Den er relevant for dig, der vil samle virksomhedens arbejdsgange i tracezilla ét sted, så du og dine kolleger kan slå dem op.
Hvad er wikien?
Wikien er et modul i tracezilla, hvor du kan beskrive og gemme virksomhedens procedurer, SOP'er og anden intern dokumentation, fx om brugen af tracezilla. Dokumentationen ligger dermed i systemet, så du og dine kolleger kan slå den op uden at forlade tracezilla.
Du kan eksempelvis bruge wikien til:
retningslinjer for stamdata, fx nummerserier og navngivning af varearter
faste arbejdsgange, fx modtagelse af varer eller håndtering af returvarer
oplæring af nye medarbejdere
Wikien er med i alle abonnementer. Alle brugere i virksomheden kan bruge wikien, medmindre virksomheden har begrænset adgangen for deres rolle under Roller og tilladelser i virksomhedsindstilingerne.
Hvorfor er det vigtigt at skrive procedurerne ned?
tracezilla er et standard ERP-system med mange tilpasningsmuligheder. Du kan tilpasse tracezilla på mange måder og sætte indstillinger og flows op, så de passer til virksomhedens egne arbejdsgange. Derfor ser tracezilla forskelligt ud fra virksomhed til virksomhed, og den samme opgave kan løses på flere måder.
Når I sætter jeres konto op, så definerer I, hvordan tracezilla virker for jer. Derfor er det også jer selv, der kender jeres opsætning bedst. Når procedurerne er skrevet ned, har I et sted at vende tilbage til, hvis I bliver i tvivl om, hvordan en opgave skal løses, eller hvorfor en indstilling er valgt.
Når procedurerne står i wikien:
kan du slå op, hvordan virksomheden løser en opgave, i stedet for at gætte
forsvinder viden ikke, når en kollega er fraværende eller stopper
kan nye medarbejdere lære virksomhedens arbejdsgange hurtigere
kan du let forklare virksomhedens opsætning, hvis du kontakter tracezillas support
har du et udgangspunkt for at forklare eksterne auditører, hvordan I håndterer bestemte scenarier og hændelser
Skriv både, hvordan opgaven løses, og hvilke indstillinger den bygger på. Så kan en kollega forstå, hvorfor tracezilla gør, som systemet gør.
Sådan er wikien opbygget
Wikien er bygget op af emner, wikiartikler og systemområder:
Et emne samler wikiartikler om samme tema. Emnerne vises på wikiens forside i den rækkefølge, du angiver, når du opretter dem.
En wikiartikel indeholder selve proceduren. Hver wikiartikel ligger under ét emne, så du skal oprette mindst ét emne, før du kan oprette en wikiartikel.
Et systemområde kobler en wikiartikel til den del af tracezilla, den handler om, fx varearter. Det er valgfrit at vælge et. Systemområderne dækker varearter, partnere, ordrer, varepartier og beholdning, økonomi, planlægning og kvalitet samt værktøjer og integrationer.
Du kan filtrere de viste resultater i wikien på både emne og systemområde.
Opret et emne
Et emne samler wikiartikler om samme tema eller kategori, fx retningslinjer for varearter. Du skal oprette mindst ét emne, før du kan oprette en wikiartikel.
Klik på ikonet for Wiki i topmenuen. Ikonet ligner en bog.
Klik på Tilføj emne øverst til højre.
Skriv emnets navn i feltet Overskrift. Feltet er obligatorisk at udfylde.
Skriv en kort beskrivelse af emnet i feltet Beskrivelse.
Beskrivelsen vises under emnets navn på wikiens forside.Skriv evt. et tal i feltet Sortering.
Klik på Gem.
Emnet vises nu på wikiens forside.
Opret en wikiartikel
En wikiartikel ligger altid under et emne. Knappen Tilføj artikel vises først, når der findes mindst ét emne i wikien.
Klik på ikonet for Wiki i topmenuen. Ikonet ligner en bog.
Klik på Tilføj artikel øverst til højre.
