Mit dem Bewerbungsprozess (Workflow) kannst du die verschiedenen Phasen deiner Personalauswahl klar strukturieren und effizient organisieren. Dabei begleitet dich der Workflow Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess – von der ersten Bewerbung bis zur Einstellung.
Die einzelnen Workflow-Phasen im Überblick
Neu: Hier landen alle neu eingegangenen Bewerbungen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Bewerbungen zu sichten und im Team zu bewerten.
Vorauswahl: In dieser Phase behältst du Bewerber im Prozess, deren Unterlagen dich überzeugt haben. Die anderen kannst du absagen.
Interview: Du planst und führst Gespräche mit vielversprechenden Bewerbern. Termine werden in dieser Phase koordiniert.
Angebot: Bewerber in dieser Phase haben ein Angebot erhalten – eventuell noch mit Verhandlungen.
On-Board: Die Entscheidung ist gefallen! Du beginnst mit der Planung der ersten Schritte für das neue Team-Mitglied.
Eingestellt: Hier findest du deine erfolgreichen Einstellungen auf einen Blick.
Abgesagt: Bewerbungen, die nicht zur Stelle passen, landen in dieser Phase – inklusive individuell gestaltbarer Absageprozesse.
Wo verwaltest du Workflows?
In softgarden können nur Benutzer mit Administratorrechten neue Bewerbungsprozesse (Workflows) anlegen oder bestehende Workflows bearbeiten.
Unter „Einstellungen“ → „Individualisierung“ → „Bewerbungsprozess“ kannst du deine Workflows anlegen, verwalten und bestehende Vorlagen anpassen.
Bitte beachte:
Bestehende Jobs: Bei bereits laufenden Jobs kann der Workflow aus datenbanktechnischen Gründen nicht mehr geändert werden.
Für neue Jobs: Du kannst bestehende Workflows kopieren und sie bei der Job-Erstellung gezielt auswählen.
Hinzugefügte Workflows können über die Drop-down-Liste aufgerufen und als Standard definiert werden.
Warum kann ich eine Bewerbung nicht einsehen?
Damit Bewerbungen auch von Benutzern ohne Administratorrechte eingesehen werden können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
Die Person muss dem Job-Team zugewiesen sein.
Die Zugriffsrechte für den entsprechenden Bewerbungsprozess (Workflow) müssen korrekt konfiguriert sein.
Sind beide Bedingungen erfüllt, kannst du auf die Bewerbung zugreifen.
Eine unternehmensinterne Person mit Administratorrechten kann die Zugriffsrechte für bestimmte Workflows unter „Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen“ anpassen, indem sie auf das Stiftsymbol neben der entsprechenden Rolle klickt und dort die gewünschten Berechtigungen vergibt.
Unser Tipp
Ein guter Einstieg in softgarden gelingt am besten mit einem praxisnahen Test. Daher empfehlen wir, zu Beginn einen Test-Workflow anzulegen und diesen in einem Testjob anzuwenden.
So kannst du:
die einzelnen Workflow-Phasen in Ruhe ausprobieren,
interne Rollen, Prozesse und Zuständigkeiten realitätsnah simulieren,
und erste praktische Erfahrungen mit der Bewerberkommunikation, Bewertung und Weiterleitung sammeln.
💡Besprich deine Beobachtungen und Erkenntnisse anschließend im Team – so könnt ihr gemeinsam den Workflow optimieren und an eure internen Prozesse anpassen, bevor ihr mit echten Stellen startet.