Uppdatera företagsnamn, adress och bankuppgifter

När ert företag byter namn, adress, bank eller organisationsnummer finns det flera ställen i tracezilla där uppgifterna behöver uppdateras.

Här får du en komplett översikt över hur du rättar uppgifterna, så att de visas korrekt på dokument (t.ex. fakturor), EDI-filer och liknande.

💡 Tips: Om ni har tilläggsmodulerna B2B Commerce eller Power Pack kan det finnas fler ställen där namnet behöver ändras. Ni kan också ha satt upp en autosignatur under Översättningar.

Läs mer om B2B Commerce, anpassade mallar och datauttag.

1. Allmänna företagsuppgifter (namn, adress, logo och organisationsnummer)

En stor del av de uppgifter som visas på era PDF-dokument och används för EDI hämtas från partner nr. 1.

Den partnern representerar ert eget företag och är markerad som Min profil.

Gå till Partner i toppmenyn.
Klicka på kolumnrubriken Nummer för att sortera, så att partner nr. 1 ligger högst upp (eller använd sökfiltren till vänster).
Klicka på partnern som är markerad med Min profil.
Använd Redigera-knapparna för att uppdatera uppgifter och adress. Här kan du även uppdatera logon.

2. Bankuppgifter och betalningsmetoder

Bankuppgifter på PDF-fakturor

Om ni har fått nya bankuppgifter ska de ändras här för att visas på era fakturor:

Klicka på företagsnamnet högst upp till höger.
Välj Företagsinställningar.
Klicka på Allmänna inställningar under avsnittet Dokument och mallar.
Gå till fliken Bankkontouppgifter.
Ange banknamn, clearingnummer och kontonummer samt eventuellt IBAN och SWIFT/BIC.
Klicka på Spara.

Betalningsmetoder (används t.ex. för EDI)

Klicka på företagsnamnet högst upp till höger.
Välj Företagsinställningar.
Gå till Betalningsmetoder.
Klicka på knappen med de tre punkterna vid metoden och välj Redigera.
Uppdatera uppgifterna och klicka på Spara.

Bankgiro, plusgiro och OCR

Om ert bankgiro- eller plusgironummer eller er OCR-kod ändras ska det uppdateras, så att kunderna inte betalar in till ett felaktigt och eventuellt avslutat konto:

Klicka på företagsnamnet högst upp till höger.
Välj Företagsinställningar.
Gå till Översättningar.
Sök fram textsträngen CONDITION_INVOICE och ändra eller ta bort koden.
Klicka på Spara.

Kom ihåg att även kontrollera och rätta betalningsuppgifter i eventuella EDI-integrationer.

3. Standardintegrationer och anpassade API-integrationer

⚠️ Viktigt: Alla integrerade system (t.ex. ert bokföringssystem) bör byta namn samtidigt, innan ni återupptar verksamheten. Undvik att skapa och bokföra fakturor medan uppdateringen pågår.

Kontrollera era integrationer

Gå till Företagsinställningar > Integrationer.
Gå igenom översikten under Aktiverade integrationer.
Kontrollera även avsnittet Inaktiverade integrationer, för att se om det finns system som ska aktiveras senare och som kräver nya integrationsnycklar.
Rätta uppgifterna i ert bokföringssystem samtidigt. Om ni har fått ett helt nytt tracezilla-konto eller ett nytt konto i bokföringssystemet måste systemen kopplas ihop på nytt.

API-tokens (API-nycklar)

Klicka på företagsnamnet högst upp till höger > Mitt konto > API-nycklar.
Kontrollera både fliken Personal Access Tokens och Resource Owner Password Credentials.
Om ett externt företag har hjälpt er att sätta upp era API-integrationer bör ni kontakta dem för att höra om nycklarna behöver genereras på nytt.

4. E-postintegration (ny domän)

Om ni har bytt e-postadress och domän, och er tidigare domän är kopplad till tracezilla (så att ni skickar från er egen domän i stället för noreply@tracezilla.com), behöver kopplingen göras om:

Klicka på företagsnamnet högst upp till höger > Anslut e-postdomän.
Klicka på Ta bort anslutning vid den gamla domänen.
Ange det nya domännamnet, t.ex. foretag.se om er e-postadress är info@foretag.se.
Klicka på Anslut.

Följ därefter vår guide till e-postintegration för att sätta upp de nya DNS-posterna korrekt.

5. Ändra användarnas e-postadresser

Om era e-postadresser har ändrats efter ett domänbyte kan det lösas på två sätt.

Lösning 1: Användarna uppdaterar själva

Varje användare loggar in och följer dessa steg:

Klicka på företagsnamnet högst upp till höger > Mitt konto.
Ändra fältet Din e-postadress under Kontaktinformation i vänstermenyn.
Klicka på Spara.

Lösning 2: Kontoägaren bjuder in användarna på nytt

En kontoägare kan ta bort de gamla användarna och skapa dem på nytt:

Ta bort användare: Gå till Företagsinställningar > Användare. Klicka på de tre punkterna vid användaren och välj Ta bort från organisation.
Lägg till nya: Klicka på Bjud in användare, ange den nya e-postadressen, välj roll och skicka inbjudan.
Kontots ägare: Ägaren kan inte ta bort sig själv, utan måste ändra sin e-postadress manuellt under Mitt konto > Din e-postadress (Kontaktinformation).

Läs gärna mer i guiden till att skapa nya användare.

6. Fakturering av ert tracezilla-abonnemang

Uppgifter på fakturorna från tracezilla

Om ert företag har fått nytt namn, nytt organisationsnummer eller ny adress bör du rätta era faktureringsuppgifter. Uppgifterna visas på de fakturor som skapas automatiskt varje månad för ert tracezilla-abonnemang.

Klicka på företagsnamnet högst upp till höger.
Välj Företagsinställningar.
Klicka på Faktureringsinformation.
Rätta de relevanta uppgifterna i dialogfönstret.
Klicka på Spara.

Fakturering via betalkort

Om ni har fått ett nytt betalkort behöver kortuppgifterna uppdateras:

Klicka på företagsnamnet högst upp till höger.
Välj Företagsinställningar.
Klicka på Betalning. Ni omdirigeras därefter till Stripe.
Klicka på + Lägg till betalningsmetod och ange de nya kortuppgifterna.
Ange det nya kortet som förvalt.
Klicka på X vid det gamla betalkortet för att ta bort det.

I Stripe ser du också ert nästa faktureringsdatum.

Om ni redan har fakturerats med felaktiga betalningsuppgifter på den senaste fakturan, kontakta tracezilla på support@tracezilla.com.

✉️ Kontakta supporten: Skicka ett e-postmeddelande till support@tracezilla.com med ert nya företagsnamn, organisationsnummer, adress och den e-postadress som era framtida tracezilla-fakturor ska skickas till. Då kontrollerar vi att uppgifterna även är korrekt registrerade hos oss.

Relaterade artiklar