For å opprette en betalingsforespørsel, gå til Økonomi → Betalingsforespørsler og klikk på Legg til betalingsforespørsel i høyre hjørne.
Øverst på siden finner du to faner: Betalingsdetaljer og Betalingssegmenter. I denne artikkelen går vi gjennom de forskjellige valgene og funksjonene i disse fanene.
Betalingsdetaljer
Klubbkonto
Den kontoen du setter opp som Klubbkonto i en betalingsforespørsel, er den kontoen dere vil få innsamlede penger utbetalt til. Hvis det ikke allerede er satt opp en konto, må du gå til Klubbinnstillinger og deretter Klubbkontoer og sette opp dette først.
Type
Angi om betalingsforespørselen skal være en engangsbetaling, delbetaling eller fleksibel - la mottakerne velge å betale alt i sin helhet eller med like månedlige avdrag. Du kan lese mer om betalingstypene her.
Betalingsfrist og sluttdato
Betalingsfrist: Dette er antall dager medlemmet har på seg til å betale, fra betalingen ble sendt til medlemmet. Dersom et medlem legges til på et senere punkt, vil det fortsatt få like mange dagers betalingsfrist.
Sluttdato: Dette har ingenting med forfallsdato å gjøre. Etter sluttdatoen vil du ikke lenger bli spurt om å legge til nye medlemmer som passer kriteriene som du har satt opp. Derfor er det lurt å sette sluttdatoen til året eller sesongens siste dag.
Familierabatt
Du har to ulike rabattstrukturer som du finner i nedtrekksmenyen under Familierabatt. Enten basert på Prosent eller Maks. totalpris. Denne må aktiveres for at medlemmene skal få familierabatt.
Maks totalpris: Denne blir aktivert når én eller flere personer overstiger totalbeløpet for betalingen. Hvis maksprisen f.eks er satt til 800 kr, vil en familie aldri betale mer enn dette, uavhengig av hvor mange familiemedlemmer de er.
Prosent: Fra og med det andre familiemedlemmet gis det en prosentvis rabatt når alle betaler sammen. Medlemmet med det høyeste beløpet betaler full pris.
⚠️ MERK! Rabatten gjelder ikke for individuelle betalinger ved innmelding. Alle medlemmene må ha samme betalingskontakt, og betale samlet for at rabatten skal gjelde.
I Spond anser vi alle med samme betalingskontakt som familie. Det vil si at du kan sende ut til familiemedlemmer samtidig som til andre medlemmer - rabatten vil kun slå inn hos den som er betalingskontakt for flere. Du kan fortsatt gi familiemedlemmene ulik pris basert på gruppetilhørighet eller medlemstype selv om de legges til i samme betalingsforespørsel.
Hvis du kun har rabatt på treningsavgift eller medlemskontingent kan du ikke sende disse to ut samtidig da rabatten vil gjelde på alle produktene i utsendelsen. Hvis du har ulik rabatt type på de to kan de heller ikke sendes samtidig.
Rapportering av betaling til NIF
Hvis klubben eller organisasjonen deres er under Norges Idrettsforbund og dere har en integrasjon opp mot de vil du se "Rapportering av betaling til NIF" - her krysser du av hvis betalingen inneholder kontingent og/eller treningsavgift. Det er spesielt viktig å huke av for kontingent, da denne påvirker antall betalende medlemmet i den årlige idrettsregistreringen.
→ Trykk på Neste (ingenting blir sendt ut enda) - i neste steg vil du komme til "betalingssegmenter" hvor du legger inn pris og velger mottakere.
Betalingssegmenter
I Betalingssegmenter velger du å basere prisen på enten: medlemstype, grupper eller undergrupper. Prisen du skriver inn for et segment, vil være prisen medlemmene som "matcher" segmentet vil bli bedt om å betale.
Som oftest sender man treningsavgift basert på grupper og kontingent basert på medlemstype, men dette er helt opp til klubben/ organisasjonen. Du kan velge alle medlemstyper eller grupper på én gang og fortsatt gi de forskjellig pris.
