Renouvellement de l’adhésion dans Spond Club

Le renouvellement de l’adhésion dans Spond Club simplifie le processus et fait gagner du temps aussi bien aux administrateurs du club qu’aux membres. Cette fonctionnalité est conçue pour réduire la charge administrative et favoriser un fonctionnement plus efficace du club.

Grâce à cette solution, les administrateurs passent moins de temps sur les tâches administratives et peuvent se consacrer davantage aux activités réelles du club. Un processus de renouvellement simplifié garantit également une expérience fluide pour les membres, ce qui contribue à maintenir leur engagement et leur satisfaction au sein du club.

Qu’est-ce que le renouvellement d’adhésion ?

Le renouvellement d’adhésion rend le processus de reconduction des adhésions simple et efficace. Cette fonctionnalité envoie un lien personnalisé aux membres existants, avec leurs informations préremplies. Cela permet aux membres de se réinscrire rapidement, sans avoir à saisir les mêmes données plusieurs fois.

Ce système permet de gagner du temps, de réduire les risques d’erreurs ou de doublons, tout en s’assurant que les informations des membres sont à jour, y compris leur consentement aux conditions du club et à l’utilisation de photos.

Guide d’utilisation du renouvellement d’adhésion

Dans le menu latéral de Spond Club, cliquez sur “Formulaires d’inscription”.
Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez utiliser.
Faites défiler vers le bas jusqu’au menu Membres invités. Cliquez sur le bouton à droite, Inviter des membres.
Choisissez les destinataires
- Membres et tuteurs
- Membres uniquement
- Tuteurs des membres uniquement
- Contact de paiement du membre
Recherchez ou trouvez la ou les personnes que vous souhaitez sélectionner. Cochez la case à gauche de leur nom. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur Ajouter en bas à droite.
Cliquez sur Suivant
Sélectionnez la durée, c’est-à-dire la période pendant laquelle le lien d’inscription restera valide (le temps dont le membre dispose pour répondre) :
- 1 jour
- 1 semaine
- 2 semaines
- 1 mois
- 6 mois
Indiquez ensuite si le destinataire doit être autorisé à répondre au message de renouvellement. Si cette option est activée, un bouton Répondre s’affichera, ce qui permettra d’envoyer un e-mail à l’administrateur expéditeur.
Veuillez noter que ce paramètre n’a aucun impact sur le processus d’inscription lui-même ; il détermine uniquement si le membre peut répondre au message.
Ajoutez un objet et une brève description. (Seule une introduction est requise ; la description complète du formulaire ainsi que le lien personnalisé sont générés automatiquement.)
Cliquez sur Envoyer en bas à droite.

Types d’adhésion dans le processus de renouvellement

Pour qu’un membre puisse finaliser le renouvellement, son type d’adhésion actuel doit être disponible comme option dans le formulaire envoyé.

Le système exige que le membre puisse sélectionner son type d’adhésion existant afin que le renouvellement soit correctement lié à son profil. Le membre peut choisir un autre type d’adhésion lors du renouvellement, mais son type d’adhésion actuel doit toujours faire partie des options proposées dans le formulaire.

Statut des membres invités / Renouvellement d’adhésion

Une fois qu’une invitation à un formulaire d’inscription ou un renouvellement d’adhésion a été envoyée, un aperçu des membres invités s’affiche en bas du formulaire concerné. Vous pouvez également y consulter le statut de chaque invitation ou renouvellement.

Envoyée:
- Avec approbation automatique activée : Inscrit(e)Avec approbation automatique activée : Le membre a reçu l’invitation/le renouvellement et doit finaliser l’inscription. Une fois cela fait, le statut sera automatiquement mis à jour en Inscrit(e).
- Sans approbation automatique activée : Le membre a reçu l’invitation/le renouvellement et a peut-être complété l’inscription. Dans ce cas, un administrateur doit approuver ou refuser le membre en allant dans Membres → Inscriptions. Une fois le membre approuvé, le statut dans le formulaire passera à Inscrit(e).
Inscrit(e) : Le membre a finalisé son inscription et a été approuvé soit automatiquement, soit manuellement par un administrateur. La date et l’heure d’inscription apparaissent à droite du statut.
Expirée : Le membre n’a pas finalisé l’invitation ou le renouvellement à temps, et le lien d’inscription a expiré.

Lorsque l’inscription d’un membre est terminée

Si l’approbation automatique n’est pas activée, le renouvellement d’adhésion apparaîtra dans la liste sous :

Membres → Inscriptions, une fois que le membre aura terminé le processus de renouvellement (indiqué par l’icône de renouvellement).

Les administrateurs peuvent gérer ici la ou les demandes : approuver, approuver après paiement ou refuser.

💡 Si l’approbation automatique est activée, le renouvellement n’apparaîtra pas à l’endroit mentionné ci-dessus.

Dans ce cas, l’inscription est approuvée automatiquement, et le membre sera affiché directement sous :

Membres → Inscriptions → Inscriptions acceptées.

Avantages du renouvellement d’adhésion

Efficacité : Réduit le temps et les efforts nécessaires à la gestion du processus de renouvellement.
Précision : Réduit les erreurs et évite les doublons dans les inscriptions des membres.
Satisfaction des membres : Offre une expérience de renouvellement fluide et sans tracas pour les membres.
Contrôle administratif : Même avec l’automatisation, vous conservez une visibilité complète sur les membres et l’ensemble du processus de renouvellement.

Questions fréquentes

Plusieurs frères et sœurs d’une même famille peuvent ils utiliser le même lien de renouvellement ?

Non. Le lien de renouvellement est personnel et ne peut pas être utilisé par des frères et sœurs. Chaque membre doit utiliser son propre lien unique.

Peut on renouveler une adhésion en utilisant le formulaire d’inscription standard du club ?

Non, vous ne pouvez pas renouveler une adhésion en utilisant le formulaire d’inscription standard du club.

Si vous le faites, une nouvelle inscription sera créée au lieu que le renouvellement soit rattaché au profil du membre existant. Pour que votre adhésion soit correctement renouvelée, vous devez utiliser le lien de renouvellement unique que vous avez reçu.

Pourquoi un membre reçoit il un message d’erreur lorsqu’il tente de renouveler son adhésion ?

Si un membre reçoit une erreur lors du renouvellement, c’est généralement parce que son type d’adhésion actuel n’est pas disponible comme option dans le formulaire qu’il a reçu. Le système exige que le membre puisse sélectionner son type d’adhésion existant afin que le renouvellement soit correctement associé à son profil.

Exemple :

Si un membre a le type d’adhésion « Membre 2025 », mais que le formulaire ne propose que « Membre 2026 », le renouvellement ne fonctionnera pas.

Comment résoudre le problème :

Ajouter le type d’adhésion actuel du membre au formulaire, ou
Mettre à jour le type d’adhésion du membre afin qu’il corresponde aux options disponibles dans le formulaire.

Une fois que le bon type d’adhésion est disponible dans le formulaire, le renouvellement fonctionnera comme prévu.