Hvornår bør jeg importere medarbejdere via Excel?
Hvis I skal oprette eller opdatere mange medarbejdere, anbefaler vi at bruge Wobas Excel-skabelon frem for at administrere hver medarbejder manuelt.
Inden medarbejderne importeres, bør jeres afdelingsstruktur være oprettet, så medarbejderne kan tilknyttes de korrekte afdelinger.
Den anbefalede rækkefølge er:
Afdelinger → Medarbejdere → Administratorer
💡 Tip: Hvis I allerede har medarbejdere oprettet i Woba, anbefaler vi at eksportere de eksisterende medarbejdere og redigere i eksportfilen frem for at starte fra en tom skabelon.
Download Excel-skabelonen
Log ind på Woba Suite
Gå til Organisation og medarbejdere
Vælg Organisation
Gå til Medarbejdere
Klik på Importér medarbejdere
Download Wobas Excel-skabelon
Du kan nu udfylde skabelonen med jeres medarbejderdata.
Vigtigt: Du må ikke slette kolonner eller ændre kolonneoverskrifterne i den originale Excel-skabelon. Det kan medføre, at importen fejler.
Udfyld medarbejderskabelonen
Excel-skabelonen indeholder de oplysninger, Woba bruger til at oprette medarbejderne og placere dem korrekt i jeres organisation.
Employee ID*
Employee ID*
Et unikt ID, der bruges til at identificere medarbejderen i Woba.
Et Employee ID kan kun tilhøre én medarbejder og bruges også til at forbinde medarbejderen med eksempelvis en nærmeste leder.
Dette felt er obligatorisk.
Name*
Name*
Medarbejderens navn.
Det er dette navn, der bliver vist på medarbejderen i Woba.
Dette felt er obligatorisk.
Department ID*
Department ID*
Angiver, hvilken afdeling medarbejderen skal tilknyttes.
Indtast afdelingens Department ID. Afdelingen skal være oprettet i Woba, før medarbejderen kan tilknyttes den.
Dette felt er obligatorisk.
Email*
Email*
Medarbejderens e-mailadresse.
E-mailadressen bruges blandt andet til kommunikation og invitationer fra Woba.
Dette felt er obligatorisk.
Active (Yes/No)
Active (Yes/No)
Angiver, om medarbejderen skal være aktiv eller inaktiv.
Yes = aktiv
No = inaktiv
Hvis en medarbejder ikke længere skal være aktiv i organisationen, kan medarbejderen deaktiveres uden at blive slettet.
Language
Language
Angiver medarbejderens standardsprog i Woba.
Brug en ISO 639-1-sprogkode, eksempelvis:
dafor danskenfor engelsknofor norsk
Immediate Manager ID
Immediate Manager ID
Bruges til at angive medarbejderens nærmeste leder.
Indtast lederens Employee ID. Lederen skal være oprettet som medarbejder i Woba, før relationen kan oprettes.
Validér Excel-filen inden import
Vi anbefaler, at du validerer filen, inden du gennemfører den endelige import.
Valideringen kontrollerer filen for fejl, så du kan rette dem, inden medarbejderdata importeres til Woba.
Gå til Organisation → Medarbejdere
Klik på Importér
Vælg din udfyldte Excel-fil
Aktivér Kun validering
Klik på Validér
Hvis Woba finder fejl, kan du rette dem i Excel-filen og validere den igen.
💡 Tip: Kontrollér især Employee ID og Department ID, da disse bruges til at placere medarbejderne korrekt i organisationsstrukturen.
Importér medarbejderne
Når filen er udfyldt og valideret:
Gå til Organisation → Medarbejdere
Klik på Importér
Vælg din udfyldte Excel-fil
Kontrollér dine importindstillinger
Klik på Upload
Woba opretter eller opdaterer herefter medarbejderne ud fra oplysningerne i Excel-filen.
Hvis importen indeholder fejl, viser Woba information om, hvad der skal rettes, før importen kan gennemføres.
Kontrollér medarbejderne efter import
Når importen er gennemført, anbefaler vi, at du kontrollerer medarbejderoversigten.
Kontrollér blandt andet:
At medarbejderne er oprettet
At medarbejderne er tilknyttet de korrekte afdelinger
At aktive og inaktive medarbejdere har den korrekte status
At sprogindstillingerne er korrekte
At eventuelle lederrelationer er korrekte
Hvis noget skal ændres, kan du rette oplysningerne i Excel-filen og importere den igen.
Hvad er næste skridt?
Når medarbejderne er importeret og placeret korrekt i organisationen, kan du fortsætte med at oprette de relevante administratoradgange.
Klik her for at gå til Import af administratorer