Skriv wikiartiklens titel i feltet Overskrift.
Vælg emnet i feltet Emne.
Vælg et systemområde i feltet Systemområde, hvis wikiartiklen handler om en bestemt del af tracezilla. Feltet er valgfrit.
Skriv en kort beskrivelse i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen vises under titlen, både på wikiens forside og når du åbner wikiartikler fra listen over varearter.
Skriv proceduren i feltet Indhold.
Klik på Gem.
I feltet Indhold kan du formatere teksten med overskrifter, fed og kursiv skrift, links, punktopstillinger, nummererede lister, citater og tabeller. Du kan også indsætte billeder.
Wikiartiklen vises nu under emnet på wikiens forside. Hvis du senere klikker på wikiartiklen kommer denne visning frem, hvor du kan redigere i tekstens indhold.
Skriv evt. proceduren som nummererede trin med én handling pr. trin, og brug overskrifter til at dele lange procedurer op.
Så er den let at følge for en kollega, der skal gøre det for første gang.
Find en wikiartikel i wikien
På wikiens forside ser du alle emner med deres wikiartikler.
Du kan indsnævre visningen på tre måder:
Skriv et nøgleord i søgefeltet Indtast nøgleord …. som kan bruges til at søge efter ord i emnets overskrift.
Vælg et emne i filteret Emne
Vælg et systemområde i filteret Systemområde
Hvis ingen wikiartikler passer til søgningen og filtrene, står der "Ingen artikler matcher filtrene."
Klik på titlen på en wikiartikel for at åbne den. Øverst i wikiartiklen kan du se emnet, systemområdet, og hvornår og af hvem den senest er opdateret. Klik på Tilbage til wiki for at komme tilbage til forsiden.
Hold styr på versionering med aktivitetsloggen
Som udgangspunkt er det en god idé at inkludere en sektion i dine wikiartikler, som bruges til dokumentstyring, dvs. hvor dokumentnr. og versionsnr. noteres og opdateres hver gang procedurerne bliver revideret.
Du kan med fordel krydsreferere disse numre til din øvrige dokumentation af procedurer f.eks. egenkontrolprogram eller kvalitetshåndbog.
tracezilla logger ændringer i wikiartiklen, og aktivitetsloggen kan tilgås ved at klikke på knappen Aktivitetslog øverst til højre, når du er i artikelvisningen.
Loggen fortæller om en artikel er blevet oprettet eller opdateret, hvilken bruger der har foretaget handlingen, på hvilket tidspunkt det er sket (dato og klokkeslæt) samt Logdata som indeholder den gemte version af teksten i wikiartiklen.
Åbn wikiartikler fra genveje i systemet
Hvis der vælges et systemområde på en artikel, da vil der skabes en genvejsknap, så artiklen kan tilgåes inde fra systemet.
Knappen vises først, når du har genindlæst siden, efter at du har gemt wikiartiklen.
For at genindlæse siden: Klik på den runde pil øverst i browseren, eller klik i adresselinjen og tryk på Enter. Du kan også trykke på F5 (Cmd+R på Mac).
Genvejsknapperne findes i øverste højre hjørne i de oversigter, som systemområdet vedrører.
Særligt for Wikiartikler med systemområdet Vareart
Wikiartikler med systemområdet Vareart kan du åbne direkte fra listen over varearter. Det kræver, at vareartvisningen er slået til i indstillingerne for varearter.
Slå vareartvisningen til
Slå vareartvisningen til
Gå til Virksomhedsindstillinger.
Klik på Varearter (SKU) under Basisindstillinger for stamdata.
Klik på fanebladet Andet.
Vælg Vareartvisning i feltet Handling, når du klikker på SKU i oversigten.
Klik på Gem.
Åbn en wikiartikel fra listen over varearter
Åbn en wikiartikel fra listen over varearter
Klik på Lager i topmenuen.
Klik på Varearter i sidebjælken.
Klik på knappen med bogikonet og et tal øverst til højre. Tallet viser, hvor mange wikiartikler der har systemområdet Vareart. En dialog åbner med wikiartiklerne.
