Är det första gången du ska testa ett EDI-flöde ska du börja med att kontrollera att integrationen är aktiv. Du hittar integrationen i dina företagsinställningar.

Företagsinställningar → Integrationer → EDI Solutions

Här ska du:

Öppna partnern och gå till: Övrigt → Inställningar → EDI

Du ska ange en inställning för första orderstatus på partnern under Övrigt → Inställningar → EDI → Initial orderstatus.

Innan testordern läses in ska du veta vilken av följande orderstatusar ordern ska läsas in med:

Du får den här informationen antingen direkt från din kund eller från EDI Solutions.

EDI Solutions kallar begäran om godkännande för ORDRSP – Order acknowledgment eller ORDRSP step 1. Observera att orderbekräftelse (Begäran om bekräftelse) heter nästan samma sak: ORDRSP – Order confirmation eller ORDRSP step 2.

Kom ihåg att markera kryssrutan Aktivera.

På ICA-partnern ska standardstatus anges till Begäran om orderbekräftelse under Övrigt → Inställningar.

När ordrar från ICA tas emot läses de först in som begäran om orderbekräftelse. För att kunna skicka en orderbekräftelse ska du klicka på Bekräfta order högst upp till höger, vilket skickar ORDRSP till EDI Solutions.

Kan du inte leverera enligt avtalat datum eller antal ska ändringarna göras på ordern i tracezilla innan en orderbekräftelse skickas via EDI.

När varorna hämtas – och varupartier har valts – skickas en följesedel via EDI. På datumet för riskövergång skapas fakturan och skickas till ICA via EDI.

För närvarande går det att göra ändringar av kvantiteter på ordern. Vid andra ändringar bör du kontakta ICA för vägledning om hanteringen.

ICA stödjer endast orderbekräftelser som rör kvantiteter:

IAID består normalt av ditt företagsnamn och kundens, men kan också innehålla siffror.

Du får information om IAID från din kund eller från EDI Solutions. Har du inte fått den informationen ska du komma ihåg att fråga.

IAID skrivs in i fältet fallback EDI-flöde och används om du har skapat en order manuellt i tracezilla där dokumenten till kunden ska skickas via EDI. Vid inläsning av ordrar från EDI anges IAID automatiskt av kunden själv, men det fylls inte i automatiskt i dina stamdata – bara på den enskilda, inlästa ordern.

Kontrollera därefter att kunden har:

Gå till Försäljning och klicka på Hämta från EDI Solutions

När ordern ska hämtas in ska du markera kryssrutan Hämta testorder.

Kontrollera därefter:

Är upphämtningsdatumet 01.01.0001 eller saknas upphämtningsplatsen ska uppgifterna fyllas i manuellt. De uppgifterna skickar kunden inte med.

Gå till Försäljning → Ordrar.

Du ska bara skicka orderaccept och orderbekräftelse om din kund har bett om det och du har fått besked om det från EDI Solutions. EDI Solutions mappar koderna från tracezillas XML-dokument så att de kan konverteras till din kunds XML-format.

Har kunden inte bett om att få dokumenten kan de inte heller ta emot dem, eftersom konverteringen då inte är uppsatt.

Ska du skicka ett EDI-meddelande om orderaccept sker det automatiskt så snart du läser in testordern från EDI – förutsatt att du har ställt in statusen korrekt i partnerinställningarna. Se Steg 2 – Ställ in kunden för test.

Orderacceptmeddelandet får samma nummer som försäljningsordern. Du ser att det har skickats på fliken Dokument på försäljningsordern.

Har du satt första EDI-status till Begäran om orderbekräftelse skickas den här meddelande- och dokumenttypen först när du har klickat på Bekräfta (högst upp till höger), skapat orderbekräftelsen och klickat på Skicka i dialogfönstret.

Även denna får samma referens som försäljningsorderns automatiskt tilldelade nummer och syns på fliken Dokument.

Coop, ICA, SOK med flera kan ibland vilja testa avvikelser i antal artiklar på en order. I så fall får du besked från EDI Solutions.

Ska antalet artiklar ändras måste det göras innan orderbekräftelsen (dokumentet) skickas.

Om du ändrar antalet blir det förväntade antalet rött, och du ska ange en ändringsorsak från listan samt det tidigaste leveransdatumet.

