Ibland behövs det mer information om en kandidat för att kunna ta ett beslut om det är rätt person. Behöver kandidaten visa något form av intyg? Har de missat att skicka in sitt CV? Det är lätt fixat!
Om du vill att en kandidat ska komplettera sin ansökan med dokument så kan du begära in dem via en kompletteringsbegäran.
En kompletteringsbegäran gör du väldigt enkelt genom en händelse. Vad behövs då för att det här ska fungera?
Händelsen måste finnas uppsatt på ert konto.
Du som användare behöver rättigheten för att använda händelser.
Skulle det vara så att händelsen inte finns eller att du saknar rättigheten, ta kontakt med en intern administratör så hjälper de dig!
Begär in kompletteringen
Hur gör du då för att skicka iväg begäran om komplettering? Jo!
Börja med att gå till ansökningslistan och markera de kandidater som du vill ska skicka in kompletterande filer
Välj händelsen för komplettering (namnet på händelsen kan variera beroende på hur den är uppsatt. I exemplet nedan har vi döpt den till "Begär komplettering").
När du valt händelsen så kommer en ruta upp på skärmen som visar meddelandet som syns för kandidaten.
I regel så har ni den här händelse redan skapad på ert konto och den brukar också vara kopplad till en specifik kontaktmall.
En kontaktmall går alltid att redigera i det här steget, det viktiga är att parametern %LINK% finns med, annars finns det ingenstans för kandidaten att ladda upp sina filer! (Mer om parametrar nedan)
När du är nöjd med hur meddelandet ser ut klickar du på "Skicka".
Parametrar
Parametrar är hjälpmedel som du kan använda i meddelanden som ska skickas till kandidater. En parameter hämtar information från systemet, som delvis gör att du inte behöver skriva i all information manuellt, och att du kan skicka ett meddelande till flera kandidater samtidigt, utan att behöva skriva i deras uppgifter för hand.
T.ex. så hämtar parametern %FIRSTNAME% förnamnet på kandidaten som du vill skicka meddelandet till, baserat på vad kandidaten har skrivit i sin ansökan, och kommer alltid skicka ett individuellt mail till varje kandidat. Det är gör att du kan skicka personliga meddelanden till flera kandidater samtidigt utan att det innebär någon extra handpåläggning. Smidigt va? 😍
Som vi nämnde precis ovan så måste parametern som heter %LINK% finnas med i meddelandet. Det är via den unika länken, som den här parametern hämtar, som kandidatens filer laddas upp.
Här nedan ser du även ett exempel på hur en kontakmall för begäran av kompletterande filer kan se ut!
När kandidaten har kompletterat sin ansökan och laddat upp sina filer så kommer de få en status som reflekterar det här, som heter "Komplettering mottagen". Filerna finns då inne i kandidatens ansökan, under rubriken "Filer".