Klik på den wikiartikel, du vil læse.
Dialogen viser titel, emne og beskrivelse for hver wikiartikel med systemområdet.
Redigér eller slet en wikiartikel
Du redigerer og sletter en wikiartikel fra selve wikiartiklen.
Redigér en wikiartikel
Redigér en wikiartikel
Klik på ikonet for Wiki i topmenuen. Ikonet ligner en bog.
Klik på titlen på wikiartiklen.
Klik på Redigér. Dialogen Opdater artikel åbner med de samme felter som ved oprettelsen.
Ret teksten.
Klik på Gem.
Du kan flytte wikiartiklen til et andet emne ved at vælge et andet emne i feltet Emne, før du klikker på Gem.
Slet en wikiartikel
Slet en wikiartikel
Klik på ikonet for Wiki i topmenuen. Ikonet ligner en bog.
Klik på titlen på wikiartiklen.
Klik på Slet artikel. En dialog spørger, om du er sikker på, at du vil slette artiklen.
Klik på Slet.
Du kan ikke gendanne en wikiartikel, når du har slettet den.
Redigér et emne
Redigér et emne
Du redigerer et emne fra wikiens forside.
Klik på ikonet for Wiki i topmenuen. Ikonet ligner en bog.
Klik på blyantikonet ved emnets navn. Dialogen Opdater emne åbner.
Ret felterne Overskrift, Beskrivelse eller Sortering.
Klik på Gem.
Slet et emne
Slet et emne
Du kan kun slette et emne, der ikke indeholder wikiartikler. Hvis emnet stadig indeholder wikiartikler, viser tracezilla beskeden "Emnet indeholder stadig artikler. Flyt eller slet dem, før emnet slettes." Du flytter en wikiartikel ved at vælge et andet emne i feltet Emne, når du redigerer den.
Klik på ikonet for Wiki i topmenuen. Ikonet ligner en bog.
Klik på blyantikonet ved emnets navn.
Klik på Slet emne. Bekræft sletningen, hvis tracezilla beder om det.
Bestem, hvem der kan bruge wikien
Under Roller og tilladelser kan du bestemme, hvad hver rolle kan i wikien. Der er to indstillinger:
På fanebladet Synlige menupunkter bestemmer du, om rollen har ikonet for Wiki i topmenuen. Uden ikonet kan rollen ikke åbne wikien og oprette noget. Rollen kan stadig læse wikiartikler, der er koblet til et systemområde, fx fra listen over varearter.
På fanebladet Adgangsbegrænsninger bestemmer du, om rollen må oprette i wikien. Uden adgangen kan rollen stadig åbne wikien og læse det, andre har skrevet.
Fjern wikien fra topmenuen for en rolle (så den ikke kan ses)
Fjern wikien fra topmenuen for en rolle (så den ikke kan ses)
Gå til Virksomhedsindstillinger.
Klik på Roller og tilladelser under Brugere og adgang.
Klik på fanebladet Synlige menupunkter.
Fjern fluebenet ved Wiki nederst på fanebladet, i kolonnen for rollen.
Klik på Luk vindue. Ændringen gemmes, når du lukker vinduet.
Begræns, hvem der må oprette i wikien (så den ikke kan redigeres)
Begræns, hvem der må oprette i wikien (så den ikke kan redigeres)
Gå til Virksomhedsindstillinger.
Klik på Roller og tilladelser under Brugere og adgang.
Klik på fanebladet Adgangsbegrænsninger.
Fjern fluebenet i rækken for wikien, i kolonnen for rollen.
Klik på Luk vindue. Ændringen gemmes, når du lukker vinduet.
Ved at fjerne fluebenet (under adgangsbegræsninger) vil tilladelserne til at oprette, redigere og slette wiki-emner og -artikler bortfalde. Hvis der stadig er flueben for brugerrollen under fanen Synlige menupunkter vil en bruger kunne læse, men ikke rette i wikien.