Bewerbungen per E-Mail ins System senden – mit CV-Parsing
Du kannst Bewerbungen ganz einfach per E-Mail direkt einem Job in deinem softgarden-System zuordnen – inklusive automatischer Datenübernahme per CV-Parser.
Unter dem ➕ Symbol („Bewerbung hinzufügen“) kannst du Bewerber manuell hinzufügen oder Bewerbungen per E-Mail an folgende Adressen weiterleiten:
Fall A: Bewerbung von einem Bewerber ➝ →
send-in@[dein-Unternehmensname].softgarden.ioFall B: Bewerbung über eine Personalagentur ➝ →
proposal@[dein-Unternehmensname].softgarden.io
Bei manuell hinzugefügten Bewerbungen ins System wird der Eingangskanal als „Manuell hinzugefügt“ hinterlegt.
Unter dem Einstellungsbereich "Individualisierung" -> "Automatisierte E-Mails" kann die gewünschte Eingangsbestätigung an den Bewerber ausgewählt werden. Sofern der Schalterbutton hierzu auf "Inaktiv" geschaltet wurde, wird die Standard-Eingangsbestätigung an Bewerber versendet.
Damit die Bewerbung korrekt zugeordnet werden kann:
1️⃣ E-Mail-Betreff: Die Job-Kennziffer muss in eckigen Klammern enthalten sein (z. B. [#775279]).
2️⃣ Inhalt der E-Mail: Die Nachricht sollte ausschließlich folgende Pflichtinformationen enthalten – ohne weitere Zusätze:
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Geschlecht (f oder m)
Sprache (de, en, fr, nl, es, pt, sv, it, zh)
Bewerbungstyp (internal, optional)
Beispiel:
3️⃣ Format der E-Mail: Die E-Mail darf nicht im HTML-Format, sondern zwingend als reine Text-E-Mail versendet werden, um eine fehlerfreie Verarbeitung zu gewährleisten.
4️⃣ Dateianhänge: Die maximale Größe pro Datei beträgt 10 MB. Die Lebenslaufdatei muss mit „CV_“ beginnen, markierbaren Text enthalten und darf ausschließlich den Lebenslauf – ohne weitere Dokumente wie Arbeitszeugnisse – umfassen.
Nur unter Einhaltung der genannten Rahmenbedingungen kann der CV-Parser die Bewerbung bestmöglich zuordnen.
Eingangsbestätigung für manuelle Bewerbungen
Wenn eine Bewerbung manuell ins System aufgenommen wird, wird der Eingangskanal automatisch als „Manuell hinzugefügt“ hinterlegt.
Im Bereich „Individualisierung“ → „Automatisierte E-Mails“ kannst du definieren, ob und welche Eingangsbestätigung Bewerber in diesen Fällen erhalten sollen. Wird keine eigene E-Mail-Vorlage aktiviert, wird die Standard-Eingangsbestätigung versendet.
Wichtig: Um Missverständnisse und datenschutzrechtliche Rückfragen zu vermeiden, sollte die Eingangsbestätigung unbedingt enthalten, dass die Bewerbung erfolgreich im softgarden-System aufgenommen wurde.
Beispieltext:
„Wir bestätigen den Eingang Ihrer Bewerbung und möchten Sie darüber informieren, dass Ihre Unterlagen erfolgreich in unser Bewerbungsmanagement-System softgarden übernommen wurden. Ihre Bewerbung wird dort im Rahmen unseres Auswahlprozesses berücksichtigt.“
Empfehlung: Bewerbung im System anlegen und CV-Parsing verwenden
Diese Möglichkeit der E-Mail-Weiterleitung ist vor allem für Personen gedacht, die keinen Zugriff auf das softgarden-System haben.
Für eine zuverlässigere und automatisierte Übernahme der Daten empfehlen wir die direkte Nutzung der CV-Parsing-Funktion über das Systeminterface – deutlich weniger fehleranfällig und besser kontrollierbar.
Öffne dazu den betreffenden Job und klicke oben rechts auf den Button "+ Bewerbung hinzufügen".
ℹ️ Die Funktion CV Parsing (Textkernel) muss gegebenenfalls kostenfrei im Marketplace von einer Person mit Adminrolle aktiviert werden.