Generere faktura og manuell registrering av innbetaling

Fakturaløsningen er myntet på medlemmer som mottar økonomisk støtte eller medlemmer som av diverse årsaker ikke har anledning til å betale på nett eller via Spond.

Faktura og manuell innbetaling i Spond Club vil fungere slik at du oppretter en ordinær betalingsforespørsel, og deretter lager en faktura for det gjeldende medlemmet som du laster ned og manuelt sender på e-post. Det er ikke mulig å generere faktura til flere personer på en gang. Når noen har betalt via feks kontooverføring, Vipps eller andre metoder til deg kan du registrere denne betalingen med betalingsdato og kommentarfelt til internt bruk manuelt.

Du kan lage en faktura og registrere en manuell innbetaling for et betalingskrav ved å gå inn på en betaling (f.eks. Kontingent 2020), velge et medlem som har mottatt et krav og deretter trykke på nedtrekksmenyen som vist nedenfor.

Her får du valgene “Lag faktura” og “Registrer manuell innbetaling”.

Merk: For at du skal kunne generere en faktura eller registrere en manuell innbetaling, så må du først ha sendt ut en betalingsforespørsel til personen.

Når du lager en faktura kan du justere forfallsdato.

Som standard vil fakturabeskrivelsen inneholde “Merk betalingen med fakturanr.: xxxxxxxx”.

Formålet med standardteksten er å gjøre det enklere for klubben å identifisere en betaling ettersom det ikke vil være støtte for KID.

Du velger hvilke betalingssegmenter og valgfrie produkter som skal inkluderes i fakturaen. Hvis du ønsker å endre noen av prisene du gjøre ved å redigere det opprinnelige kravet som vedkommende har fått tilsendt.

Dersom du ikke vet hvilke valgfrie produkter som mottakeren ønsker å kjøpe, må du avklare dette før du sender ut fakturaen slik at du kan krysse vekk disse produktene.

Du kan opprette en ny faktura selv om du allerede har opprettet en tidligere Den nye fakturaen vil da overskrive den gamle og med et nytt løpenummer.

Når du har satt opp fakturaen riktig kan du laste den ned som en PDF og videreformidle via e-post, Spond Club eller andre kanaler.

Du skriver inn innbetalingsdato og notat for innbetaling, feks “betalt kontant...”, “overført direkte via bank...”, “betale gjennom dugnad...” etc.

Du krysser av for betalingssegmentene og eventuelt valgfrie produkter som vedkommende har betalt for. Dersom vedkommende har betalt en annen pris enn den som stod på fakturaen (f.eks pga. muntlig enighet), så må du endre prisen i det opprinnelige kravet før du registrerer manuell innbetaling slik at regnskapet for betalingen blir riktig.

Du kan kun registrere én manuell innbetaling per betalingskrav, altså kun én innbetaling per medlem per betaling. Dette er på samme måte som betalinger via kort (VISA/MasterCard) fungerer, at det kan kun foretas én innbetaling per medlem per betalingskrav. Det er ikke mulig å endre en manuell registrering etter at den er gjort.

Hvis du skal registrere en innbetaling som gjelder en familie som har fått familierabatt, så må det innbetalte beløpet fordeles på alle i familien og registreres manuelt på hvert enkelt familiemedlem. For klubber som har NIF-integrasjon må innbetalingen være minimum 50 kr for å gjelde som gyldig medlemsskap.