Den är relevant för dig som vill samla företagets arbetssätt på ett ställe i tracezilla, så att du och dina kollegor kan slå upp dem.
Vad är wikin?
Wikin är en modul i tracezilla där du kan beskriva och spara företagets rutiner, SOP:er och annan intern dokumentation, till exempel om hur ni använder tracezilla. Dokumentationen finns därmed i systemet, så att du och dina kollegor kan slå upp den utan att lämna tracezilla. Du kan till exempel använda wikin för:
riktlinjer för grunddata, till exempel nummerserier och namngivning av artiklar
fasta arbetssätt, till exempel mottagning av varor eller hantering av returvaror
upplärning av nya medarbetare
Wikin ingår i alla abonnemang. Alla användare i företaget kan använda wikin, om inte företaget har begränsat åtkomsten för deras roll under Roller och behörigheter i Företagsinställningar.
Varför är det viktigt att skriva ner rutinerna?
tracezilla är ett standard-ERP-system med många anpassningsmöjligheter. Du kan anpassa tracezilla på många sätt och ställa in inställningar och flöden så att de passar företagets egna arbetssätt. Därför ser tracezilla olika ut från företag till företag, och samma uppgift kan lösas på flera sätt.
När ni ställer in ert konto bestämmer ni hur tracezilla fungerar för er. Därför är det också ni själva som känner till er uppsättning bäst. När rutinerna är nedskrivna har ni något att gå tillbaka till om ni blir osäkra på hur en uppgift ska lösas eller varför en inställning har valts.
När rutinerna finns i wikin:
kan du slå upp hur företaget löser en uppgift i stället för att gissa
försvinner inte kunskap när en kollega är frånvarande eller slutar
kan nya medarbetare lära sig företagets arbetssätt snabbare
kan du enkelt förklara företagets uppsättning om du kontaktar tracezillas support
har du en utgångspunkt för att förklara för externa revisorer hur ni hanterar vissa scenarier och händelser
Skriv både hur uppgiften löses och vilka inställningar den bygger på. Då kan en kollega förstå varför tracezilla fungerar som det gör.
Så är wikin uppbyggd
Wikin består av ämnen, wikiartiklar och systemområden:
Ett ämne samlar wikiartiklar om samma tema. Ämnena visas på wikins startsida i den ordning som du anger när du skapar dem.
En wikiartikel innehåller själva rutinen. Varje wikiartikel ligger under ett ämne, så du måste skapa minst ett ämne innan du kan skapa en wikiartikel.
Ett systemområde kopplar en wikiartikel till den del av tracezilla som den handlar om, till exempel artiklar. Det är valfritt att välja ett. Systemområdena täcker artiklar, partners, ordrar, varupartier och lagersaldo, ekonomi, planering och kvalitet samt verktyg och integrationer.
Du kan filtrera wikin på både ämne och systemområde. Wikiartiklar med systemområdet SKU kan du dessutom öppna direkt från listan över artiklar när artikelvisningen är vald i inställningarna för artiklar.
Skapa ett ämne
Ett ämne samlar wikiartiklar om samma tema eller kategori, till exempel riktlinjer för artiklar. Du måste skapa minst ett ämne innan du kan skapa en wikiartikel.
Klicka på ikonen för Wiki i toppmenyn. Ikonen ser ut som en bok.
Klicka på Lägg till ämne uppe till höger.
Skriv ämnets namn i fältet Titel. Fältet är obligatoriskt.
Skriv en kort beskrivning av ämnet i fältet Beskrivning. Beskrivningen visas under ämnets namn på wikins startsida.
Skriv eventuellt en siffra i fältet Sortering.
Klicka på Spara.
Ämnet visas nu på wikins startsida.
Skapa en wikiartikel
En wikiartikel ligger alltid under ett ämne. Knappen Lägg till artikel visas först när det finns minst ett ämne i wikin.
Klicka på ikonen för Wiki i toppmenyn. Ikonen ser ut som en bok.
Klicka på Lägg till artikel uppe till höger.
