Når du som administrator oppretter et arrangement, har du mange mulige innstillinger og funksjoner. Vi har utviklet alt dette for å gi deg mest mulig fleksibilitet, slik at arrangement-funksjonen skal fungere til de fleste formål.

Når du har gått inn for å opprette et nytt arrangement, vil du få opp alle disse innstillingene:

Den første innstillingen er om det skal være kamp eller annet arrangement. Dersom du velger kamp her, vil du få flere funksjoner som er relevant for kamper. Dette inkluderer kamptype, mulighet for å registrere mål og stemme på kampens spiller. Les mer om Kamp-arrangementer her.

Oppmøte er tidspunktet du vil at de inviterte skal møte opp. Dersom det er en kamp som begynner kl 17.00, kan du sette oppmøte for spillerne kl 16.30 om ønskelig. Under feltet "Sted" kan du begynne å skrive, og så velge lokasjon fra nedtrekksmenyen. Da vil dine medlemmer kunne åpne lokasjonen direkte i sin foretrukne kart-app.

Her kan du fylle ut og tildele oppgaver det er behov for på arrangementsdagen. Dette kan være kjøring til og fra, ta med noe å spise, vaske drakter eller andre dugnadstjenester. Funksjonen er fleksibel for å passe de fleste behov. Oppgaver kan tildeles spesifikke personer og vil da stå som "Venter på bekreftelse" til de godtar. Du kan også velge å la oppgaven stå åpen, da kan de som har mulighet velge den. Denne funksjonen finner du ytterligere informasjon om her.

Når du oppretter et arrangement, vil du se "Standard svarstatus". Her er det mulig å velge mellom "Ubesvart" og "Deltar". Vi anbefaler å benytte automatisk påmelding til f.eks. ukentlige treninger.

Hvis administrator velger "Automatisk påmeldt" vil medlemmer som er invitert kontinuerlig bli satt som påmeldt på arrangementer (når invitasjonene sendes ut). Da må spillere/utøvere (og/eller foreldre) kun melde seg av dersom det er en trening de ikke kan delta på. Dette kan de også gjøre før invitasjonen er sendt ut.

⚠️ MERK! Det er ikke mulig å endre denne innstillingen siden arrangementet allerede er laget. Hvis du vil ha en annen innstilling må du slette arrangementet og lage et nytt.

Du kan sette at en automatisk påminnelse blir sendt ut til deltakere som ikke har svart enten 48 timer etter invitasjonen er sendt eller 48 timer før arrangementet starter. Dette skjer automatisk. Det er i tillegg mulig å manuelt sende ut en påminnelse på et valgfritt tidspunkt. Det gjøres ved å åpne arrangementet, og trykke på "🔔 Send påminnelse". Med denne funksjonen kan du purre på de som ikke har svart enda.

Du kan legge ved vedlegg i arrangementet, dersom det du trenger å dele informasjon med deltagerne. Aksepterte filformat er PDF, JPEG, xlsx, PNG og CSV. Maks størrelse per vedlegg er 100 MB.

Du kan sette påmeldingsfrist både på enkelt og repeterende arrangement. Når tiden er ute kan ingen flere melde seg på eller av arrangementet uten å sende melding til arrangøren. (Dersom man ikke har svart innen fristen kan medlemmet fortsatt avslå arrangementet for å rydde opp i appen). Administrator kan fortsatt endre status på deltagere etter at tidsfristen er utgått.

⚠️ MERK! Innstillingen Påmeldingsfrist er bare tilgjengelig for arrangementer hvor Standard svarstatus er satt til Ubesvart.

Du kan sette et maks antall deltagere for et arrangement. Når du velger "Maks antall" er det "Førstemann til mølla"-prinsippet. Når antall deltagere er fylt opp, vil de neste som melder seg på bli satt på venteliste. Om noen trekker seg innen tidsfrist vil første person på ventelisten få push-varsel om at en plass er ledig, takker første person nei, vil person to som satt seg på venteliste få tilbudet, osv.

Dersom du setter en påmeldingsfrist er det ikke mulig å svare ‘delta’ etter at fristen har gått ut, men de medlemmene som enda ikke har svart har fortsatt mulighet til å avslå arrangementet for å rydde opp i appen sin.

Dersom du ønsker det, kan du sette en påmeldingsavgift. Da må medlemmene betale i det de melder seg på. Det er også mulig å sende ut betalinger fra arrangementer i ettertid, du kan lese mer om begge funksjonene her.