Har orderbekräftelsen redan skickats, men det finns en skillnad mellan det bekräftade antalet och det antal som skickas, ska avvikelsen anges när du skapar SSCC. Observera att avvikelser ska läggas till på den sista SSCC:n innan följesedeln skapas, eftersom informationen ska ligga på den sista raden i DESADV.

Kom ihåg att ange negativt tecken, alltså minus, om du levererar ett mindre antal än kunden har beställt.

Du behöver artiklar med batchnummer och bäst före-datum på lager för att kunna skapa en följesedel och en faktura. Därför skapar du ett testinköp till dig själv med fiktiva uppgifter.

Ber din kund dig skicka en DESADV (Despatch Advice – följesedel), även kallad ASN, via EDI ska den skapas och skickas innan fakturan. Den ska följa den fysiska varuförsändelsen när ni inte längre testar.

Vissa kunder, bland andra ICA och Coop Sverige, kan kräva att en elektronisk följesedel (DESADV) skickas som en del av EDI-testet. Är det aktuellt informerar EDI Solutions dig om det.

Har du inte avtalat med kunden att skicka DESADV ingår det inte i er handel via EDI, och eventuella försök att skicka dokumentet blockeras av EDI Solutions, eftersom det inte finns någon konvertering uppsatt från tracezillas XML-fil till kundens filformat.

Kan du inte skicka en DESADV trots att kunden vill ta emot den via EDI ska du kontakta kunden direkt. Orsaken kan till exempel vara att ni använder externa lager som inte kan skapa DESADV eller förse dig med de uppgifter du behöver för att skapa den.

Klicka på EDI Solutions-knappen vid den skapade följesedeln.

Öppna XML-filen i Google Chrome och gå igenom filen. Ser filen korrekt ut kan du klicka på Ja, skicka i tracezilla för att bekräfta att den skickas till EDI Solutions.

Skicka ett mejl till EDI Solutions där du uppger dokumentnummer på den skickade följesedeln. Har dokumentet flera versioner bör du också uppge versionsnumret på den version som skickats.

Det går att automatisera sändning av följesedlar via EDI. När ordrar skickas iväg skickas följesedeln automatiskt.

Vid leverans till bland annat Coop Sverige ska en ytterförpackning vara registrerad, till exempel en EUR-pall eller CHEP-pall.

Ytterförpackningen bör läggas till på ordern automatiskt via en tjänsterad eller en orderrad. Kontrollera därför att förpackningen finns med innan följesedeln skickas.

Du hittar EAN-koder till ytterförpackning på GS1:s kodlista för pant för returnerbar förpackning.

OBS: Coop Sverige tar endast emot krediteringsorsakerna Discrepancies or adjustments och Wrong price.

Skicka ett mejl till EDI Solutions där ni anger alla referenser till dokumentnummer och bekräftar att dokumenten är skickade. EDI Solutions följer sedan dokumenten och konverterar dem vidare till er kund om de ser korrekta ut.

Därefter är det bara att vänta på att kunden accepterar dokumenten. Var uppmärksam på att det kan gå från några dagar till flera månader från att ett test är genomfört till att er kund accepterar testdokumenten.

När EDI-kunden har godkänt dokumenten och kunden går live – normalt sätts ett datum, eller ni får besked via mejl – ska följande göras:

​
​OBS: Har du inga öppna försäljningsordrar till kunden får du ett felmeddelande. Du bör helt enkelt låta bli att ställa in flöden om det inte finns öppna försäljningsordrar till kunden.

Ska flera partner ha den här inställningen kan du ställa in fakturaåtgärden med en masshandling.
Om det finns en fast fakturamottagare ska en relation sättas upp på partnern där det anges vem som ska ta emot fakturan.

Lösning: Hitta den aktuella partnern och lägg in GLN-numret på den relevanta platsen.

Lösning: Gå till Lager → Artiklar, hitta artikeln och lägg till EAN på fliken Namn och ident.

Var mycket uppmärksam på om kunden vill att ni hanterar det här på ett specifikt sätt. Vissa kunder har till exempel offentligt tillgängliga scheman över rätt kombination av fakturamottagare, kund och leveransplats, medan andra har skickat informationen till dig när avtalet upprättades – typiskt i samband med korrespondens om inmälning av artiklar.

Lösning: Ni ska skapa en ny faktura för att få rätt kunduppgift på fakturan. Följ vägledningen om kreditnota och rättelse av kund.