Skriv wikiartikelns titel i fältet Titel.
Välj ämne i fältet Ämne.
Välj ett systemområde i fältet Systemområde om wikiartikeln handlar om en viss del av tracezilla. Fältet är valfritt.
Skriv en kort beskrivning i fältet Beskrivning. Beskrivningen visas under titeln, både på wikins startsida och när du öppnar wikiartiklar från listan över artiklar.
Skriv rutinen i fältet Innehåll.
Klicka på Spara.
I fältet Innehåll kan du formatera texten med rubriker, fet och kursiv stil, länkar, punktlistor, numrerade listor, citat och tabeller. Du kan också infoga bilder.
Wikiartikeln visas nu under ämnet på wikins startsida. Om du senare klickar på wikiartikeln visas den här vyn, där du kan redigera innehållet.
Skriv gärna rutinen som numrerade steg med en åtgärd per steg, och använd rubriker för att dela upp långa rutiner. Då är den lätt att följa för en kollega som ska göra uppgiften för första gången.
Hitta en wikiartikel i wikin
På wikins startsida ser du alla ämnen med deras wikiartiklar.
Du kan begränsa visningen på tre sätt:
Skriv ett nyckelord i sökfältet Ange nyckelord... för att söka efter ord i ämnets titel.
Välj ett ämne i filtret Ämne.
Välj ett systemområde i filtret Systemområde.
Om inga wikiartiklar matchar sökningen och filtren visas meddelandet "Inga artiklar matchar filtren."
Klicka på titeln på en wikiartikel för att öppna den. Överst i wikiartikeln ser du ämnet, systemområdet och när och av vem den senast uppdaterades. Klicka på Tillbaka till wiki för att komma tillbaka till startsidan.
Håll koll på versioner med aktivitetsloggen
Som utgångspunkt är det en bra idé att ha ett avsnitt för dokumentstyrning i dina wikiartiklar, där dokumentnummer och versionsnummer anges och uppdateras varje gång rutinen revideras.
Det kan vara bra att korsreferera numren till er övriga dokumentation av rutiner, till exempel egenkontrollprogrammet eller kvalitetshandboken.
tracezilla loggar ändringar i wikiartikeln. Klicka på Aktivitetslogg uppe till höger i wikiartikeln för att öppna aktivitetsloggen.
Loggen visar om en artikel har skapats eller uppdaterats, vilken användare som utförde åtgärden, när det hände (datum och klockslag) samt Loggdata, som innehåller den sparade versionen av texten i wikiartikeln.
Öppna wikiartiklar från genvägar i systemet
När du väljer ett systemområde för en wikiartikel skapas en genvägsknapp, så att artikeln kan öppnas inifrån systemet. Knappen visas först när du har laddat om sidan efter att du har sparat wikiartikeln. Klicka på den runda pilen högst upp i webbläsaren, eller klicka i adressfältet och tryck på Enter. Du kan också trycka på F5 (Cmd+R på Mac).
Genvägsknapparna finns i det övre högra hörnet i de översikter som systemområdet avser.
Särskilt för wikiartiklar med systemområdet SKU
Wikiartiklar med systemområdet SKU kan du öppna direkt från listan över artiklar. Det kräver att artikelvisningen är vald i inställningarna för artiklar.
Välj artikelvisningen i inställningarna för artiklar
Välj artikelvisningen i inställningarna för artiklar
Gå till Företagsinställningar.
Klicka på Artiklar under Grundinställningar för Master Data.
Klicka på fliken Övrigt.
Välj Artikelvisning i fältet Åtgärd när du klickar på en artikel i översigten.
Klicka på Spara.
Öppna en wikiartikel från listan över artiklar
Öppna en wikiartikel från listan över artiklar
Klicka på Lager i toppmenyn.
Klicka på Artiklar i sidofältet.
Klicka på knappen med bokikonen och en siffra uppe till höger. Siffran visar hur många wikiartiklar som har systemområdet SKU. En dialog öppnas med wikiartiklarna.
