Le renouvellement de l’adhésion dans Spond Club simplifie le processus et fait gagner du temps aussi bien aux administrateurs du club qu’aux membres. Cette fonctionnalité est conçue pour réduire la charge administrative et favoriser un fonctionnement plus efficace du club.
Grâce à cette solution, les administrateurs passent moins de temps sur les tâches administratives et peuvent se consacrer davantage aux activités réelles du club. Un processus de renouvellement simplifié garantit également une expérience fluide pour les membres, ce qui contribue à maintenir leur engagement et leur satisfaction au sein du club.
Qu’est-ce que le renouvellement d’adhésion ?
Le renouvellement d’adhésion rend le processus de reconduction des adhésions simple et efficace. Cette fonctionnalité envoie un lien personnalisé aux membres existants, avec leurs informations préremplies. Cela permet aux membres de se réinscrire rapidement, sans avoir à saisir les mêmes données plusieurs fois.
Ce système permet de gagner du temps, de réduire les risques d’erreurs ou de doublons, tout en s’assurant que les informations des membres sont à jour, y compris leur consentement aux conditions du club et à l’utilisation de photos.
Guide d’utilisation du renouvellement d’adhésion
Guide d’utilisation du renouvellement d’adhésion
Dans le menu latéral de Spond Club, cliquez sur “Formulaires d’inscription”.
Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez utiliser.
Faites défiler vers le bas jusqu’au menu Membres invités. Cliquez sur le bouton à droite, Inviter des membres.
Choisissez les destinataires
Membres et tuteurs
Membres uniquement
Tuteurs des membres uniquement
Contact de paiement du membre
Recherchez ou trouvez la ou les personnes que vous souhaitez sélectionner. Cochez la case à gauche de leur nom. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur Ajouter en bas à droite.
Cliquez sur Suivant
Sélectionnez la durée, c’est-à-dire la période pendant laquelle le lien d’inscription restera valide (le temps dont le membre dispose pour répondre) :
1 jour
1 semaine
2 semaines
1 mois
6 mois
Indiquez ensuite si le destinataire doit être autorisé à répondre au message de renouvellement. Si cette option est activée, un bouton Répondre s’affichera, ce qui permettra d’envoyer un e-mail à l’administrateur expéditeur.
Veuillez noter que ce paramètre n’a aucun impact sur le processus d’inscription lui-même ; il détermine uniquement si le membre peut répondre au message.
Ajoutez un objet et une brève description. (Seule une introduction est requise ; la description complète du formulaire ainsi que le lien personnalisé sont générés automatiquement.)
Cliquez sur Envoyer en bas à droite.
Statut des membres invités / Renouvellement d’adhésion
Une fois qu’une invitation à un formulaire d’inscription ou un renouvellement d’adhésion a été envoyée, un aperçu des membres invités s’affiche en bas du formulaire concerné. Vous pouvez également y consulter le statut de chaque invitation ou renouvellement.
Envoyée:
Avec approbation automatique activée : Inscrit(e)Avec approbation automatique activée : Le membre a reçu l’invitation/le renouvellement et doit finaliser l’inscription. Une fois cela fait, le statut sera automatiquement mis à jour en Inscrit(e).
Sans approbation automatique activée : Le membre a reçu l’invitation/le renouvellement et a peut-être complété l’inscription. Dans ce cas, un administrateur doit approuver ou refuser le membre en allant dans Membres → Inscriptions. Une fois le membre approuvé, le statut dans le formulaire passera à Inscrit(e).
Inscrit(e) : Le membre a finalisé son inscription et a été approuvé soit automatiquement, soit manuellement par un administrateur. La date et l’heure d’inscription apparaissent à droite du statut.
Expirée : Le membre n’a pas finalisé l’invitation ou le renouvellement à temps, et le lien d’inscription a expiré.
Lorsque l’inscription d’un membre est terminée
Si l’approbation automatique n’est pas activée, le renouvellement d’adhésion apparaîtra dans la liste sous :
Membres → Inscriptions, une fois que le membre aura terminé le processus de renouvellement (indiqué par l’icône de renouvellement).
Les administrateurs peuvent gérer ici la ou les demandes : approuver, approuver après paiement ou refuser.
💡 Si l’approbation automatique est activée, le renouvellement n’apparaîtra pas à l’endroit mentionné ci-dessus.
Dans ce cas, l’inscription est approuvée automatiquement, et le membre sera affiché directement sous :
Membres → Inscriptions → Inscriptions acceptées.
Avantages du renouvellement d’adhésion
Efficacité : Réduit le temps et les efforts nécessaires à la gestion du processus de renouvellement.
Précision : Réduit les erreurs et évite les doublons dans les inscriptions des membres.
Satisfaction des membres : Offre une expérience de renouvellement fluide et sans tracas pour les membres.
Contrôle administratif : Même avec l’automatisation, vous conservez une visibilité complète sur les membres et l’ensemble du processus de renouvellement.