Spring videre til hovedindholdet

Behandling af testordrer via EDI Solutions integrationen

Denne artikel viser dig, hvordan du selv tester en EDI-forbindelse i tracezilla via integrationen til EDI Solutions. Den er relevant for dig, der har aftalt EDI-samhandel med en kunde, og som skal have testforløbet godkendt, før I går live.


Testforløbet afhænger af, hvilke dokumenter din kunde kræver, og hvilke scenarier kunden vil have testet. Har din kunde sendt flere testordrer, skal du typisk teste flere scenarier.

Vil du have hjælp til at gennemføre testforløbet, kan du kontakte tracezilla support. Bemærk, at hjælp til EDI-test er en betalt ydelse.

Før du starter

Inden du begynder testen, skal du sikre dig, at du har modtaget følgende fra EDI Solutions:

  • IAID/Fallback EDI-flow, som typisk indeholder dit virksomhedsnavn og kundens navn

  • Testordre information

  • Eventuelle særlige krav fra kunden

  • Besked om hvilke dokumenter der skal testes (ORDERS, ORDRSP, DESADV/ASN, INVOIC osv.)

Nogle kunder, f.eks. ICA, Coop Sverige og SOK har særlige krav til testforløbet. Kontrollér derfor altid, hvilke dokumenter og scenarier kunden ønsker at teste. Mangler du en af oplysningerne, skal du spørge EDI Solutions eller din kunde, inden du går videre.

Trinvis testguide

Trin 1 – Kontrollér opsætningen

EDI Solutions integrationen

Hvis det er første gang, du skal teste et EDI flow, da skal du starte med at kontrollere, at integrationen er aktiv. Du finder integrationen i dine virksomhedsindstillinger.

Virksomhedsindstillinger → Integrationer → EDI Solutions

Her skal du:

  • Indtaste oplysningerne du har fået tilsendt fra EDI Solutions

  • klikke Tilslut

    Kontroller derefter at integrationen er aktiv.
    Den er aktiv, hvis den er markeret som slået til.

Kontrollér din egen partner

Standardlokationen (★) på Partner 1 (jeres egen partnerside) anvendes som afsender på alle EDI-dokumenter.

Kontrollér at lokationen har et gyldigt GLN-nummer. GLN nummeret kan sættes ind på lokationen under feltet EDI.

Kontrollér dine varearter

Alle varearter skal have:

  • GTIN/EAN angivet på Navne og ident. fanen

  • Eventuelle kundespecifikke EAN-numre kan indsættes via en partnerrelation på varearten i feltet bestillings EAN og derudover angives en pakkestørrelse til konvertering af måleenheder i henhold til mængden kunden bestiller.

Slå de nødvendige udvidelser og indstillinger til

Skal du sende ordrebekræftelser? Slå udvidelsen Forventet indgående antal til under Virksomhedsindstillinger, Udvidelser. Det er gratis og tilføjer ekstra felter til alle nyoprettede ordrelinjer på salgsordrer.

Hvis du skal håndtere et EDI flow med DESADV/ASN dvs. følgesedler, skal du sikre dig, at du har angivet virksomhedspræfiks og extension digit under Virksomhedsindstillinger → Labels og symboler → GS1 samt angive næste nummer i den unikke pallenummerserie i Virksomhedsindstillinger → Automatisk tildeling af numre.


​
​

Trin 2 – Opsæt kunden til test

Åbn partneren.

Gå til:

Øvrige → Indstillinger → EDI

Indstil den ønskede ordrestatus


Du skal sætte en indstilling om første ordrestatus på Partneren i Øvrige → Indstillinger → EDI (fanen) → Første ordrestatus.

Inden testordren indlæses, skal du sikre dig, at du ved, om ordren skal indlæses med én af følgende ordrestatusser:
​1) Kladde – f.eks. hvis du har opsat et auto-inbound flow

2) Fra EDI - en standard status, som anvendes til at indikere, at en ordre endnu ikke er blevet behandlet i tracezilla siden indlæsning
​3) Ordre – en almindelig ordre, som ikke behøver at blive markeret som bekræftet efter indlæsning
​4) Anmodning om accept – f.eks. ses det ved Coop Sverige
​5) Anmodning om ordrebekræftelse – f.eks. ses det ved ICA Sverige
​
Du vil enten få denne information direkte fra jeres kunde eller fra EDI Solutions.
EDI Solutions vil kalde anmodning om accept for ”ORDRSP – Order acknowledgment” eller ORDRSP step 1 . Bemærk venligst at ordrebekræftelse kaldes næsten det samme ”ORDRSP – Order confirmation” ORDRSP step 2.

