Introductie
Met de Activiteitenfeed zie je meldingen, taken en updates op één vaste plek in Workspace 365. Zo kun je sneller reageren op informatie die belangrijk is voor je werkdag.
Dit artikel is bedoeld voor:
medewerkers die meldingen en updates in Workspace 365 willen beheren;
medewerkers die samenvattingsmails ontvangen;
medewerkers die de Activiteitenfeed willen vastzetten, losmaken, filteren of dempen;
medewerkers die verantwoordelijk zijn voor communicatie, processen of informatiestromen binnen de organisatie.
De Activiteitenfeed kan informatie tonen uit Workspace 365 en uit gekoppelde applicaties van derden. Denk aan HR-systemen, TOPdesk, projectmanagementtools, CRM-systemen, Slack, Salesforce, Monday of andere applicaties.
Voorbeeld: een medewerker vraagt verlof aan in een HR-systeem. De teammanager ontvangt hiervan een activiteit in de Activiteitenfeed. De teammanager kan vanuit de activiteit direct de aanvraag goedkeuren of afwijzen.
Vereisten
Voor sommige onderdelen zijn externe koppelingen of configuraties nodig:
Voor e-mailactiviteiten moet Exchange gekoppeld zijn.
De Workspace-beheerder moet E-mailactiviteiten inschakelen in de Activiteitenfeed inschakelen via Integraties > Exchange.
Voor activiteiten uit applicaties van derden is een koppeling met die applicatie nodig.
Voor aangepaste activiteiten via de Activiteitenfeed API is technische kennis nodig van API-koppelingen.
Instructie
Meldingen beheren
Je kunt zelf bepalen welke informatietypes je in de Activiteitenfeed ziet.
Open de Activiteitenfeed.
Klik op het tandwiel.
Schakel informatietypes in of uit.
De Activiteitenfeed kan meldingen tonen voor deze informatietypes:
Informatietype | Voorbeelden |
The Hub | Nieuwe aankondigingen, opmerkingen, reacties, vermeldingen, posts in Communities, aanwezigheid bij evenementen en kennisartikelen |
Apps | Nieuwe beschikbare apps, gepland onderhoud en gebruikersverzoeken |
Verjaardagen | Verjaardagsmeldingen, verjaardagswensen en reacties |
Agenda | Agendagebeurtenissen |
E-mailmeldingen | |
Mappen en bestanden | Verplaatste, gekopieerde of gedeelde items |
💡 E-mailmeldingen verschijnen alleen in de Activiteitenfeed als de Workspace-beheerder e-mailactiviteiten heeft ingeschakeld via Integraties > Exchange.
Activiteiten dempen
Je kunt activiteiten dempen als je bepaalde meldingen niet meer wilt zien.
Open de Activiteitenfeed.
Klik op de drie puntjes van de activiteit die je gedempt wil hebben.
Kies Dempen.
Gedempte activiteiten worden nog steeds aangemaakt. De Activiteitenfeed toont de gedempte activiteiten alleen niet meer als actieve melding.
E-mailactiviteiten automatisch verwijderen
Wanneer je een e-mail leest op een apparaat, verwijdert Workspace 365 de bijbehorende e-mailactiviteit automatisch uit de Activiteitenfeed.
Dit geldt ook wanneer je de e-mail buiten Workspace 365 leest.
Dagelijkse of wekelijkse samenvattingsmail gebruiken
De samenvattingsmail geeft een overzicht van activiteiten in Workspace 365. De samenvattingsmail kan nuttig zijn voor medewerkers die:
de mobiele app niet gebruiken;
Workspace 365 niet dagelijks openen;
hun werkdag niet starten vanuit Workspace 365.
De samenvattingsmail kan informatie bevatten over:
nieuwe aankondigingen;
verjaardagen van collega’s;
nieuwe beschikbare apps;
andere activiteiten uit de digitale werkplek.
De samenvattingsmail gebruikt de instellingen van de Activiteitenfeed.
De wekelijkse samenvatting wordt op maandagochtend verzonden. De verzending is niet gebaseerd op werkdagen.
Type samenvatting | Aantal items per categorie |
Dagelijkse samenvatting | 3 items |
Wekelijkse samenvatting | 5 items |
Standaard is de wekelijkse samenvattingsmail ingeschakeld.
Tijdzone controleren of wijzigen
De tijdzone in het Workspace-profiel bepaalt wanneer gebruikers verjaardagsmeldingen en samenvattingsmails ontvangen.
Elke keer dat een gebruiker inlogt, controleert Workspace 365:
of de tijdzone in het Workspace-profiel overeenkomt met de lokale systeeminstellingen;
of de land- of regio-instelling overeenkomt met de ingestelde tijdzone.
Als Tijdzone automatisch instellen is ingeschakeld, past Workspace 365 de tijdzone automatisch aan wanneer Workspace 365 een verschil detecteert.
Als Tijdzone automatisch instellen is uitgeschakeld, kan de gebruiker zelf een tijdzone kiezen. Workspace 365 toont dan een melding wanneer Workspace 365 een verschil detecteert.
