Du kannst Bewerbungen ganz einfach per E-Mail direkt einem Job in deinem softgarden-System zuordnen – inklusive automatischer Datenübernahme per CV-Parser.

Unter dem ➕ Symbol („Bewerbung hinzufügen“) kannst du Bewerber manuell hinzufügen oder Bewerbungen per E-Mail an folgende Adressen weiterleiten:

Die genauen Mailadressen findest du unter "Bewerbung hinzufügen" in einem Job.
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Bei manuell hinzugefügten Bewerbungen ins System wird der Eingangskanal als „Manuell hinzugefügt“ hinterlegt.

Unter dem Einstellungsbereich "Individualisierung" -> "Automatisierte E-Mails" kann die gewünschte Eingangsbestätigung an den Bewerber ausgewählt werden. Sofern der Schalterbutton hierzu auf "Inaktiv" geschaltet wurde, wird die Standard-Eingangsbestätigung an Bewerber versendet.

1️⃣ E-Mail-Betreff: Die Job-Kennziffer muss in eckigen Klammern enthalten sein (z. B. [#775279]). Für Profile, die du in den Talentpool einpflegen willst, nutze bitte den Betreff [talentpool] für den Mailversand.

2️⃣ Inhalt der E-Mail: Die Nachricht sollte ausschließlich folgende Pflichtinformationen enthalten – ohne weitere Zusätze:

Vorname

Nachname

E-Mail-Adresse

Geschlecht (f oder m)

Sprache (de, en, fr, nl, es, pt, sv, it, zh)

Bewerbungstyp (internal, optional)

Beispiel:

3️⃣ Format der E-Mail: Die E-Mail darf nicht im HTML-Format, sondern zwingend als reine Text-E-Mail versendet werden, um eine fehlerfreie Verarbeitung zu gewährleisten.

4️⃣ Dateianhänge: Die maximale Größe pro Datei beträgt 10 MB. Die Lebenslaufdatei muss mit „CV_“ beginnen, markierbaren Text enthalten und darf ausschließlich den Lebenslauf – ohne weitere Dokumente wie Arbeitszeugnisse – umfassen.

Nur unter Einhaltung der genannten Rahmenbedingungen kann der CV-Parser die Bewerbung bestmöglich zuordnen.

Wenn eine Bewerbung manuell ins System aufgenommen wird, wird der Eingangskanal automatisch als „Manuell hinzugefügt“ hinterlegt.

Im Bereich „Individualisierung“ → „Automatisierte E-Mails“ kannst du definieren, ob und welche Eingangsbestätigung Bewerber in diesen Fällen erhalten sollen. Wird keine eigene E-Mail-Vorlage aktiviert, wird die Standard-Eingangsbestätigung versendet.

Diese Möglichkeit der E-Mail-Weiterleitung ist vor allem für Personen gedacht, die keinen Zugriff auf das softgarden-System haben.

Für eine zuverlässigere und automatisierte Übernahme der Daten empfehlen wir die direkte Nutzung der CV-Parsing-Funktion über das Systeminterface – deutlich weniger fehleranfällig und besser kontrollierbar.

Öffne dazu den betreffenden Job und klicke oben rechts auf den Button "+ Bewerbung hinzufügen".

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In diesem Hilfeartikel erfährst du, wie du Bewerbungen per E‑Mail an softgarden weiterleitest, welche Voraussetzungen dafür gelten und warum bestimmte Einschränkungen bewusst bestehen.

Du kannst Bewerbungen ganz einfach per E‑Mail direkt einem Job in deinem softgarden‑System zuordnen – inklusive automatischer Datenübernahme per CV‑Parser.

Unter dem ➕‑Symbol („Bewerbung hinzufügen“) kannst du Bewerber manuell hinzufügen oder Bewerbungen per E‑Mail an folgende Adressen weiterleiten:

Die für dein System gültigen Mailadressen findest du direkt im Job unter „Bewerbung hinzufügen“.

Bei manuell hinzugefügten Bewerbungen wird der Eingangskanal automatisch als „Manuell hinzugefügt“ hinterlegt.

Im Bereich Individualisierung → Automatisierte E‑Mails kannst du festlegen, welche Eingangsbestätigung Bewerber erhalten sollen. Ist keine eigene Vorlage aktiv, wird die Standard‑Eingangsbestätigung versendet.

Damit die Bewerbung automatisch verarbeitet und dem richtigen Job zugeordnet werden kann, müssen folgende Anforderungen eingehalten werden:

Der Betreff muss zwingend die entsprechende Job‑Kennziffer (Job-ID) in eckigen Klammern enthalten:

Code

Für Talentpool‑Profile nutze:

Code

Die E‑Mail darf ausschließlich folgende Pflichtinformationen enthalten – ohne zusätzliche Texte oder Signaturen:

Die E‑Mail muss zwingend als reine Text‑E‑Mail versendet werden.

HTML‑E‑Mails können nicht verarbeitet werden.

Hinweis: Viele moderne E‑Mail‑Programme senden standardmäßig im HTML‑Format.

Nur wenn diese Vorgaben eingehalten werden, kann der CV‑Parser die Bewerbung korrekt auslesen.

Bei manuell hinzugefügten Bewerbungen wird der Eingangskanal als „Manuell hinzugefügt“ hinterlegt.

Unter Individualisierung → Automatisierte E‑Mails kannst du festlegen, ob Bewerber eine Eingangsbestätigung erhalten sollen.

Empfehlung: Die Bestätigung sollte klar kommunizieren, dass die Bewerbung erfolgreich im System erfasst wurde.

Beispieltext:

„Wir bestätigen den Eingang deiner Bewerbung und möchten dich darüber informieren, dass deine Unterlagen erfolgreich in unser Bewerbungsmanagement‑System softgarden übernommen wurden. Deine Bewerbung wird dort im Rahmen unseres Auswahlprozesses berücksichtigt.“

Die E‑Mail‑Weiterleitung ist vor allem für Personen gedacht, die keinen Zugriff auf softgarden haben.

Für eine zuverlässige und automatisierte Datenübernahme empfehlen wir:

Bewerbung direkt im System anlegen und die CV‑Parsing-Funktion über das Interface nutzen

Das ist deutlich stabiler und weniger fehleranfällig.

Du findest die Funktion im Job oben rechts unter:

„+ Bewerbung hinzufügen“