Husk at sætte flueben i feltet Aktiver.

Angiv IAID

IAID består typisk af dit virksomhedsnavn og kundens, men det kan også indeholde tal.

Du modtager information om IAID fra din kunde eller fra EDI Solutions - hvis ikke du har modtaget denne information, så husk at spørge.

IAID skrives ind i feltet Fallback EDI-flow og anvendes, hvis du har oprettet en ordre manuelt i tracezilla, hvor dokumenterne til kunden skal sendes via EDI. Ved indlæsning af ordrer fra EDI er IAID automatisk angivet af kunden selv, men det bliver ikke automatisk udfyldt i dine stamdata - kun på den enkelte, indlæste ordre.

Kontrollér kundens øvrige stamdata

Kontrollér derefter at kunden har:

✓ gyldigt GLN-nummer
✓ EDI metode EdiFact
✓ korrekt leveringsadresse

Trin 3 – Hent testordren eller opret en testordre selv

1. Således gør du, hvis du skal indlæse en testordre:

Gå til salg og klik på Hent fra EDI Solutions

Når ordren skal hentes ind, så skal der sættes flueben ved Hent testordrer.

Kontrollér derefter:

  • afhentningsdato

  • afhentningssted

  • leveringsdato

  • varer

  • antal

  • pris

Hvis afhentningsdatoen er 01.01.0001, eller afhentningsstedet mangler, skal oplysningerne udfyldes manuelt. Disse informationer sender kunden ikke med.

2. Sådan opretter du selv en testordre

Gå til Salg → Ordrer.

  1. Klik på Opret salgsordre.

  2. Vælg den ønskede kunde.

  3. Vær opmærksom på, om kunden stiller krav til, at du angiver en anden fakturamodtager end kunden f.eks. Coop Danmark.

  4. Angiv et referencenummer - gerne på 4-10 cifre.

  5. Angiv ordrestatus - vær opmærksom på, at det ikke er muligt at vælge ordrestatussen Anmod om accept ved manuel oprettelse.

  6. Kontroller leveringsadresse, leveringsdato og eventuelle kundereferencer.

  7. Tilføj gerne et testtag på ordren.

  8. Klik på Tilføj varepartilinje og angiv de varer, der skal sælges, antal og pris. Der skal IKKE vælges et vareparti fra lageret.

  9. Kontroller, at oplysningerne er korrekte.

Trin 4 – Eventuelt opret og send ordreaccept eller ordrebekræftelse

Du skal kun sende ordreaccept og ordrebekræftelse, hvis din kunde har bedt om det, og du har fået det at vide fra EDI Solutions. EDI Solutions kortlægger/mapper koderne fra tracezillas XML-dokumenter, så de kan konverteres til din kundes XML-format.

Hvis ikke kunden har bedt om at modtage dokumenterne, har de heller ikke mulighed for at modtage dem, da konverteringen ikke vil være sat op.

Ordreaccept

Hvis du skal sende en EDI meddelelse om ordreaccept, så sker dette automatisk, så snart du indlæser testordren fra EDI, hvis du har indstillet statussen korrekt i partnerindstillingerne - se trin 2 Opsæt kunden til test.

Ordreaccept meddelelsen får tildelt samme nummer, som salgsordren har. Du kan se, at den er afsendt under fanen Dokumenter på salgsordren.

Ordrebekræftelse

Hvis du har sat første EDI status til Anmodning om ordrebekræftelse, sendes denne besked- og dokumenttype først, når du har klikket på Bekræft (øverst til højre) og oprettet ordrebekræftelsen samt klikket på Send i dialogvinduet.

Denne vil også få samme reference som salgsordrens automatisk tildelte nummer og kan ligeledes ses under Dokumenter-fanen.

Test af afvigelser på en ordre

COOP, ICA, SOK m.fl. kan nogle gange ønske at teste afvigelser af antal varer på en ordre – i så fald giver EDI Solutions besked.

Hvis der rettes i antallet af varer, skal det gøres INDEN ordrebekræftelsen (dokumentet) sendes.

Hvis du retter antallet, bliver det forventede antal rødt, og du skal angive en ændringsårsag fra listen og den tidligste leveringsdato.

Hvis ordrebekræftelsen er sendt, men der er en forskel mellem det antal varer som er bekræftet og det antal varer som sendes, skal afvigelsen angives ved oprettelse af SSCC. Bemærk venligst, at der skal tilføjes afvigelser til den sidste SSCC før følgesedlen oprettes, da det skal på den sidste linje i DESADV.