Activiteitenfeed API gebruiken
Met de Activiteitenfeed API kun je externe informatie, taken en meldingen tonen in de Activiteitenfeed. Je kunt aangepaste activiteiten maken vanuit applicaties van derden en deze activiteiten naar specifieke gebruikers of groepen sturen.
Met de API kun je bijvoorbeeld:
acties toevoegen die gebruikers vanuit een activiteit kunnen uitvoeren;
tags of categorieën toevoegen;
activiteiten groeperen;
kleuren aanpassen;
pictogrammen aanpassen;
meldingen uit externe systemen tonen.
Voorbeelden van toepassingen:
TOPdesk-meldingen tonen in de Activiteitenfeed;
e-mailmeldingen omzetten naar activiteiten;
HR-taken tonen aan managers;
CRM-taken tonen aan salesmedewerkers.
[link naar de documentatie]:
Best practices
Gebruik de Activiteitenfeed voor meldingen waar gebruikers actie op moeten ondernemen. Zo blijft de Activiteitenfeed taakgericht.
Schakel alleen informatietypes in die relevant zijn voor je werk. Dit voorkomt onnodige meldingen.
Gebruik dempen voor activiteiten die je tijdelijk of structureel niet wilt zien.
Controleer de tijdzone in Workspace 365 wanneer samenvattingsmails of verjaardagsmeldingen op een verkeerd moment binnenkomen.
Gebruik de Activiteitenfeed API vooral voor meldingen die gebruikers helpen om sneller te handelen. Denk aan goedkeuringen, servicemeldingen of taken uit externe systemen.
Beperkingen
Gedempte activiteiten worden nog steeds aangemaakt. Dempen verbergt de activiteit alleen voor de gebruiker.
De samenvattingsmail gebruikt de instellingen van de Activiteitenfeed. Uitgeschakelde informatietypes kunnen daardoor invloed hebben op de inhoud van de samenvattingsmail.
De wekelijkse samenvattingsmail wordt op maandagochtend verzonden. De verzending houdt geen rekening met persoonlijke werkdagen.
E-mailactiviteiten verschijnen alleen wanneer e-mailactiviteiten zijn ingeschakeld door de Workspace-beheerder.
Troubleshoot
Samenvattingsmail komt niet aan
Wat zie je?
Je ontvangt geen dagelijkse of wekelijkse samenvattingsmail.
Wat betekent het?
De e-mail kan geblokkeerd zijn door een anti-phishingbeleid. De e-mail kan ook in quarantaine zijn geplaatst.
Wat moet je doen?
Controleer de quarantaine van je e-mailomgeving.
Controleer of een anti-phishingbeleid de e-mail blokkeert.
Controleer of de samenvattingsmail is ingeschakeld in Workspace 365.
Neem contact op met support als de instellingen juist zijn en de e-mail niet geblokkeerd wordt.
E-mailmeldingen verschijnen niet in de Activiteitenfeed
Wat zie je?
Je ziet geen e-mailactiviteiten in de Activiteitenfeed.
Wat betekent het?
E-mailactiviteiten zijn mogelijk niet ingeschakeld. De Exchange-integratie kan ook ontbreken of niet goed werken.
Wat moet je doen?
Controleer of Exchange is gekoppeld.
Controleer of E-mailactiviteiten inschakelen in de Activiteitenfeed is ingeschakeld via Integraties > Exchange.
Controleer of e-mailmeldingen zijn ingeschakeld in de instellingen van de Activiteitenfeed.
Meldingen komen op een verkeerd moment binnen
Wat zie je?
Verjaardagsmeldingen of samenvattingsmails komen op een onverwacht moment binnen.
Wat betekent het?
De tijdzone in het Workspace-profiel komt mogelijk niet overeen met de lokale systeeminstellingen.
Wat moet je doen?
Open je Workspace-profiel.
Controleer de ingestelde tijdzone.
Schakel Tijdzone automatisch instellen in als Workspace 365 de tijdzone automatisch moet aanpassen.
Pas de tijdzone handmatig aan als je zelf een tijdzone wilt gebruiken.
Een gedempte activiteit wordt nog steeds aangemaakt
Wat zie je?
Een activiteit die je hebt gedempt, bestaat nog steeds.
Wat betekent het?
Dempen verwijdert activiteiten niet. Workspace 365 maakt de activiteit nog steeds aan.
Wat moet je doen?
Je hoeft niets te doen. Dempen voorkomt alleen dat de activiteit als melding zichtbaar blijft.
Woordenlijst
Begrip | Betekenis |
Activiteitenfeed | De plek in Workspace 365 waar meldingen, taken en updates samenkomen. |
Activiteitenfeed API | Een technische koppeling waarmee externe systemen activiteiten kunnen tonen in Workspace 365. |
API | Een technische manier waarop systemen gegevens met elkaar uitwisselen. |
Informatietype | Een categorie meldingen in de Activiteitenfeed, zoals e-mail, agenda of verjaardagen. |
Samenvattingsmail | Een dagelijkse of wekelijkse e-mail met een overzicht van activiteiten in Workspace 365. |
Dempen | Een activiteit uitschakelen als zichtbare melding, zonder de activiteit te verwijderen. |
Exchange | De Microsoft-dienst die e-mail en agenda-informatie beschikbaar maakt. |