Kies Onea als provider
Kies Onea als provider door de knop op “AAN” te zetten.
Als je op de naam Onea klikt, krijg je een korte uitleg.
Klik op Volgende om naar het scherm prijslijst te gaan.
Ter info: Het menu bovenaan geeft duidelijk weer welke stappen je al doorlopen hebt, en welke je nog moet doen. Je kan ook eenvoudig teruggaan naar de vorige stappen via de knop “Vorige” of via de menuknoppen.
Prijslijst
Je documenten delen met je boekhouder is volledig gratis voor jou. Je betaalt hiervoor geen extra Billtobox kosten. Je boekhouder betaalt voor het gebruik van Onea.
Klik op de knop “Volgende” om naar de voorwaarden van de accounting app te gaan.
Voorwaarden
Om de app te gebruiken, vragen we jouw akkoord te gaan met de algemene voorwaarden.
Je kan de voorwaarden op het scherm lezen.
Wens je de voorwaarden ook bij te houden? Dat kan eenvoudig door de link “Opslaan” te volgen. Je krijgt een PDF die je makkelijk kan bewaren.
Helemaal onderaan de voorwaarden kan je ze goedkeuren. Dit is nodig om de dienst te kunnen activeren. Verklaar je akkoord door de knop op “ja” te zetten.
Klik op de knop Volgende om naar de Instellingen van de accounting app te gaan.
Instellingen
Via de instellingen bepaal je hoe de app zal werken.
De knop Stuur ook de pdf documenten naar je accountant wordt momenteel niet gebruikt.
Je onderneming
Naam en BTW van de onderneming worden automatisch gevuld.
Informatie van het accountancy kantoor
Je dient de gegevens van je accountancy kantoor in te vullen.
De naam van het kantoor
Contactpersoon van het kantoor
Email adres van de contactpersoon
Straat en huisnummer van het kantoor
Postcode en plaats van kantoor
Telefoonnummer van het kantoor
BTW nummer van het kantoor (formaat: BE0123456789)
Boekhoudpakket
Geef aan welk boekhoudpakket je accountancy kantoor gebruikt
Selecteer de naam van je pakket uit de lijst, of kies "andere" indien je pakket ontbreekt
Indien je "andere" selecteert, vul dan ook de naam in
Geef je gebruikersnaam en wachtwoord van je pakket in
Configuratie van Onea
Selecteer in de rechterbovenhoek de map waarvoor je de API-sleutel wilt ophalen
Klik op het moersleutelpictogram, je wordt doorgestuurd naar de bedrijfsinstellingen
De API-sleutel wordt weergegeven als een van de bedrijfsvelden en kan worden gekopieerd.
Onea gebruikers
Je vindt meer uitleg over de opties door op het vraagteken te klikken.
Bestaat de onderneming nog niet in Onea, of wil je extra gebruiker op een bestaande account aanmaken in Onea, vul dan de gebruikers in.
Voor elke gebruiker kan je kiezen tussen het type "Accountant" of "Goedkeurder"
Kies voor elke gebruiker ook een Naam en E-mailadres
Klik op de knop "Gebruiker toevoegen" indien je meerdere gebruikers wil aanmaken
Soorten workflow (https://help.onea.be/index.php/Approval_manual)
Tenslotte kan je nog een aantal opties in Onea activeren:
Je vindt meer uitleg over de opties door op het vraagteken te klikken.
Alleen pre-validatie header
Stuur naar TAP
Manuele flow
Automatische flow
Na-controle
Laad goedkeuringstabel op
Deze tabel wordt gebruikt wanneer je met een automatische flow werkt
Zie documentatie: https://help.onea.be/index.php/Approval_manual#Create_TOA_rules
Alle velden aangeduid met een sterretje (*) zijn verplicht.
Je kan deze opties ook later nog met Onea verder bekijken.
Machtiging voor accountant
Mag de accountant zonder toestemming boeken?
Klik op de knop Volgende om naar de Samenvatting te gaan.
Samenvatting
Op het laatste scherm van de wizard krijg je een bevestiging van de partner die je nu zal activeren.
Bestaande Onea gebruiker
Nadat je op “Einde” heeft geklikt, wordt de accounting app meteen geactiveerd. Je krijgt een groene bevestiging. Je facturen zullen voortaan eenvoudig gedeeld worden met je boekhouder.
Wanneer je naar het menu Apps gaat zie je ook dat de status van de app is veranderd naar “Geactiveerd”
Nieuwe Onea gebruiker
Nadat je op “Activeer” heeft geklikt, wordt er een aanvraag naar Onea verstuurd om een Onea account voor je op te zetten. Onea zal contact met je of je boekhouder opnemen.
Nadien zal de app geactiveerd worden, en zal de status aanpassen naar “Geactiveerd”. Pas nadat de status is veranderd naar Geactiveerd zullen je documenten doorgestuurd worden naar je boekhouder.
Je kan de app later nog steeds uitschakelen via de instellingen.