Bewerbungen per E‑Mail ins System senden – mit CV‑Parsing
Du kannst Bewerbungen ganz einfach per E‑Mail direkt einem Job in deinem softgarden‑System zuordnen – inklusive automatischer Datenübernahme per CV‑Parser.
Unter dem ➕‑Symbol („Bewerbung hinzufügen“) kannst du Bewerber manuell hinzufügen oder Bewerbungen per E‑Mail an folgende Adressen weiterleiten:
Fall A: Bewerbung von einem Bewerber
send-in@[dein-Unternehmensname].softgarden.ioFall B: Bewerbung über eine Personalagentur
proposal@[dein-Unternehmensname].softgarden.io
Die für dein System gültigen Mailadressen findest du direkt im Job unter „Bewerbung hinzufügen“.
Bei manuell hinzugefügten Bewerbungen wird der Eingangskanal automatisch als „Manuell hinzugefügt“ hinterlegt.
Im Bereich Individualisierung → Automatisierte E‑Mails kannst du festlegen, welche Eingangsbestätigung Bewerber erhalten sollen. Ist keine eigene Vorlage aktiv, wird die Standard‑Eingangsbestätigung versendet.
Wichtige Voraussetzungen für die korrekte Zuordnung
Damit die Bewerbung automatisch verarbeitet und dem richtigen Job zugeordnet werden kann, müssen folgende Anforderungen eingehalten werden:
1️⃣ E‑Mail‑Betreff
Der Betreff muss zwingend die entsprechende Job‑Kennziffer (Job-ID) in eckigen Klammern enthalten:
Code
[#775279]
Für Talentpool‑Profile nutze:
Code
[talentpool]
2️⃣ Inhalt der E‑Mail
Die E‑Mail darf ausschließlich folgende Pflichtinformationen enthalten – ohne zusätzliche Texte oder Signaturen:
Vorname
Nachname
E‑Mail‑Adresse
Geschlecht (f oder m)
Sprache (de, en, fr, nl, es, pt, sv, it, zh)
Bewerbungstyp (optional: internal)
3️⃣ Format der E‑Mail
Die E‑Mail muss zwingend als reine Text‑E‑Mail versendet werden.
HTML‑E‑Mails können nicht verarbeitet werden.
Hinweis: Viele moderne E‑Mail‑Programme senden standardmäßig im HTML‑Format.
4️⃣ Dateianhänge
Maximalgröße pro Datei: 10 MB
Der Lebenslauf muss mit „CV_“ beginnen
Der Lebenslauf muss markierbaren Text enthalten
Der Lebenslauf darf keine weiteren Dokumente enthalten (keine Zeugnisse, Zertifikate etc.)
Nur wenn diese Vorgaben eingehalten werden, kann der CV‑Parser die Bewerbung korrekt auslesen.
Eingangsbestätigung für manuelle Bewerbungen
Bei manuell hinzugefügten Bewerbungen wird der Eingangskanal als „Manuell hinzugefügt“ hinterlegt.
Unter Individualisierung → Automatisierte E‑Mails kannst du festlegen, ob Bewerber eine Eingangsbestätigung erhalten sollen.
Empfehlung: Die Bestätigung sollte klar kommunizieren, dass die Bewerbung erfolgreich im System erfasst wurde.
Beispieltext:
„Wir bestätigen den Eingang deiner Bewerbung und möchten dich darüber informieren, dass deine Unterlagen erfolgreich in unser Bewerbungsmanagement‑System softgarden übernommen wurden. Deine Bewerbung wird dort im Rahmen unseres Auswahlprozesses berücksichtigt.“
Empfehlung: Bewerbung direkt im System anlegen
Die E‑Mail‑Weiterleitung ist vor allem für Personen gedacht, die keinen Zugriff auf softgarden haben.
Für eine zuverlässige und automatisierte Datenübernahme empfehlen wir:
Bewerbung direkt im System anlegen und die CV‑Parsing-Funktion über das Interface nutzen
Das ist deutlich stabiler und weniger fehleranfällig.
Du findest die Funktion im Job oben rechts unter:
„+ Bewerbung hinzufügen“
ℹ️ Die CV‑Parsing‑Funktion (Textkernel) muss ggf. im Marketplace von einer Person mit der Rolle Administrator aktiviert werden.