På en försäljningsorder kan du ange en separat fakturamottagare som är en annan partner än kunden. Det betyder att:

Du väljer en fakturamottagare till ordern genom att markera Fakturan ska skickas till någon annan än kunden

OBS: Du ska komma ihåg att skapa kreditnotan först. Informationen följer med när du skapar en ny faktura.

Vill du få fältet ifyllt automatiskt framöver kan du sätta upp en relation så att en bestämd kund alltid får en fast fakturamottagare.

Gå till kundens partner och välj fakturamottagare utifrån ordertypen Försäljning och sätt rollen Faktureras till.

Lösning: När du har krediterat ordern ska du ange rätt fakturamottagare på ordern och därefter skapa en ny faktura.

Lösning: Kontrollera att priserna du har angett i din prislista eller på ramavtal till kunden stämmer med det ni har avtalat. Kontrollera också måttenheterna på de artiklar som har fakturerats.

Handlar du med Salling Group ska du vara uppmärksam på att de kan avtala med er om att skicka ordrar med styckpriser, även om de beställer kollivaror.

Är det fallet kan prisfelet bero på att tracezilla som standard skickar kollipriset, vilket är standard hos de flesta EDI-kunder. Du kan dock sätta upp en EDI-inställning på partnern så att priset alltid anges per styck i EDI-filerna.

EDI (Electronic Data Interchange) är elektroniskt utbyte av affärsdokument mellan företag. I stället för att skicka dokumenten manuellt via mejl utbyts de automatiskt mellan systemen.

Ett EDI-meddelande är ett elektroniskt dokument som skickas mellan två företag. Det kan till exempel vara en order, en följesedel eller en faktura.

En EDI-partner är ett företag som du utbyter EDI-meddelanden med. Det kan till exempel vara en kund, en leverantör eller en grossist.

ORDERS är en elektronisk försäljningsorder som tas emot via EDI. I tracezilla skapas försäljningsordern automatiskt genom integrationen med EDI Solutions.

DESADV är en elektronisk följesedel (despatch advice) som skickas via EDI när varorna skickas. Den innehåller bland annat uppgifter om de varor som levereras samt tillhörande SSCC-nummer. Följesedeln skapas på leveransen på fliken Dokument. Klicka på Skapa följesedel och därefter på EDI Solutions.

INVOIC – Debit är en elektronisk faktura med ett positivt totalbelopp. Den används för att kräva betalning för levererade varor eller tjänster.

INVOIC – Credit är en elektronisk kreditnota. Den fungerar som en faktura med ett negativt totalbelopp och används normalt vid returer eller krediteringar.

Ett GLN (Global Location Number) är ett globalt nummer som entydigt identifierar en juridisk enhet eller en fysisk plats, till exempel ett lager eller en butik. I EDI används GLN för att identifiera avsändare, mottagare, leveransplats och fakturamottagare. I tracezilla anges GLN på partnerns plats i fältet EDI.

Ett GTIN (Global Trade Item Number) – även känt som EAN-nummer – är ett globalt artikelnummer som entydigt identifierar en produkt. I tracezilla anges numret på artikeln på fliken Namn och ident.

GS1 är den internationella organisation som utvecklar och underhåller standarder för handel och logistik, bland annat GLN, GTIN och SSCC.

Du får ditt företagsprefix tilldelat från GS1 och använder det för att bilda streckkodsnummer. Numren kallas EAN och används för att identifiera en vara i en given förpackning. Ditt företagsprefix ingår också i alla SSCC som du genererar.

På GS1:s webbplats hittar du vägledningar, bland annat koder för krediteringsorsaker, EAN för ytterförpackning och kodvärden för T0290 VAT exempt.

Ett SSCC (Serial Shipping Container Code) är ett unikt serienummer som identifierar en logistisk enhet, till exempel en pall. SSCC-nummer används bland annat i DESADV-meddelanden så att mottagaren kan identifiera de enskilda pallarna vid mottagningen.

Du lägger till ett SSCC-nummer på en orders leverans. Det går att lägga till SSCC-nummer ett för ett för varje varuparti, eller som en masshandling genom att markera alla varupartier och klicka på Lägg till SSCC.

För att kunna lägga till SSCC med en masshandling ska du ange ditt företagsprefix och extension digit under Företagsinställningar → Etiketter och symboler → GS1 samt ange nästa nummer i den unika pallnummerserien under Företagsinställningar → Automatisk tilldelning av nummer.