Inleiding
Dit artikel gaat over beheer- en gebruikersrechten binnen Workspace 365. Rechten bepalen wat iemand wel en niet mag doen binnen de Workspace 365. Zoals een bepaalde applicatie zien (en dus gebruiken) of beheren.
Dit artikel beschrijft welke rechten de admin heeft om zaken in stellen en toegang tot delen van Workspace 365 te regelen, zoals een gedeelde ruimte. En welke bevoegdheden de admin kan delegeren.
Rechten regelen via groepen
Rechten toekennen aan groepen van gebruikers is een makkelijke manier om rechten te regelen. Hoe je groepen aanmaakt en synchroniseert hangt af van welke synchronisatietool je gebruikt. Zie deze overzichtspagina voor meer informatie.
Admin
De admin van een Workspace 365-omgeving mag in principe alles. Er is een aparte full guide over wat een admin kan en mag instellen.
Gedelegeerde adminrechten
De admin kan bepaalde rechten delegeren aan groepen van gebruikers, of zelfs aan alle gebruikers.
Hoe delegeer je admin-rechten?
Log in als admin op de Workspace 365-omgeving
Ga naar Instellingen
Ga naar Gebruikers & Groepen
Je ziet nu onder meer staan:
Groepsbeheer → voor als je rechten aan bepaalde groepen wil delegeren
Standaardrechten → voor als je rechten aan alle gebruikers wil delegeren.
NB: dit onderscheid en de wisselwerking tussen beiden komt verderop in deze paragraaf aan de orde.
Weigeren, niet ingesteld, toestaan
Zoals bovenstaande screenshots laat zien, kun je een te delegeren recht instellen op ‘weigeren’, ‘niet ingesteld’ en ‘toestaan’.
de groep (of alle gebruikers) waarvoor je dit instelt heeft deze rechten niet.
| de groep (of alle gebruikers) waarvoor je dit instelt heeft deze rechten wel. |
|
|
Standaardrechten vs groepsbeheer
Zoals gezegd kan de admin rechten delegeren via:
Standaardrechten -> voor alle gebruikers.
Groepsbeheer -> voor groep(en) van gebruikers.
Hier kan een rechtenconflict optreden. Daarvan is sprake als een te delegeren recht bij standaardrechten anders is ingesteld dan bij groepsbeheer. Er gelden de volgende vuistregels:
‘Niet ingesteld’ i.c.m. ‘Toestaan’ leidt tot ‘Toestaan’
‘Toestaan’ i.c.m. ‘Weigeren’ leidt tot ‘Weigeren
Deze vuistregels leiden tot de volgende combinaties:
Standaardrechten | Groep management | Eindresultaat |
Niet ingesteld | Niet ingesteld | Weigeren |
Niet ingesteld | Toestaan | Toestaan |
Niet ingesteld | Weigeren | Weigeren |
Toestaan | Niet ingesteld | Toestaan |
Toestaan | Toestaan | Toestaan |
Toestaan | Weigeren | Weigeren |
Weigeren | Niet ingesteld | Weigeren |
Weigeren | Toestaan | Weigeren |
Weigeren | Weigeren | Weigeren |
Welke rechten kun je delegeren?
Zowel bij Groepsbeheer als bij Standaardrechten zijn er drie categorieën waarin je zaken kunt delegeren:
Beheerdersinstellingen:
Beheer bedrijfsinformatie, modules en licenties. Zie deze overzichtspagina voor meer informatie.
Beheer gebruikers, groepen, rechten en user provisioning. Zie deze overzichtspagina voor meer informatie.
Beheer brandingsets. Zie dit artikel voor meer informatie.
Creëer en beheer alle integraties in de integratie builder
Als een of meer rechten onder beheerdersinstellingen zijn toegekend aan een gebruiker, ziet de gebruiker dit onder Instellingen in zijn Workspace 365-omgeving, zie screenshot:
|
Apps / Gedeelde tegelgroepen / ruimtes
Apps:
Creëer apps in de app store. Hiermee krijg je toegang tot het creëren van apps in de app store.
Beheer alle apps in de app store. Hiermee krijg je toegang tot het bewerken/uitschakelen/verwijderen van alle apps in de app store.
Upload en beheer app iconen. Hiermee krijg je toegang tot het uploaden en verwijderen van app iconen.
Apps aanvragen in de app store. Hiermee krijg je toegang tot het aanvragen van apps waar je nog geen rechten tot hebt, in de app store.
Gedeelde tegelgroepen
Creëer gedeelde tegelgroepen. Hiermee krijg je toegang tot het creëren van gedeelde tegelgroepen.
Beheer alle gedeelde tegelgroepen. Hiermee krijg je toegang tot het bewerken en verwijderen van gedeelde tegelgroepen.
Ruimtes
Bewerk eigen werkplek, creëer persoonlijke tegelgroepen en voeg tegels toe. Hiermee krijg je toegang tot het bewerken van je persoonlijke werkplek, het creëren van persoonlijke tegelgroepen en het toevoegen van tegels.
Creëer en beheer alle ruimtes. Hiermee krijg je toegang tot het aanmaken/bewerken/verwijderen van ruimtes en groepen voor de ruimtes.
Toelichting: gedeelde tegelgroep en ruimtes creëren en beheren.
Met bovenstaande rechten kan de (gedelegeerd) admin in zowel een gedeelde tegelgroep als in een ruimte ook weer rechten instellen:
Zie ook onze FAQ voor admin
💡 In traditionele literatuur over gebruikersrechten lees je vaak over 'leesrechten' en ' schrijfrechten'. Dit kun je als volgt vertalen voor Workspace 365:
|
De HUB
Creëer en beheer alle mededelingen, categorieën en groepen. Hiermee krijg je toegang tot het creëren/bewerken/verwijderen van mededelingen en de categorieën. Het is ook mogelijk om een mededeling in meerdere categorieën te plaatsen.
Creëer en beheer alle community berichten en communities. Hiermee krijg je toegang tot het aanmaken/bewerken/verwijderen van community berichten en communities.
Creëer en beheer alle evenementen, categorieën en groepen. Hiermee krijg je toegang tot het creëren/bewerken/verwijderen van evenementen en de categorieën.
Creëer en beheer alle kennisartikelen, categorieën en groepen. Hiermee krijg je toegang tot het creëren/bewerken/verwijderen van kennisartikelen en de categorieën.
Creëer en beheer Hub-sjablonen. Hiermee krijg je toegang tot het creëren/bewerken/verwijderen van de sjablonen van mededelingen, evenementen en kennisartikelen.
Directe pop-ups verzenden. Hiermee krijgt je toegang tot het direct versturen van pop-ups voor mededelingen en evenementen. Hiermee krijgt je toegang tot het direct versturen van pop-ups voor mededelingen en evenementen.
Mededelingen, evenementen en kennisartikelen beheren
Met bovenstaande rechten voor mededelingen, evenementen en kennisartikelen kun je in de HUB zelf ook weer rechten instellen. In de HUB kun je berichten indelen in categorieën.
Je kunt per categorie instellen:
|