hub, waardoor je tijd bespaart bij het maken van Hub-items en dit proces vereenvoudigt. Je kunt bijvoorbeeld de afdeling Marketing & Communicatie dat recht geven.

Je kunt gebruikers toestemming geven om Hub sjablonen te maken en te beheren via "Standaardrechten" of "Groepsbeheer - Permissies". Dit geeft gebruikers toestemming om sjablonen te beheren voor alle secties van de Hub.

Er zijn meerdere manieren om een sjabloon te maken, in dit artikel uitgelegd (NL volgt).

Het creëren van een sjabloon opent een vereenvoudigde versie van de reguliere composer waarin je het sjabloon kunt maken. Wanneer je een bestaand item opslaat als sjabloon, zal de editor automatisch gevuld worden met de inhoud van dat item, hoewel deze uiteraard bewerkt kan worden voordat het sjabloon wordt opgeslagen.

Beheerders kunnen gedetailleerde analyses bekijken voor mededelingen, kennisartikelen en evenementen. Ga naar Instellingen - Inzichten - Analyses - De Hub.

Het is mogelijk om precies te zien hoeveel weergaven, interacties en trends er zijn. Met zowel unieke als totale weergaven worden waardevolle inzichten gegeven in de prestaties van de content.

Let op: Deze functie werkt sinds eind januari 2025. Historische data is niet beschikbaar.

Je kunt per Hub-item zien wie deze heeft bekeken via het oogpictogram onder het item. Als je op het oogje klikt, toont een venster alle gebruikers die het gezien hebben.

Beheerders, gebruikers met de permissie 'Alles beheren', auteurs en eigenaren van de categorie van het item hebben toegang tot deze informatie. Elke gebruiker wordt één keer geteld, ongeacht hoe vaak het item is geopend.

Mededelingen, Communities, Kennisartikelen en Evenementen kun je allemaal toevoegen aan een ruimte om een mooi en snel overzicht te creëren op je landingspagina bijvoorbeeld. Dit is dus anders dan het Overzicht van de Hub, waar alle items van de Hub al handig bij elkaar staan. Met deze functionaliteit creëer je een ruimte waarin verschillende live tiles samenkomen inclusief de Hub items.

Dat doe je door de app: The Hub toe te voegen via de App store in een groep.

Zodra de live tegel van de Hub is toegevoegd aan de werkplek, kun je de tegel bewerken en bij ‘Item type’ het gewenste onderdeel van de Hub selecteren, bijvoorbeeld ‘Mededelingen’.

De standaardweergave van de Hub tegel is alle aankondigingen, kennisartikelen, evenementen of communities, afhankelijk van het item type dat je hebt geconfigureerd. Bovenaan staan de items die het meest recent zijn aangemaakt of zijn gepind.

Je kunt ook één of meerdere categorieën instellen. Deze keuze varieert per organisatie en hangt meestal af van de grootte van het bedrijf en het aantal items dat wordt gepubliceerd. Houd daarbij rekening met het maximale aantal items dat kan worden weergegeven in de live-tegel voor elke lay-out (carrousel-, tegel- of lijstlay-out).

Je kunt ervoor kiezen om een bepaalde categorie als standaardweergave te tonen in plaats van alle aankondigingen, kennisartikelen en evenementen.

Daarnaast kun je een Hub-tegel configureren om meerdere categorieën. Dit doe je door bij het bewerken van de Hub-tegel de standaardweergave in te stellen op Aangepast en vervolgens de categorieën te selecteren die je in de tegel wilt tonen.

Let op: gebruikers kunnen nog steeds een andere categorie selecteren in hun live-tegel, ook al wordt de standaardinstelling altijd teruggezet naar de instellingen van de beheerder zodra de pagina wordt vernieuwd. Als gebruiker klik je op de kop van de live-tegel om de categorie die je wil zien te selecteren.

De live tegel kan de items op verschillende manieren tonen door middel van het instellen van de lay-out, namelijk: lijst, tegel, carrousel of uitgelicht.

De items worden in een lijst onder elkaar getoond:

Items worden als tegeltjes in de tegel getoond:

Wanneer de lay-out van de Hub-tegel is ingesteld op Carrousel, kun je ervoor kiezen om automatisch afspelen in te schakelen of niet. Met deze weergave kan de gebruiker door de items 'bladeren':

Met 'Automatisch spelen inschakelen' schakelt de tegel automatisch elke 5 seconden over naar het volgende item in de carrousel. Deze interval kan niet worden geconfigureerd. Automatisch afspelen kan worden gepauzeerd met behulp van de pauzeknop, die verschijnt in de rechterbovenhoek van de tegel wanneer je er met de muis overheen beweegt. Het vernieuwen van de pagina zal de carrousel weer laten doorgaan met afspelen.

Je kunt een belangrijk(e) mededeling, evenement of kennisartikel uitlichten. Je kunt één item selecteren om zichtbaar te maken in je digitale werkplek, zodat belangrijke updates altijd de juiste mensen bereiken.

Kies 'Lay-out' -> 'Uitgelicht' en selecteer het item dat je wil uitlichten.

Je kunt er ook voor kiezen om de header en/of footer te verbergen in de carrousel- en tegelindeling, zodat gebruikers alleen de inhoud van de berichten zien. De meeste organisaties kiezen ervoor om dit te verbergen.

Om je Workspace visueel aantrekkelijker te maken, of als je meer aandacht wilt besteden aan belangrijke informatie (dit geldt voornamelijk voor Intranet klanten), kun je de Hub live tegel uitbreiden over twee kolommen.

Je kunt de Hub live tegel meerdere keren toevoegen aan een ruimte. Bijvoorbeeld aan een gedeelde ruimte genaamd "Intranet" waarin je bedrijfsinformatie, nieuws en bedrijfsevenementen wil delen. De gekozen indeling van de live tegels is meestal een kwestie van smaak. Soms wil je door een lijst met bedrijfsnieuwsitems bladeren, terwijl je in een tweede tegel informeel nieuws per afdeling of team wilt zien met leuke afbeeldingen.

Om een ruimte zoals deze in te richten bijvoorbeeld:

​​Ziet er zo uit in 'Bewerk':

Gebruikers die rechten hebben om een nieuw Hub-item te maken kunnen dit ook doen door een nieuw Hub-item maken op basis van een bestaand item. De content en de meeste instellingen worden gekopieerd, zodat je niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen. Publicatiedata en evenementtijden worden niet meegenomen en kunnen per nieuw item opnieuw ingesteld worden.

Als je een gebruiker uit de Workspace verwijdert, blijven alle Hub-items die door de gebruiker zijn gemaakt intact. Echter, het "Gemaakt door" veld dat aan hun items is gekoppeld, kan worden beïnvloed: