Table des matières:
Activer un client
Afin d'activer le compte Billtobox d'un client, suivez les étapes ci-dessous:
Rendez-vous dans le menu Clients
Cliquez sur Nouveau client.
Remplissez les informations de votre client.
Pour configurer le partage de documents:
Activez Partager les documents avec votre cabinet comptable
Choisissez le logiciel de comptabilité
Votre client a maintenant été ajouté à votre liste.
Vous devez maintenant activer sa Billtobox. Vous pouvez le faire depuis le menu Clients en cliquant sur les 3 points puis Envoyer un e-mail d'invitation.
Activer plusieurs clients
Pour activer plus rapidement un grand nombre de comptes, vous pouvez importer vos clients à l'aide du tableur téléchargeable ci-dessous.
Remplissez le fichier Excel en respectant les instructions suivantes:
A. Client name - alphanumérique
B. Address - alphanumérique
C. ZIP - alphanumérique
D. City - alphanumérique
E. Country - tous les noms de pays complets sont pris en charge dans toutes les langues et toutes les écritures (comme: fRaNce, France, francE, etc.). Les abréviations à 2 lettres sont prises en charge dans toutes les écritures (comme: fR, FR, fr, rO, RO)
F. KBO/KVK/SIREN - BCE pour les clients de Belgique - numérique: 10 chiffres, KVK pour les clients des Pays-Bas - numérique: 8 chiffres; SIREN est destiné aux clients français - numérique: 9 chiffres
G. VAT - facultatif pour la Belgique, mais s'il n'y a pas de BCE, la TVA devient obligatoire. Facultatif pour les Pays-Bas, la France. Pour les autres pays qui n'ont pas SIREN, BCE ou KVK, la TVA est obligatoire (par exemple, si la Roumanie est sélectionnée comme pays, la TVA est obligatoire)
H. IBAN - FR + 9 chiffres + 1 lettre + 2 chiffres (pour la France), BE + 14 chiffres (pour la Belgique), NL + 2 chiffres + 4 lettres + 10 chiffres (pour les Pays-Bas)
I. BIC - facultatif (alphanumérique)
J. Language (de votre client) - doit suivre le format suivant: fr, fR, FR, Fr, français, Français, French, EN, en, eN, En, anglais, Anglais, English
K. Contact name - alphanumérique
L. Contact language - doit suivre le format suivant: fr, fR, FR, Fr, French, French, EN, en, eN, En, English, English
M. Contact email - valide uniquement si les caractères suivants sont présents: «@» et «.»
N. Assignee emails - facultatif (si les données sont renseignées, le champ n'est valide que si les caractères suivants sont présents: «@» et «.»
Rendez-vous dans le menu Clients
Cliquez sur Importer clients
Sélectionnez votre fichier Excel dûment rempli (ou glissez-le dans la zone d'import) et cliquez sur Défaut pour faire correspondre les champs aux colonnes du fichier.
Note: si vous n'utilisez pas le fichier exemple disponible sur la plateforme et en bas de cet article, vous devrez faire correspondre manuellement les champs aux colonnes du fichier. Cliquez sur Appliquer la correspondance avec le modèle avant d'enregistrer pour éviter de devoir à nouveau faire correspondre les champs la prochaine fois que vous importerez un client.
Téléchargez.
Si des erreurs sont détectées dans le fichier d'import, elles seront affichées.
Les erreurs vous indiquent d'où viennent les problèmes rencontrés, veuillez vérifier les colonnes du fichier Excel avant de réessayer.
Si aucune erreur n'est rencontrée, les clients sont importés automatiquement.
Cliquez sur Envoyer l'e-mail d'invitation pour Billtobox
