Pour créer une demande de paiement, allez à "Finance" → "Demandes de Paiement" et cliquez sur "Ajouter une Demande de Paiement" dans le coin supérieur droit.
En haut de la page, vous trouverez deux onglets : Informations sur le paiement et Segments de paiement. Dans cet article, nous examinerons les différentes options et fonctionnalités de ces onglets.

Informations sur le paiement

Compte du Club

Le compte que vous configurez comme Compte du Club dans une demande de paiement est celui sur lequel les fonds collectés seront versés. Si aucun compte n'est déjà configuré, vous devez d'abord aller dans Paramètres du Club, puis Comptes du Club pour configurer cela.

Type

Indiquez si la demande de paiement doit être un paiement unique, un paiement par Mensualités ou flexible - permettant aux destinataires de choisir de payer tout en une seule fois ou en versements mensuels égaux. Vous pouvez en savoir plus sur les types de paiement ici.

Date Limite de Paiement et Date de Fin

Date Limite de Paiement: C'est le nombre de jours dont le membre dispose pour payer, à partir du moment où le paiement lui a été envoyé. Si un membre est ajouté à un moment ultérieur, il disposera toujours du même nombre de jours pour payer.
Date de Fin: Cela n'a rien à voir avec la date d'échéance. Après la date de fin, vous ne serez plus invité à ajouter de nouveaux membres qui répondent aux critères que vous avez définis. Par conséquent, il est sage de fixer la date de fin au dernier jour de l'année ou de la saison.

Remise Familiale

Vous avez deux structures de réduction différentes disponibles dans le menu déroulant sous Réduction familiale. Soit basé sur un Pourcentage, soit sur un prix Total maximum. Cela doit être activé pour que les membres bénéficient de la réduction familiale.

Pourcentage: À partir du deuxième membre de la famille, une réduction en pourcentage est accordée lorsque tous paient ensemble. Le membre avec le montant le plus élevé paie le plein tarif.
Total maximum: Ceci est activé lorsqu'une ou plusieurs personnes dépassent le montant total du paiement. Par exemple, si le prix maximum est fixé à 800 NOK, une famille ne paiera jamais plus que ce montant, quel que soit le nombre de membres de la famille.

⚠️ Attention ! La réduction ne s'applique pas aux paiements individuels lors de l'inscription. Tous les membres doivent avoir le même contact de paiement et payer ensemble pour que la réduction s'applique.

Chez Spond, nous considérons tous ceux qui ont le même contact de paiement comme une famille. Cela signifie que vous pouvez envoyer aux membres de la famille en même temps qu'à d'autres membres - la réduction ne s'appliquera qu'à celui qui est le contact de paiement pour plusieurs membres. Vous pouvez toujours donner des prix différents aux membres de la famille en fonction de leur appartenance à un groupe ou de leur type de membre, même s'ils sont ajoutés à la même demande de paiement.

Si vous avez seulement une réduction sur les frais d'entraînement ou les cotisations, vous ne pouvez pas envoyer ces deux éléments en même temps, car la réduction s'appliquera à tous les produits dans l'envoi. Si vous avez différents types de réduction sur les deux, ils ne peuvent pas non plus être envoyés ensemble.

→ Cliquez sur "Suivant" (rien ne sera encore envoyé) - à l'étape suivante, vous accéderez aux "ajouter des segments de paiement" où vous saisirez le prix et sélectionnerez les destinataires.

Segments de Paiement

Dans les segments de paiement, vous choisissez de baser le prix sur : le type d’adhésion, les groupes ou les sous-groupes. Le prix que vous saisissez pour un segment correspond au montant que les membres « correspondant » à ce segment devront payer.

Généralement, les frais d'entraînement sont envoyés en fonction des groupes et les cotisations en fonction du type de membre, mais cela dépend entièrement du club/de l'organisation. Vous pouvez sélectionner tous les types de membres ou groupes en une seule fois et leur attribuer des prix différents.

Comment Ajouter un Segment

Cliquez sur Ajouter des Segments de Paiement
Choisissez l’une des options : type de membre, groupe ou sous-groupe
Cochez les types de membres, groupes ou sous-groupes auxquels vous souhaitez envoyer le paiement
Sous Produit, écrivez ce pour quoi la facture est établie, par exemple, cotisation
Sous Prix, entrez le prix que les membres doivent payer (tous ceux qui correspondent à ce segment paieront le même prix)
Si vous souhaitez ajouter d’autres produits, cliquez sur « Ajouter un produit supplémentaire ». Vous pouvez choisir si chaque produit doit être obligatoire oufacultativef.

