🔎 Vous pouvez envoyer un rappel à vos utilisateurs à propos de différents objets comme les actions, les tâches récurrentes, les métriques ou les évaluations. Ainsi, l'utilisateur est notifié par mail qu'il a une saisie à terminer ou à effectuer dans la solution.
Quels emails Tenacy envoie-t-il ?
Au-delà des rappels que vous déclenchez vous-même, Tenacy envoie automatiquement plusieurs types d'emails :
Le rapport hebdomadaire, si activé dans le profil de l'utilisateur (voir plus bas)
Les notifications quotidiennes de rappel (voir plus bas)
Un email de lancement d'une campagne d'évaluation
Un email d'acceptation ou de rejet d'une soumission d'évaluation
Les sections suivantes détaillent les rappels que vous pouvez déclencher manuellement, ainsi que le fonctionnement du rapport hebdomadaire et des notifications quotidiennes.
Envoyer un rapport à 1 seul utilisateur
⚠️Vous pouvez envoyer un rappel à un utilisateur. Il recevra un résumé hebdomadaire de ce qu'il a fait et de ce qu'il lui reste à saisir dans la solution.
Pour cela, il faut se rendre dans la Roue crantée ⚙️ > Utilisateurs
Puis sur l'utilisateur sélectionné > Cliquez sur 📄 Envoyer un résumé
Voici un exemple de mail reçu par un utilisateur :
Envoyer un rappel à plusieurs utilisateurs
⚠️Vous pouvez envoyer un rappel à tous les utilisateurs concernés par votre évaluation ou votre registre d'actions ou de tâches récurrentes pour leur rappeler ce qu'il reste à faire.
Évaluations
Dans l'onglet Évaluations, sélectionnez l'évaluation concernée > Cliquez sur ✉️ Envoyer un rappel
Plans d'actions
Dans l'onglet Plans d'actions, sélectionnez le registre concerné > Cliquez sur les 3 points >
✉️ Envoyer un rappel
Ce rappel est envoyé aux responsables ayant des actions en cours.
Tâches récurrentes
Dans l'onglet Tâches récurrentes, sélectionnez le registre concerné > Cliquez sur les 3 points > ✉️ Envoyer un rappel
Ce rappel est envoyé aux responsables ayant des tâches non saisies pour les périodes précédentes.
Métriques
Dans l'onglet Tableaux de bord, sélectionnez Métriques > Cliquez sur les 3 points >
✉️ Envoyer un rappel
Voici un exemple de mail reçu par un utilisateur pour lui rappeler de faire ses TR :
Activer/Désactiver le rapport hebdomadaire et les notifications quotidiennes
Vous avez la possibilité d'activer la réception d'un rapport hebdomadaire et de notifications quotidiennes pour chaque utilisateur afin qu'il reste informé des saisies à faire sur la solution régulièrement.
⚠️ Les 2 options sont activées par défaut dans le profil utilisateur mais peuvent être modifiées.
Pour cela, dans le profil de votre utilisateur Roue crantée ⚙️ > Utilisateurs, cocher/décocher les cases Recevoir un rapport hebdomadaire et Recevoir les notifications
Le rapport hebdomadaire est envoyé par mail tous les lundis matin directement à l'utilisateur concerné, avec les différentes saisies déjà effectuées et celles à faire (voir exemple point 1.).
Les notifications quotidiennes sont des emails de rappel (malgré leur nom, ce ne sont pas des notifications dans l'application) envoyés en amont de la fin de période d'une tâche récurrente non réalisée, du début d'une action ou de la fin d'une action non terminée, pour inviter l'utilisateur à saisir les informations manquantes. Une seule notification est envoyée par utilisateur, même si plusieurs éléments nécessitent son attention.
Quand ces notifications quotidiennes sont-elles envoyées ?
Elles sont envoyées un certain délai avant la date de fin de période :
Tâche récurrente hebdomadaire : 2 jours avant
Tâche récurrente mensuelle ou trimestrielle : 5 jours avant
Tâche récurrente semestrielle ou annuelle : 1 mois avant
Action non terminée : 10 % du nombre de jours restants avant l'échéance, arrondi à l'entier inférieur
Concernant les actions, l'utilisateur est également prévenu à la date de début d'une action planifiée.
⚠️ Aucun mail n'est envoyé lorsqu'une TR est à approuver ou qu'un incident est déclaré dans l'outil par un contributeur.
📧 Les mails de rapport hebdomadaire, de notifications et de rappel sont envoyés depuis notre adresse noreply@tenacy.io