Klicka på den wikiartikel som du vill läsa.
Dialogen visar titel, ämne och beskrivning för varje wikiartikel med systemområdet.
Redigera eller radera en wikiartikel
Du redigerar och raderar en wikiartikel från själva wikiartikeln.
Redigera en wikiartikel
Redigera en wikiartikel
Klicka på ikonen för Wiki i toppmenyn. Ikonen ser ut som en bok.
Klicka på wikiartikelns titel.
Klicka på Redigera. Dialogen Uppdatera artikel öppnas med samma fält som när du skapade artikeln.
Ändra texten.
Klicka på Spara.
Du kan flytta wikiartikeln till ett annat ämne genom att välja ett annat ämne i fältet Ämne innan du klickar på Spara.
Radera en wikiartikel
Radera en wikiartikel
Klicka på ikonen för Wiki i toppmenyn. Ikonen ser ut som en bok.
Klicka på wikiartikelns titel.
Klicka på Radera artikel. En dialog frågar om du är säker på att du vill radera artikeln.
Klicka på Radera.
Du kan inte återställa en wikiartikel när du har raderat den.
Redigera ett ämne
Redigera ett ämne
Du redigerar ett ämne från wikins startsida.
Klicka på ikonen för Wiki i toppmenyn. Ikonen ser ut som en bok.
Klicka på pennikonen vid ämnets namn. Dialogen Uppdatera ämne öppnas.
Ändra fälten Titel, Beskrivning eller Sortering.
Klicka på Spara.
Radera ett ämne
Radera ett ämne
Du kan bara radera ett ämne som inte innehåller några wikiartiklar. Om ämnet fortfarande innehåller wikiartiklar visar tracezilla meddelandet "Ämnet innehåller fortfarande artiklar. Flytta eller radera dem innan ämnet raderas." Du flyttar en wikiartikel genom att välja ett annat ämne i fältet Ämne när du redigerar den.
Klicka på ikonen för Wiki i toppmenyn. Ikonen ser ut som en bok.
Klicka på pennikonen vid ämnets namn.
Klicka på Radera ämne. Bekräfta raderingen om tracezilla ber dig om det.
Bestäm vem som kan använda wikin
Under Roller och behörigheter kan du bestämma vad varje roll kan göra i wikin. Det finns två inställningar:
På fliken Synliga menypunkter bestämmer du om rollen har ikonen för Wiki i toppmenyn. Utan ikonen kan rollen varken öppna wikin eller skapa något. Rollen kan fortfarande läsa wikiartiklar som är kopplade till ett systemområde, till exempel från listan över artiklar.
På fliken Åtkomstbegränsningar bestämmer du om rollen får skapa innehåll i wikin. Utan åtkomsten kan rollen fortfarande öppna wikin och läsa det som andra har skrivit.
Ta bort wikin från toppmenyn för en roll (så att den inte syns)
Ta bort wikin från toppmenyn för en roll (så att den inte syns)
Gå till Företagsinställningar.
Klicka på Roller och behörigheter under Användare och åtkomst.
Klicka på fliken Synliga menypunkter.
Avmarkera Wiki längst ner på fliken, i kolumnen för rollen.
Klicka på Stäng fönstret. Ändringen sparas när du stänger fönstret.
Begränsa vem som får skapa innehåll i wikin (så att den inte kan redigeras)
Begränsa vem som får skapa innehåll i wikin (så att den inte kan redigeras)
Gå till Företagsinställningar.
Klicka på Roller och behörigheter under Användare och åtkomst.
Klicka på fliken Åtkomstbegränsningar.
Avmarkera rutan i raden för wikin [verifiera radens namn], i kolumnen för rollen.
Klicka på Stäng fönstret. Ändringen sparas när du stänger fönstret.
När du avmarkerar rutan under Åtkomstbegränsningar förlorar rollen behörigheten att skapa, redigera och radera ämnen och artiklar i wikin. Om rollen fortfarande är markerad under fliken Synliga menypunkter kan användare med rollen läsa wikin men inte ändra i den.