Hvordan legge til et segment
Hvordan legge til et segment
Klikk på knappen Legg til betalingssegmenter
Velg ett av alternativene: medlemstype, gruppe eller undergruppe
Huk av for de medlemstypene, gruppene eller undergruppene du vil sende betaling til
Under Produkt skriver du hva det faktureres for, f.eks. kontingent
Under Pris fyller du inn prisen som medlemmene skal betale (alle som matcher dette segmentet får samme pris)
Hvis du ønsker, kan du klikke på “Legg til tilleggsprodukt” for å legge til flere produkter, som du kan angi som enten obligatoriske eller valgfrie
Avslutt med å klikke på Opprett - betalingen vil fortsatt ikke bli sendt ut.
I neste avsnitt "Sende ut betalingen til medlemmer" kan lese om hvordan du velger hvilke medlemmer du ønsker å sende kravene til, basert på segmentene du har valgt.
⚠️ MERK!
Når du sender basert på gruppe eller undergruppe vil ikke gruppeadministratorer motta noen betalingsforespørsel, med mindre de også er lagt til som medlemmer i gruppa.
Hvis du skal sende ut treningsavgift og medlemskontingent i samme betaling må du gå øverst til høyre og igjen. Hvis du kun bruker "legg til tilleggsprodukt" vil du ikke kunne frita et medlem fra kun kontingent eller treningsavgift.
For klubber som er integrert med NIF - husk å huke av for hva som er kontingent og hva som er treningsavgift. Etter dette kan du legge til eventuelle tilleggsprodukter. De kan du også sette som valgfrie.
Sende ut betalingen til medlemmer
I dette steget kan du velge hvilke medlemmer du ønsker å sende kravene til - basert på segmentene du valgte i forrige steg. Du finner alle som er kvalifisert for denne betalingen (basert på betalingssegment) ved å trykke på "behandle" øverst på siden.
Du vil da få en liste over alle mottagere. Her kan du bruke filtreringsfunksjonen for å finne frem til de som skal tilpasses, eller søke på navn. NB! Tilpasningene vil ikke lagres så gjør dette i samme operasjon som selve utsendelsen.
Hvis et medlem er kvalifisert for flere segmenter, for eksempel ved at det er med i flere grupper, vil det få tilsendt betaling for begge grupper, hvis du ikke tilpasser kravet før du sender ut.
Når du har funnet de du vil tilpasse kan du enten endre dato, endre pris eller frita. Her kan du frita de som er med i flere grupper, om de kun skal betale for en av de. For å frita fjerner du der det er huket av ved produktet.
⚠️ MERK! Når en betaling er sendt ut, kan den ikke slettes igjen, men kun fritas om medlemmet ikke skal betale allikevel. Dette kan kun gjøres for et medlem av gangen.
Når du har gjort de individuelle tilpasningene kan du markere alle medlemmer du vil sende betaling til, og trykke på "send". Hvis det er noen medlemmer i denne listen som du ikke vil fakturere, så lar du være å huke av foran medlemmet sitt navn, da vil ikke vedkommende få tilsendt en betaling.
Medlemmer som har appen, vil få tilsendt betalingen direkte i appen. De som ikke bruker appen, vil få den på e-post. Hvis du ønsker at medlemmene skal få betalingen i appen må de også være lagt til i en gruppe. Hvis ikke vil de motta betalingsforespørselen via e-post.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg endre kontakt-epost ved opprettelse og i ettertid av en betalingsforespørsel?
Kan jeg endre kontakt-epost ved opprettelse og i ettertid av en betalingsforespørsel?
Nei, dette kan verken endres under opprettelsen eller i ettertid. Det finnes ikke noe felt for dette, da det automatisk kobles til administratoren som oppretter forespørselen. Dette er foreløpig en bevisst designbeslutning, ikke en feil. Hvis dere vil endre det i ettertid, kontakt Spond support da teknisk hos oss kan endre dette.