När kalendern skiftar månad gör många företag en inventering av sitt lager och lagervärde.
I guiden nedan får du tips om relevanta funktioner för månadsslut i tracezilla.
Vi skriver också vad du bör vara uppmärksam på vid användning av funktionerna för att avsluta en period.
Inventering av varulager
Det är mycket olika hur ofta ett företag räknar sitt lager. För många företag gäller att det finns fastställda rutiner av hänsyn till redovisning eller ekologiregler.
Oavsett om ditt företag räknar lagret varje månad, varje kvartal, halvårsvis, en gång per år eller allt däremellan har vi några tips till dig.
Räkna varorna som separata varupartier och registrera relevant information för att skilja mellan partierna
När ni gör status är det viktigt att räkna varje varuparti för sig.
Varje varuparti bör ha någon form av spår eller datum som gör det möjligt att identifiera det fysiska varupartiet i systemet. Det kan vara lotnummer, batchnummer, produktionsdatum, bäst före-datum eller liknande.
Med hjälp av spår kan du också skilja mellan varupartierna vid inventeringen. Tillägg av datum hjälper samtidigt tracezilla att föreslå plock på ordrar enligt FEFO-principen, vilket bidrar till ett bra flöde i lageruttaget.
Räkna allt på en gång
Undvik att sprida inventeringen över flera dagar och undvik att göra inköp, försäljning och produktion samma dag som ni gör inventeringen.
Det kan skapa förvirring om man räknar över flera dagar, särskilt om varor kommer in och lämnar lagret under tiden. Då riskerar man att registrera varor som finns på lager som redan har plockats till t.ex. en försäljningsorder, eller dubbelregistrera varor som har mottagits på en inköpsorder. Lagernivån kan se konstgjort hög ut, vilket kan leda till att man översäljer varor eller inte upptäcker i tid att man saknar varuförsörjning.
Registrera lagerinventeringen i tracezilla så snart som möjligt
Om det går för lång tid mellan inventeringen och registreringen i tracezilla riskerar du att ha en inaktuell inventering som inte kan användas till något.
Var uppmärksam på att notera alla varor som går in och ut ur lagret efter att lagret har räknats, fram till att det registreras i tracezilla.
Kom ihåg att notera detta i ett separat ark så att det inte ser ut som en del av inventeringen – lagerförändringar ska registreras på ordrarna i tracezilla. Annars riskerar du en differens i ekologiredovisningen, att varornas värde räknas som varuförlust i bokföringen eller att kostpriset på varupartiet inte registreras korrekt.
Det rekommenderas att tiden mellan inventering och registrering är så kort som möjligt.
God praxis vid lagerstatus
Avsätt en specifik dag för inventering i kalendern. Det gör det möjligt att planera lagerflödet och undvika att blanda inventering med varumottagning eller att räkna varor som skickas till kund samma dag.
Involvera flera medarbetare så att det blir en laginsats. Genom att avsätta en dag för inventering frigörs resurser, eftersom man bör undvika produktion samma dag. Inventeringen går snabbare när fler hjälper till. Det ökar också förståelsen för vikten av lagerinventering när fler prioriterar uppgiften.
När flera hjälper till måste inventeringsarbetet koordineras. Utse gärna en samordnare som hämtar inventeringslistan och delar upp den så att två personer inte räknar samma varor – men samtidigt säkerställer att allt täcks. Samordnaren ansvarar för att informera och motivera medarbetarna.
Förbered lagerinventeringen – hämta inventeringslista
Inventeringslistan i tracezilla baseras på vilka varor som är registrerade i lager.
Var uppmärksam på om varor finns på olika lagerplatser (adresser/lager). Kom ihåg att filtrera detta innan ni hämtar inventeringslistan från tracezilla.
Tips: du kan hämta listan baserat på hur lagret är organiserat. Om lagret är uppdelat i råvarulager, färdigvarulager och emballagelager kan du söka i inventeringslistan baserat på kategori eller taggar.
Innan du hämtar listan är det viktigt att dina ordrar är uppdaterade.
tracezillas inventeringslista baseras på vad som finns fysiskt i lager enligt registreringarna.
Se till att markera öppna ordrar (inköp, försäljning, lager, produktion) som skickade eller levererade så att det stämmer med verkligheten.
Om du har glömt att skapa och ta emot en inköpsorder kommer varorna inte att visas i inventeringslistan.
Varor som är packade på en pall till en försäljningsorder men ännu inte skickade kan markeras som plockade under försäljningsorderns leverans.
Uppdatera orderstatus så att det stämmer med verkligheten.
Se hur du kan registrera inventeringen och hämta listan i denna guide.
Lagervärdering
tracezilla beräknar automatiskt ditt lagervärde baserat på ditt lager och varje varuparts kostpris.
När en lagerinventering har genomförts ska den registreras i tracezilla, om den inte noteras direkt i applikationen via inventeringsfunktionen. Lagervärderingen körs automatiskt varje natt runt kl. 3/4/5, så dagen efter kommer inventeringens justeringar att ingå i lagervärderingen.
Observera att lagervärderingen följer en redovisningsperiod på en månad. Det betyder att inventeringens effekt på lagervärdet kan ses i den månad inventeringen registreras, när månaden är avslutad.
Exempel:
Lagret räknas den 30 november.
Inventeringen registreras dagen efter, dvs. 1 december.
Lagervärdet beräknas om natten till den 2 december. Den 2 december kan du se rapporten för lagervärdering efter att lagret har uppdaterats.
Du kan se din lagervärdering i rapporten med samma namn.
I guiden Lagervärde i tracezilla och bokföring i Fortnox kan du läsa mer om lagervärde, hur det beräknas i tracezilla och hur värdet kan överföras till Fortnox.