Pour rendre un produit facultatif, cochez la case à droite du champ de prix. Cela permet au payeur de décider s’il souhaite ajouter le produit. Si la case n’est pas cochée, le produit sera obligatoire pour tous les payeurs.
Terminez en cliquant sur « Créer » – le paiement ne sera pas encore envoyé.

Dans la section suivante « Envoi du Paiement aux Membres », vous découvrirez comment sélectionner les membres auxquels envoyer les demandes de paiement, en fonction des segments que vous avez choisis.

⚠️ Attention !

Lorsque vous envoyez en fonction d'un groupe ou sous-groupe, les administrateurs de groupe ne recevront aucune demande de paiement, sauf s'ils sont également ajoutés comme membres du groupe.
Si vous envoyez à la fois des frais d'entraînement et des cotisations dans le même paiement, vous devez aller à nouveau en haut à droite. Si vous utilisez uniquement "ajouter un produit supplémentaire", vous ne pourrez pas exempter un membre uniquement de la cotisation ou des frais d'entraînement.

Envoi du Paiement aux Membres

À l'étape suivante, vous pouvez choisir quels membres vous souhaitez envoyer les demandes - en fonction des segments que vous avez sélectionnés à l'étape précédente. Vous trouverez tous ceux qui sont éligibles pour ce paiement (en fonction du segment de paiement) en cliquant sur "traiter" en haut de la page.

Vous obtiendrez alors une liste de tous les destinataires. Ici, vous pouvez utiliser la fonction de filtrage pour trouver ceux qui doivent être ajustés ou rechercher par nom. Remarque! Les ajustements ne seront pas enregistrés, faites cela dans la même opération que l'envoi réel.

Si un membre est éligible pour plusieurs segments, par exemple s'il est dans plusieurs groupes, il recevra un paiement pour les deux groupes, sauf si vous ajustez la demande avant de l'envoyer.

Une fois que vous avez trouvé ceux que vous souhaitez ajuster, vous pouvez soit changer la date, changer le prix ou les exempter. Ici, vous pouvez exempter ceux qui sont dans plusieurs groupes, s'ils ne doivent payer que pour l'un d'entre eux. Pour les exempter, retirez la coche à côté du produit.

⚠️ Attention: Une fois qu'un paiement a été envoyé, il ne peut pas être supprimé mais seulement exempté si le membre ne doit finalement pas payer. Cela ne peut être fait que pour un membre à la fois.

Une fois que vous avez effectué les ajustements individuels, vous pouvez marquer tous les membres à qui vous souhaitez envoyer le paiement, puis cliquer sur "Envoyer". Si certains membres de cette liste ne doivent pas être facturés, il suffit de laisser la case à cocher devant le nom du membre vide, ils ne recevront pas de paiement.

Les membres qui ont l'application recevront le paiement directement dans l'application. Ceux qui n'utilisent pas l'application le recevront par e-mail. Si vous souhaitez que les membres reçoivent le paiement dans l'application, ils doivent également être ajoutés à un groupe. Sinon, ils recevront la demande de paiement par e-mail.

Utiliser une demande de paiement dans un formulaire d’inscription au club

Si vous choisissez d’inclure une demande de paiement dans un formulaire d’inscription au club, il y a certaines limitations à connaître :

Les paiements échelonnés seront facturés en totalité s’ils sont liés à un formulaire d’inscription. Cela signifie que lorsqu’une personne s’inscrit et paie, elle paiera la somme complète en un seul paiement, plutôt que de commencer un paiement échelonné.
Pour que le paiement échelonné fonctionne, le membre doit être ajouté manuellement à la demande de paiement de manière habituelle. Ainsi, dans certains cas, il peut être contre-productif de lier la demande de paiement à un formulaire d’inscription.
Si le formulaire d’inscription est utilisé pour un renouvellement (par exemple, un renouvellement d’adhésion), il n’est pas possible de modifier le montant du paiement avant l’expiration du délai de paiement.
De plus, les personnes qui ont reçu l’invitation de renouvellement ne seront pas affichées dans la liste de celles ayant reçu la demande de paiement.

Questions Fréquemment Posées

Je n’arrive pas à faire fonctionner l’abonnement familial — que fais-je de mal ?