Husk at angive negativt fortegn, altså minus, hvis du leverer et mindre antal end kunden har bestilt.
​


​

Trin 5 – Opret testindkøb


Du skal have varer med batchnummer og bedst før-dato på lager for at kunne oprette en følgeseddel og en faktura. Derfor opretter du et testindkøb til dig selv med fiktive oplysninger.

  1. På salgsordrens ordrelinjer sættes der flueben og klik på Opret som... Indkøbsordre.

  2. Opret en indkøbsordre med referencen TEST og med jer selv som leverandør.

  3. Klik på Gem og derefter Opret.

  4. Følg linket til indkøbsordren.

  5. Tilføj fiktive bedst før datoer.

  6. Tilføj fiktive batchnr.

  7. Klik på Genberegn øverst.

  8. Følg linket tilbage til salgsordren.

Trin 6 – Eventuelt opret og send DESADV

Hvis din kunde beder dig om at sende en DESADV (Despatch Advice - følgeseddel) også kaldet ASN - via EDI, skal denne oprettes og sendes inden fakturaen. Den skal følge den fysiske vareforsendelse, når I ikke længere tester.

Hvis ikke du har aftalt med kunden at sende DESADV, er dette ikke inkluderet i din samhandel via EDI, og eventuelle forsøg på afsendelse af dokumentet vil blokeres af EDI Solutions, da der ikke vil være sat en konvertering op fra tracezillas XML-fil til kundens filformat.

Hvis det ikke er muligt for dig at sende en DESADV, selvom kunden ønsker at modtage dette via EDI, skal du rette henvendelse direkte til kunden. Årsager til dette kan være brug af eksterne lagre, som ikke kan oprette DESADV eller forsyne dig med de nødvendige oplysninger til at du kan oprette den.

Send følgeseddel (DESADV)

Nogle kunder, herunder ICA og Coop Sverige, kan kræve, at der sendes en elektronisk følgeseddel (DESADV) som en del af EDI-testen. Hvis dette er tilfældet, vil EDI Solutions informere dig om det.

Opret og send en DESADV

  1. Åbn den relevante salgsordre.

  2. Kontroller, at alle varepartier har de nødvendige sporbarhedsoplysninger, f.eks. batchnummer, bedst før-dato eller andre relevante referencer.

    • Mangler disse oplysninger, skal de først registreres på den indgående ordre (testindkøbet).

  3. Gå til fanen Leveringer.

  4. Klik på den blå knap, og vælg Gå til leverance.

  5. Markér alle varelinjer.

  6. Klik på Tilføj SSCC (knappen over varelinjerne). Dette kan du gøre, hvis du har sat indstillinger op til automatisk tildeling. Hvis ikke, skal du tilføje det manuelt til de enkelte linjer.

  7. Kontroller, at antallet på hver SSCC svarer til den fysiske palle.

    • Hvis tracezilla ikke automatisk har fordelt varerne på flere paller, kan du oprette ekstra SSCC'er ved at klikke på Tilføj SSCC på den enkelte varelinje. Hvis du ønsker at sætte antal kolli op per palle, kan det gøres i vareart-indstillingerne.

  8. Gå til fanen Dokumenter.

  9. Klik på Opret følgeseddel.

  10. Ud for den oprettede følgeseddel klikker du på EDI Solutions-knappen.

  11. Åbn XML-filen i Google Chrome og se filen igennem.
    Hvis filen ser fin ud, kan du klikke på Ja, send i tracezilla for at bekræfte afsendelse til EDI Solutions.

  12. Send en e-mail til EDI Solutions, hvor du oplyser dokumentnummeret på den afsendte følgeseddel. Hvis dokumentet har flere versioner, bør du også oplyse versionsnummeret på den version, der er sendt.

Det er muligt at automatisere afsendelse af følgesedler via EDI. Når ordrer bliver afsendt, sender der en følgeseddel.

Vigtigt ved levering til svenske virksomheder

Ved levering til blandt andet Coop Sverige skal der være registreret en yderemballage, f.eks. en EUR-palle eller CHEP-palle.

Yderemballagen bør automatisk blive tilføjet ordren via en servicelinje eller en ordrelinje. Kontroller derfor, at emballagen er med, inden følgesedlen sendes.

Du finder EAN koder til yderemballage på GS1s hjemmeside.

Trin 7 – Send faktura og kreditnota

  1. Klik på Opret faktura øverst til højre.


    Angiv fakturadato som dags dato. Fakturahandlingen skal være Gå til fakturavisning.

