Fakturaløsningen i Spond Club er laget for medlemmer som enten mottar økonomisk støtte eller som av ulike grunner ikke har mulighet til å betale på nett eller direkte via Spond.
Når du bruker faktura og manuell innbetaling, oppretter du først en vanlig betalingsforespørsel. Deretter kan du generere en faktura for det aktuelle medlemmet, laste den ned og sende den manuelt på e-post.
⚠️ Merk at det ikke er mulig å lage faktura for flere medlemmer samtidig.
Når medlemmet har betalt via for eksempel bankoverføring, Vipps eller en annen metode, kan du registrere betalingen manuelt i systemet. Da legger du inn betalingsdato og eventuelle interne notater i kommentarfeltet.
Generere faktura
For å opprette en faktura eller registrere en manuell innbetaling for et betalingskrav, åpne den aktuelle betalingen (for eksempel Kontingent 2025). Velg deretter medlemmet som har mottatt kravet, og klikk på nedtrekksmenyen som vist i eksemplet under.
Fra sidemenyen i Spond Club klikker du "Økonomi".
Deretter klikk "Betalingsforespørsler".
Finn og velg ønsket betalingsforespørsel.
Scroll ned til medlemmet du ønsker å generere en manuell faktura for og klikk på navnet til medlemmet.
I menyen "Aktive krav" klikker du de tre prikkene til høyre for "Rediger"-knappen og velger "Generer faktura".
Sett fakturaens forfallsdato
I feltet Kontonummer må et gyldig bankkontonummer fylles inn. Dette er kontoen medlemmene skal betale til når fakturaen sendes ut.
⚠️ MERK: Kontroller nøye at kontonummeret er skrevet riktig før du genererer fakturaen.
Skriv inn organisasjonsnummer dersom dette er relevant
I listen over betalingssegmenter kan du merke eller fjerne merking for hvilke produkter som skal inkluderes i betalingen.
Endre priser: Hvis du ønsker å endre noen av prisene, må dette gjøres ved å redigere det opprinnelige betalingskravet som medlemmet har mottatt.
Valgfrie produkter: Dersom du ikke vet hvilke valgfrie produkter mottakeren ønsker å kjøpe, bør dette avklares før fakturaen genereres. Da kan du fjerne produktene som ikke skal faktureres.
Når riktig kontonummer er lagt inn og alt er kontrollert, klikk på Generer faktura nederst til høyre i vinduet.
Hvordan se tidligere genererte fakturaer?
Skulle det oppstå behov for å finne tilbake til en tidligere generert faktura, kan dette enkelt gjøres ved å følge instruksjonene i guidene under. Fakturaen kan lokaliseres enten via sidemenyvalget Aktive medlemmer eller via Økonomi. Guidene viser videre hvordan man finner, laster ned eller eventuelt sletter en tidligere generert faktura.
Finn tidligere generert faktura via Aktive medlemmer
Finn tidligere generert faktura via Aktive medlemmer
Fra sidemenyen i Spond Club klikker du "Medlemmer" → "Aktive medlemmer".
Finn eller søk etter medlemmet du ønsker å hente en tidligere generert faktura for og klikk på medlemmets navn.
Scroll ned til du ser menyen "Betalingsforespørsler"
Klikk på til den aktuelle betalingsforespørslelen
Under menyen "Genererte fakturaer" ser du alle tidligere genererte fakturaer for valgt medlem i denne betalingsforespørselen.
Ved å klikke på knappen med tre prikker til høyre for den aktuelle fakturaen, åpnes en meny med to alternativer:
Last ned faktura: Laster ned fakturaen som PDF til din maskin.
Slett faktura: Sletter fakturan. Sletting av fakturaen påvirker ikke den opprinnelige betalingsforespørselen. Vær oppmerksom på at når en faktura slettes, forsvinner den permanent og kan ikke gjenopprettes.
Finn tidligere generert faktura via Økonomi
Finn tidligere generert faktura via Økonomi
Fra sidemenyen i Spond Club klikker du "Økonomi".
Deretter klikk "Betalingsforespørsler".
Finn og velg ønsket betalingsforespørsel.
Scroll ned til medlemmet du ønsker å generere en manuell faktura for og klikk på navnet til medlemmet.
Under menyen "Genererte fakturaer" ser du alle tidligere genererte fakturaer for valgt medlem i denne betalingsforespørselen.
Ved å klikke på knappen med tre prikker til høyre for den aktuelle fakturaen, åpnes en meny med to alternativer:
Last ned faktura: Laster ned fakturaen som PDF til din maskin.
Slett faktura: Sletter fakturan. Sletting av fakturaen påvirker ikke den opprinnelige betalingsforespørselen. Vær oppmerksom på at når en faktura slettes, forsvinner den permanent og kan ikke gjenopprettes.
Registrer manuell innbetaling
Du skriver inn innbetalingsdato og notat for innbetaling, feks “betalt kontant...”, “overført direkte via bank...”, “betale gjennom dugnad...” etc.
Du krysser av for betalingssegmentene og eventuelt valgfrie produkter som vedkommende har betalt for. Dersom vedkommende har betalt en annen pris enn den som stod på fakturaen (f.eks pga. muntlig enighet), så må du endre prisen i det opprinnelige kravet før du registrerer manuell innbetaling slik at regnskapet for betalingen blir riktig.
Du kan kun registrere én manuell innbetaling per betalingskrav, altså kun én innbetaling per medlem per betaling. Dette er på samme måte som betalinger via kort (VISA/MasterCard) fungerer, at det kan kun foretas én innbetaling per medlem per betalingskrav. Det er ikke mulig å endre en manuell registrering etter at den er gjort.
Hvis du skal registrere en innbetaling som gjelder en familie som har fått familierabatt, så må det innbetalte beløpet fordeles på alle i familien og registreres manuelt på hvert enkelt familiemedlem. For klubber som har NIF-integrasjon må innbetalingen være minimum 50 kr for å gjelde som gyldig medlemsskap.
Ofte stilte spørsmål
Blir fakturaen sendt automatisk?
Blir fakturaen sendt automatisk?
Når du har generert en faktura får du en pdf fil nedlastingsmappen på din pc. Denne sendes ikke automatisk, men kan du sende til vedkommende på flere måter:
i en melding fra Spond Club
på epost i ditt vanlig epost program
i en medling i spond.com / appen
Kan jeg generere faktura til flere på en gang?
Kan jeg generere faktura til flere på en gang?
Det er ikke mulig å generere faktura til flere medlemmer på en gang. Det gjøres til en og en person.
Hvordan kan jeg sjekke om medlemmer har betalt en generert faktura?
Hvordan kan jeg sjekke om medlemmer har betalt en generert faktura?
Når medlemmer betaler en generert faktura i sin nettbank, vil pengene komme inn på din konto. Du kan da sjekke dette i nettbanken din, og deretter foreta en manuell registrering av betalingen i Spond club slik at det er oppdatert der også.
Jeg har oppdaget en feil i en manuelt generert faktura. Hvordan kan jeg rette den opp?
Jeg har oppdaget en feil i en manuelt generert faktura. Hvordan kan jeg rette den opp?
Dersom en manuelt generert faktura inneholder en feil, kan det lages en ny faktura for samme medlem. Den nye fakturaen vil automatisk erstatte den gamle og få et nytt løpenummer. På denne måten blir feilen rettet uten at du trenger å endre den opprinnelige fakturaen.