Il est important que le club utilise la fonction de réduction intégrée dans Spond Club, où le prix maximum = le prix de l’abonnement familial. En d’autres termes, il ne faut pas configurer l’abonnement familial comme un type d’adhésion séparé. Chaque membre doit avoir son propre type d’adhésion avec le prix correspondant, et lorsque vous choisissez le type de réduction « Prix maximum » et indiquez le prix de l’abonnement familial, la réduction familiale s’appliquera si trois conditions sont remplies : ils doivent figurer dans la même demande de paiement, en même temps et avec le même contact de paiement.

Les membres de la famille ajoutés à la demande de paiement après que la première demande a été payée seront automatiquement facturés au prix total. Le club doit alors modifier le prix manuellement ou exonérer le dernier membre.

Comment puis-je obtenir un aperçu des demandes de paiement non réglées dans Spond Club ?

Il n’existe actuellement aucun aperçu global des paiements non effectués au niveau du club dans Spond Club. Pour voir qui n’a pas payé, vous devez vérifier chaque demande de paiement individuellement. Vous pouvez y utiliser des filtres pour obtenir une meilleure vue d’ensemble.

Vous pouvez également consulter le statut de paiement de chaque membre dans la liste des membres.

Comment gérer les frais de transaction dans Spond Club ?

Les clubs disposent de deux options lorsqu’ils collectent des paiements, par exemple des cotisations et des frais d’entraînement.

◉ Inclure les frais de transaction dans le prix du produit

Fonctionnement : Les frais de transaction sont inclus dans le prix payé par les membres. Cela signifie que le club reçoit le prix du produit, déduction faite des frais de transaction.
Formule : Prix du produit × frais en pourcentage + frais fixes.
Exemple : Pour un produit coûtant 1000 NOK :
- 1000 NOK × 2,99 % + 2 NOK ≈ 32 NOK
- Le membre paie 1000 NOK et le club reçoit 968 NOK après déduction des frais de 32 NOK.

◉ Ajouter les frais de transaction au prix du produit

Fonctionnement : Les frais de transaction sont ajoutés au prix payé par les membres. Cela garantit que le club reçoit le montant total du produit.
Formule : Prix total incluant les frais de transaction × frais en pourcentage + frais fixes
Exemple : Si le club souhaite recevoir 1000 NOK pour un produit :
- 1033 NOK × 2,99 % + 2 NOK ≈ 33 NOK
- Le membre paie 1033 NOK et le club reçoit 1000 NOK après déduction des frais de 33 NOK.

Puis-je changer l'e-mail de contact lors de la création et après une demande de paiement?

Non, cela ne peut être modifié ni lors de la création ni après. Il n'y a pas de champ pour cela, car il est automatiquement lié à l'administrateur qui crée la demande. C'est actuellement une décision de conception délibérée, pas une erreur. Si vous souhaitez le changer après coup, contactez le support Spond car notre équipe technique peut le modifier.

Puis-je modifier une demande de paiement après son envoi ?

Oui, certaines modifications peuvent être effectuées après l’envoi d’une demande de paiement. Les possibilités de modification dépendent du type de changement.

Ce qui peut être modifié après l’envoi

La demande de paiement pour des destinataires individuels peut être modifiée, et les changements sont automatiquement synchronisés avec le membre.
Cela inclut :
- Exonérer un membre du paiement
- Modifier les produits
- Modifier le montant
- Modifier le type de paiement
- Modifier le nombre d’échéances
- Modifier la date d’échéance (à condition que le membre n’ait pas encore commencé à payer en plusieurs fois. Si les paiements échelonnés ont déjà commencé, seules les échéances individuelles peuvent être modifiées ou exonérées)

Modifications qui s’appliquent uniquement aux nouveaux destinataires

Modifications de la configuration de la demande de paiement, par exemple :
- Compte de versement
- Nombre de jours pour payer
Ces modifications n’affectent pas les membres qui ont déjà reçu la demande de paiement.
Les modifications s’appliquent uniquement aux nouveaux membres ajoutés après la mise à jour (une solution de contournement est disponible si nécessaire).

Est-il possible de modifier la date limite de paiement après l’envoi de la demande ?

Oui, il est possible de modifier la date limite de paiement, mais uniquement au niveau individuel.

Vous pouvez modifier la demande de paiement pour des destinataires spécifiques et mettre à jour la date limite pour ces membres. Vous pouvez également modifier la date limite dans la configuration de la demande de paiement, mais cette modification ne s’appliquera qu’aux nouveaux membres ajoutés après le changement, et non aux membres qui ont déjà reçu la demande de paiement.

Créer une Demande de Paiement dans Spond Club