  2. Klik på EDI Solutions knappen og derefter på Vis dokument.
    Åbn XML-filen i Google Chrome og se filen igennem. Du kan trykke på Ctrl F på dit tastatur og søge efter >< for at se, om der er tomme felter.
    Hvis filen ser fin ud, kan du klikke på Ja, send i tracezilla for at bekræfte afsendelse til EDI Solutions.

  3. Klik på Opret kreditnota.

  4. Husk at rette datoen til den samme dato, som fakturaen blev oprettet, dvs. dags dato.

  5. Vælg en krediteringsårsag fra dropdown-listen. NB: Coop Sverige vil kun modtage krediteringsårsagerne 1) Discrepancies or adjustments eller 2) Wrong price.

  6. Vælg Fakturahandling: EDI Solutions.

  7. Vælg Ja til Annullér ordre efter oprettelse af kreditnota! og klik på Opret.

  8. Klik på Vis dokument og gem XML-filen til eventuel senere reference. Klik på Ja, send.

  9. Klik på Gå til ordre.

  10. Følg linket til indkøbsordren.

  11. Klik på Annullér ordre og bekræft.

Trin 8 – Afslut testen

Skriv en e-mail til EDI Solutions, hvor I angiver alle referencer til dokumentnr. og bekræfter, at de er afsendt. Så vil EDI Solutions følge dokumenterne og konvertere dem videre til jeres kunde, hvis de ser OK ud.


Derefter skal I blot vente på at få accepteret dokumenterne af kunden. Vær opmærksom på, at der kan gå fra få dage til flere måneder fra en test er udført, til jeres kunde accepterer testdokumenterne.

Trin 9 – Efter testen er godkendt af alle parter

Når EDI-kunden har godkendt dokumenterne og kunden går live - der sættes typisk en dato eller du vil modtage besked pr. mail – gøres følgende:

1) Tjek, at der på kundens partner er indtastet IAID i Fallback EDI-flow.

2) Klik derefter på Øvrige → Sæt EDI-flow på åbne salg.
​

3) Skriv "esguess" i feltet og klik på Ja, bekræft!

OBS: hvis du ikke har nogle åbne salgsordrer til kunden, så vil du modtage en fejlmeddelelse ved dette. Du bør bare undlade at sætte flows, hvis ikke der er åbne salgsordrer til kunden.


​4) Opdater partnerens fakturahandling til at være EDI Solutions.


Hvis der er flere partnere, der skal have denne indstilling, kan du indstille fakturahandlingen med en massehandling.

Typiske EDI fejl

Kunden har ikke GLN

Løsning: Find den relevante partner og indlæg GLN nummer på den relevante lokation.

Varen mangler GTIN/EAN

Løsning: Gå ind under Lager > Varearter (SKU), find varearten og tilføj EAN under fanen Navne og ident.

Forkert fakturamodtager

Scenarie A:

Ved en fejl er der sat en forkert partner på som kunde.

Vær meget opmærksom på, om kunden ønsker at I skal håndtere dette på en specifik måde. Nogle kunder har eksempelvis offentligt tilgængelige skemaer over rigtig fakturamodtager/kunde/leveringskombination, mens andre har sendt informationerne til dig ved aftaleoprettelse, typisk i forbindelse med korrespondance om indmelding af varer.

Løsning:

I skal lave en ny faktura for at få den rigtige kundeoplysning på fakturaen. Dette kan gøres ved at følge denne vejledning.

Scenarie B:

På en salgsordre kan du angive en separat fakturamodtager, som er en anden partner end kunden. Det betyder, at:

  • Kunden er den, der køber varerne

  • Fakturamodtager er den, der modtager fakturaen

Du vælger en fakturamodtager til ordren ved at sætte flueben ved Faktura skal sendes til en anden end kunden.

OBS: Du skal huske at oprette kreditnotaen inden, og først ved oprettelse af en ny faktura, vil denne information komme med.

Hvis du vil have det udfyldt automatisk fremover, kan du også opsætte en relation, så en bestemt kunde altid får en fast fakturamodtager.

Her skal du gå til kundens partner og vælge fakturamodtageren ud fra ordretypen Salg og sætte rollen Faktureres til.

Løsning: Vær meget opmærksom på, om kunden ønsker at I skal håndtere dette på en specifik måde. I skal lave en ny faktura for at få den rigtige kundeoplysning på fakturaen. Dette kan gøres ved at følge denne vejledning. Når du har krediteret ordren skal du sætte den rette fakturamodtager på ordren og derefter skabe en ny faktura. Følg denne vejledning, når du skal skabe en kreditnota.

