En elektronisk faktura – også kaldet en e-faktura – sendes og modtages digitalt via et EAN-nummer. Et EAN-nummer fungerer som en unik elektronisk adresse. Det sikrer, at fakturaen bliver sendt til den rigtige virksomhed, hvilket gør elektronisk fakturering til en effektiv og sikker afsendelseskanal sammenlignet med PDF-fakturaer sendt via e-mail.
EAN står for European Article Numbering, men betegnelsen GLN (Global Location Number) bruges i dag internationalt, fordi systemet også anvendes uden for Europa.
Vejledningen er inddelt i tre overordnede trin: 1) Tilføj oplysninger til partneren, 2) Opret salgsordren med de relevante oplysninger og 3) Send faktura via EAN.
1) Tilføj oplysninger til kundepartneren
Når du skal fakturere en virksomhed via EAN, skal du skrive EAN nummeret ind på partnerens lokation ved at gøre følgende:
Klik på Partnere i topmenuen.
Du kan bruge filtrene i venstre side til at søge partneren frem. Klik på den pågældende partner.
Klik på den blå/grå knap ud for partnerens lokation. Vælg Redigér.
Gå til fanen EDI. Indtast EAN i feltet Global Location Number (GLN/EAN) og vælg EDI-metoden Nemhandel.
Klik Gem.
Derefter skal du tilføje en kontakt på partneren og denne kontakt skal også tilføjes til salgsordren. Klik på Tilføj kontakt og udfyld som minimum navn. Husk at gemme.
Derefter angives fakturahandlingen Nemhandel. En fakturahandling er en regel for, hvad der skal ske med fakturaen, netop efter den er oprettet. For at sende en faktura via EAN skal fakturahandlingen vælges inden fakturaen bliver oprettet.
Klik på Redigér på partnerens basisinformation.
Gå til fanen Priser, betingelser….
Vælg fakturahandlingen Nemhandel fra listen.
Klik Gem.
2) Opret salgsordren med de relevante oplysninger
Du kan følge vores vejledning til at oprette salgsordrer her.
Ved oprettelsen af salgsordren skal du huske på følgende:
Vælg den partnerlokation som EAN-nummeret tilhører i kundefeltet.
Indtast det Rekvisitionsnr. som du har fået af kunden. Hvis ikke du har modtaget et nummer, skrives blot en note f.eks. “Ordret 22.06.22”.
Tilføj Kontakten, hvis ikke den tilføjes automatisk (standard kontakt valgt).
3) Send faktura via e-conomic ved oprettelse
Fakturaer, som sendes som Nemhandel-fakturaer, afsendes fra e-conomic, men det er muligt at sørge for afsendelsen fra tracezilla i forbindelse med, at fakturaen oprettes. Fordi afsendelsen sker fra e-conomic, kan du ikke i tracezilla se, om eller hvornår fakturaen er afsendt. Det skal du i stedet se i e-conomic.
Når du har udfyldt salgsordrens detaljer, tilføjet de relevante varepartier og servicelinjer, kan du klikke på Opret faktura i øverste højre hjørne.
I feltet Fakturahandling skal der stå Nemhandel.
Klik på Opret faktura. Du vil modtage besked om at fakturaen er sendt.
Glemte du at vælge Nemhandel som fakturahandling?
Intet problem. Du kan altid afsende fakturaen fra e-conomic.
Log ind i e-conomic.
Klik på Salg i topmenuen og vælge Arkiv i sidemenuen. Herefter kan du klikke OK uden at udfylde filtrene og den nye faktura vil ligge øverst.
Til højre for fakturaen vil du kunne sende den via e-faktura.