Übernehmen Sie den Datenbestand Ihrer Mandantschaft direkt aus Lexware Office – ohne manuellen Excel-Import. Dieser Artikel zeigt, wie Sie dafür den DATEV Buchungsdatenservice einrichten und Buchungsstapel sowie Belege übertragen.
Was Sie mit dem DATEV Buchungsdatenservice erreichen
Mit dem DATEV Buchungsdatenservice übernehmen Sie als Kanzlei den kompletten Datenbestand Ihrer Mandantschaft direkt aus Lexware Office: Belege und Buchungsstapel in einem Schritt, ohne manuellen Excel- oder CSV-Import. Nach der einmaligen Einrichtung holen Sie die Daten für jeden gewünschten Zeitraum mit wenigen Klicks in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ab.
Der Buchungsdatenservice eignet sich für Mandant:innen, die unterjährig die laufende Buchhaltung selbstständig durchführen und ggf. auch die Umsatzsteuervoranmeldung über Lexware Office erledigen.
Hinweis: Übernehmen Sie stattdessen die Buchhaltung und benötigen nur die Belegbilder, ist der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 die passende Wahl – dieser Artikel behandelt ausschließlich den Buchungsdatenservice.
Informationen zur Bestellung des DATEV Buchungsdatenservice finden Sie auf der DATEV-Seite zum Buchungsdatenservice: https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/datenservices/buchungsdatenservice-einrichten
Voraussetzungen für den Buchungsdatenservice
Bevor Sie den Buchungsdatenservice zum ersten Mal nutzen, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
Sie verfügen über einen gültigen DATEV SmartLogin (Zugang per App) oder einen DATEV mIdentity-Stick (Zugang per USB-Stick).
In der DATEV Rechteverwaltung online muss das Recht „Buchungsdatenservice" hinterlegt sein – für Sie und für Ihre:n Mandant:in, jeweils mit der passenden Unterberaternummer (mandantengenutzten Beraternummer) und Mandantennummer.
Sie haben für Ihre:n Mandant:in die MyDATEV-Mandantenregistrierung mit der Produktauswahl „Buchungsdatenservice" abgeschlossen.
Optional: Sie haben sich einen kostenlosen Steuerberater-Zugang eingerichtet und Ihre:n Mandant:in zur Zusammenarbeit eingeladen.
Hinweis: Ohne abgeschlossene MyDATEV-Mandantenregistrierung und ohne die erteilten Rechte lässt sich der Buchungsdatenservice in Lexware Office nicht starten.
Schritt 1: Buchungsdatenservice in Lexware Office einrichten und erste Verbindung aufbauen
Rufen Sie Ihre:n Mandant:in über den Lexware Office Steuerberater-Zugang auf und öffnen Sie den Reiter Export.
Nehmen Sie unter Export-Auswahl einmalig folgende Konfiguration vor: Rechnungswesen-Software DATEV, Ihre Berater- und Mandantennummer sowie als Übertragungsart DATEV Datenservices. Klicken Sie auf Speichern.
Wechseln Sie nun zurück auf den Reiter Export.
Klicken Sie auf Verbindung aufbauen.
Melden Sie sich über DATEV SmartLogin oder mit Ihrem DATEV mIDentity-Stick an.
Wählen Sie in der Mandantenauswahl den Mandanten oder die Mandantin mit dem Zusatz „(Buchungsdatenservice)" aus und achten Sie dabei auf die korrekte Übertragungsart.
Klicken Sie auf Übernehmen.
Achtung: Wählen Sie in diesem Schritt versehentlich den falschen Service aus, bricht Lexware Office die Verbindung mit einer Fehlermeldung ab. Prüfen Sie den Zusatz „(Buchungsdatenservice)“ deshalb genau.
Schritt 2: Daten an DATEV übertragen
Wählen Sie den gewünschten Monat und den Wirtschaftsjahresbeginn für den Datenexport aus.
Klicken Sie auf Daten jetzt an DATEV übertragen.
Lexware Office bereitet das Datenpaket vor und sendet es an das DATEV-Rechenzentrum. Sie können das Browserfenster jederzeit schließen. Der Übertrag der Daten erfolgt automatisch im Hintergrund.
Hinweis: Erscheint die Meldung „Einige Bankbuchungen sind nicht zugeordnet", überträgt Lexware Office diese Bankumsätze nicht an DATEV. Der Mandant oder die Mandantin muss vor dem Übertrag alle Bankumsätze einem Beleg oder einer Kategorie zuordnen – sonst bleibt die Buchhaltung unvollständig.
Schritt 3: Woran Sie erkennen, dass die Übertragung erfolgreich war
Nach der Übertragung zeigt Lexware Office im Steuerberater-Account unter dem Reiter Export in der Übertragungsliste einen entsprechenden Status an. Ein grüner Status „Übertragung erfolgreich“ bestätigt, dass die Daten vollständig übertragen wurden.
Erscheint stattdessen eine rote Fehlermeldung "Fehlerhafte Übertragung", finden Sie die Lösungen im Artikel Fehlerhafte Konfiguration oder fehlende Rechte in DATEV.
Schritt 4: Daten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen abholen und verarbeiten
Wechseln Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen in den betreffende:n Mandant:in und klicken Sie auf Mandant ergänzen.
Klicken Sie im folgenden Dialog auf Daten holen, um die Daten vom DATEV-Rechenzentrum abzurufen.
Öffnen Sie Bestand > Importieren > Stapelverarbeitung. Markieren Sie die angebotenen Einträge und klicken Sie auf „Verarbeiten".
Hinweis: Wenn Sie die folgende Meldung angezeigt bekommen, übernehmen Sie die Buchungssätze trotzdem mit der Auswahl „Auch Buchungssätze mit Fehlern oder Hinweisen übernehmen“.
Wissenswertes
Problem / Fehler | Lösungsweg |
Datenübertrag für Zeiträume vor den letzten 3 Kalenderjahren | Der Buchungsdatenservice bietet nur das aktuelle und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre an. Für ältere Zeiträume nutzen Sie den manuellen Export als DATEV-konforme CSV-Datei. |
Lexware Office bricht die Verbindung mit einer Fehlermeldung ab: "Produkt in DATEV nicht bestellt" | Wechseln Sie entweder den Datenservice über "DATEV-Datenservices wechseln oder Mandant wechseln" und achten Sie bei der Auswahl auf den Zusatz „(Buchungsdatenservice)". Weitere Infos finden Sie hier. |