Hvordan forhåndsregistrere et besøk?
Naviger til riktig meny:
Gå til "Mine Besøkende" i Personlig meny.
Eller velg "Besøkende til selskap" under Selskapsmenyen (kun tilgjengelig for selskapsadministratorer).
Hvis du ikke finner menypunktene, sjekk at besøksregistrering er aktivert i Selskapsinnstillinger.
Start ny forhåndsregistrering:
Trykk på "+ Ny forhåndsregistrering".
Fyll inn informasjon om arrangementet:
1 - Arrangementets navn (påkrevd)
Skriv inn navnet på arrangementet (minst 5 tegn).2 - Dato og klokkeslett (påkrevd)
Velg tidspunkt for arrangementet.3 - Instruksjoner (valgfritt)
Skriv en kort beskjed til deltakerne, for eksempel hvor i bygget arrangementet finner sted. Dette sendes i SMS til deltakerne.4 - Send ankomstvasel ved (valgfritt)
Her har du bestemme om du ønsker å motta varsling med første og siste person i gruppen eller om du ønsker varsel for alle som kommer.5 - Legg til deltakere (påkrevd)
Legg inn navn og telefonnummer (påkrevd).
Telefonnummeret identifiserer deltakerne ved ankomst, slik at de slipper å fylle ut informasjon på nytt.
Du kan også laste opp deltakerlisten med å trykke på Last opp deltakere.
Inviter og lagre registreringen:
Når alle deltakere er lagt til, lagrer du arrangementet ved å trykke "Invitere x deltakere". Alle deltakerne vil få informasjon på SMS klokken 0700 dagen møte skal avholdes. Du vil se det i oversikten over forhåndsregistrerte arrangementer.
Hva skjer etter registreringen?
SMS-varsling til deltakere:
Deltakerne mottar en SMS med informasjon om arrangementet:
Ankomstdagen:
I besøksregistreringskiosken (iPad i resepsjonen) vil besøkende se en liste over tilgjengelige arrangementer1 - Deltakerne velger selskapet de skal besøke.
2 - Deltakerne velger arrangementet de skal delta på.
3 - Deltakerne taster inn telefonnummeret sitt for rask innsjekk.
Integrert adgangssystem
Hvis bygget bruker integrert adgangskontroll med Welcome Visit, genereres det en adgangskode automatisk for deltakerne. Koden sendes via SMS umiddelbart når besøket registrerer sin ankomst på bygget. Verten må ikke godkjenne hvert enkelt besøk for å sende koden.
Følge med på ankomster
Ut ifra hva du har valgt i punkt (4) under registering. Får du enten varsel ved første og siste deltaker eller når hver enkelt gjest ankommer.
For å se hele oversikten:
Logg deg inn i Welcome Workdays-portalen.
Få en oversikt over hvem som har sjekket inn og hvilke deltakere som er registrert.
Redigering av arrangement
Ønsker du å redigere varsling eller deltakere kan du kjøre dette med å trykke på Rediger under Forhåndsergistreringen.
Ønsker du å endre tid eller beskjed må arrangement slettes og opprettes på nytt med riktig informasjon.
Fordeler med forhåndsregistrering
Raskere innsjekk for besøkende.
Mindre manuelt arbeid for resepsjonen.
En bedre opplevelse for dine gjester.
Vanlige spørsmål
Hvordan ser besøkende at de er forhåndsregistrert?
Når besøkende taster inn sitt telefonnummer i kiosken, vil all informasjon være ferdig utfylt.
Velkommen til en enklere og raskere besøksopplevelse med Welcome Visit!