Prisafvigelse

Løsning:

Tjek at priserne, som du har angivet i din prisliste eller på rammeaftaler til kunden er korrekte i henhold til det, som du har aftalt med kunden. Tjek også dine måleenheder på varearterne, som er faktureret.


Hvis du handler med Salling Group, skal du være opmærksom på at de kan aftale med jer at sende ordrer med stk-priser, selvom de bestiller kolli-varer.

Hvis det er tilfældet, kan prisfejlen skyldes, at tracezilla som standard sender kolli-prisen, som er standarden hos de fleste EDI kunder. Du kan dog sætte en EDI-indstilling op på partneren, så prisen altid afspejles pr. stk i EDI-filerne.

EDI ordbog:

Hvad er EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) er elektronisk udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder. I stedet for at sende dokumenter manuelt via e-mail, udveksles de automatisk mellem systemer.

Hvad er en EDI-meddelelse?

En EDI-meddelelse er et elektronisk dokument, som sendes mellem to virksomheder. Det kan f.eks. være en ordre, en følgeseddel eller en faktura.

Hvad er en EDI-partner?

En EDI-partner er en virksomhed, som du udveksler EDI-meddelelser med. Det kan f.eks. være en kunde, en leverandør eller en grossist.

Hvad er en ORDERS-meddelelse?

En ORDERS er en elektronisk salgsordre, som modtages via EDI. I tracezilla oprettes salgsordren automatisk gennem integrationen med EDI Solutions.

Hvad er en DESADV?

En DESADV er en elektronisk følgeseddel (despatch advice), som sendes via EDI, når varerne afsendes. Den indeholder blandt andet oplysninger om de varer, der leveres, samt de tilhørende SSCC-numre. Følgesedlen kan oprettes på leveringen under fanen Dokumenter.
Tryk på Opret følgeseddel og derefter på EDI Solusions.

Hvad er en INVOIC – Debit?

En INVOIC – Debit er en elektronisk faktura med et positivt totalbeløb. Den bruges til at opkræve betaling for leverede varer eller ydelser.

Hvad er en INVOIC – Credit?

En INVOIC – Credit er en elektronisk kreditnota. Den fungerer som en faktura med et negativt totalbeløb og bruges typisk ved returneringer eller krediteringer.

Hvad er et GLN-nummer?

Et GLN, Global Location Number, er et unikt nummer, der identificerer en virksomhed, en leveringsadresse eller en anden lokation. GLN-numre bruges i EDI til at sikre, at dokumenterne sendes til den rigtige modtager.

Du tilføjer et GLN-nummer ved at gå til Partnere → find partneren → find eller opret lokationen og derefter indsætte nummeret i feltet Global Location Number under EDI.

Hvad er et GTIN eller EAN-nummer?

Et GTIN (Global Trade Item Number) – også kendt som et EAN-nummer – er et globalt varenummer, der entydigt identificerer et produkt.
I tracezilla skal dette nummer indsættes på varearten under fanen Navne og ident.

Hvad er GS1?

GS1 er den internationale organisation, som udvikler og vedligeholder standarder til handel og logistik, herunder GLN, GTIN og SSCC.

Du får dit virksomhedspræfiks tildelt fra GS1, som du anvender til at danne stregkodenumre. Disse numre kaldes EAN, og de bruges til at identificere en vare i en given forpakning. Derudover indgår dit virksomhedspræfiks også i alle SSCC, som du genererer.

På GS1's hjemmeside kan du finde vejledninger, herunder koder til krediteringsårsager - EAN til yderemballage og kodeværdier til T0290 VAT exempt.

Du kan også slå nøgleinformationer op, som bruges i forbindelse med EDI handel.

Hvad er et SSCC-nummer?

Et SSCC (Serial Shipping Container Code) er et unikt serienummer, der identificerer en logistisk enhed, f.eks. en palle. SSCC-numre anvendes blandt andet i DESADV-meddelelser, så modtageren kan identificere de enkelte paller ved modtagelse.
Et SSCC nummer tilføjes på en ordres levering. Det er muligt at tilføje SSCC numre enkeltvis for hvert vareparti eller som en massehandling ved at markere alle varepartierne og trykke på feltet Tilføj SSCC.

For at kunne tilføje SSCC med en massehandling, skal du sætte dit virksomhedspræfiks og extension digit ind under Virksomhedsindstillinger > Labels og symboler > GS1 samt angive næste nummer i den unikke pallenummerserie i Virksomhedsindstillinger > Automatisk tildeling af numre.


​

Relaterede artikler
Besvarede dette dit spørgsmål?