Wählen Sie Organisation > Stammdaten > Abrechnung und dann Abrechnungseinstellungen bearbeiten.
Das Kundenprojekt als Pflichtangabe nach Belegtyp
Legen Sie je nach Belegart fest, ob die Zuordnung eines Kundenprojekts Pflicht ist.
Die Option "Ja" macht das Feld "Projekt" in der entsprechenden Belegart dann automatisch zu einem Pflichtfeld.
Vorgaben zur Belegerstellung
Die meisten Einstellungen beziehen sich auf Belege vom Typ Rechnung.
Bestimmen Sie den Dokument-Typ. Die Einstellung PDF Archiv ist grundsätzlich für alle GoBD-relevanten Dokumente richtig.
Transparente Seiten erlauben (PDF/A-Verstoß)
Dieses Feld lässt beim Verwenden von LibreOffice transparente Seiten zu, wenn vorher der Typ PDF-Archiv gewählt wurde. Dies ist nicht konform zum PDF/A-Format und nicht empfohlen.Legen Sie fest, nach welcher Konvention der Dokumentname (Dateiname des erzeugten Dokuments) generiert wird. Folgende Optionen stehen zur Auswahl, falls keine Kundennummer vorhanden ist, wird die Kontaktnummer aus der Rolle Allgemein herangezogen.
Belegart + Belegnummer
Kundennummer + Belegart + Belegnummer
Belegart + Belegnummer + Kundennummer
Anzeige Belegdatei mit Verarbeitungsstempel
Hier können Sie wählen, ob die Belegdatei mit oder ohne Verarbeitungsstempel angezeigt werden soll.Legen Sie das Standard-Rechnungsformat fest. Zur Auswahl stehen Standard-PDF, ZUGFeRD, und XRechnung.
Das Erstellen von ZUGFeRD-Dateien setzt den Dokument-Typ PDF Archiv voraus und verbietet transparente Seiten.
Unter Version des ZUGFeRD-Formats können Sie die angebotene Version auswählen. Eine Auswahl ist nicht immer gegeben, sondern meist nur, wenn eine neue Version gerade ausgespielt wurde.
Unter Version der XRechnung können Sie die angebotene Version auswählen. Eine Auswahl ist nicht immer gegeben, sondern meist nur, wenn eine neue Version gerade ausgespielt wurde.
Zur besseren Lesbarkeit sollten Sie Bei XRechnungen zusätzlich eine Info-PDF erzeugen. So wird für interne Verarbeitung eine Info-PDF erzeugt, die das XRechnungs-Datei enthält. Dies passiert beim Drucken (siehe auch Erzeugen der XRechnung).
Eine Info-PDF ist keine gültige Rechnung und sollte nicht versandt werden.
Bestimmen Sie bis zu 5 Dokumente, die Sie wahlweise immer oder selektiv als Abrechnungsanhang mit Ihren Abrechnungsbelegen versenden. Dabei können Sie sich entscheiden, ob Sie die Anhänge pro Beleg auswählen, dann wird Ihnen die Liste der Anhänge jeweils beim Versenden oder Drucken angeboten, oder ob Sie Standarddokumente immer anhängen bevorzugen, dann sind die Dokumente mit der Einstellung Als Standard verwenden vorausgewählt, die Dokumente mit Optional anbieten können fallweise hinzugenommen werden. Für den Druck werden die PDFs in einem Vorgang zusammengefasst.
Zahlungsstatus
Über den Optionsbutton legen Sie fest, ob der Zahlungsstatus von Rechnungen über die Finanzbuchhaltung ermittelt werden soll oder ob die Zahlungen manuell eingepflegt werden sollen.
Rechnungen, Aufträge und Angebote
Legen Sie fest, ob Sie für jeden Kunden ein eigenes Personenkonto führen möchten oder ob Sie Eingangszahlungen auf ein CpD (Conto pro Diverse) buchen möchten.
Voreingestellte Preisangaben auf Verkaufsdokumenten
Wählen Sie, ob die Preisangaben auf den Verkaufsdokumenten als Netto- oder Bruttobeträge dargestellt werden sollen.
Mengenberechnungen
Wählen Sie, ob Sie in Auftrag gegebene Mengen oder bereits gelieferte Mengen in die Rechnung übernehmen, die Sie aus einem Auftrag bzw. Lieferschein erstellen.
Wiederkehrende Rechnungen
Um bei wiederkehrenden Rechnungen generell auf Preisänderungen hingewiesen zu werden, aktivieren Sie die Option Position der wiederkehrenden Rechnung nach Produktpreisänderungen aktualisieren. Ändern sich dann Ihre Produktpreise, können Sie für die generierte Rechnung festlegen, ob die alten Preise beibehalten, die neuen für die ganze Rechnung übernommen werden oder die Preisaktualisierung nur für ausgewählte Positionen gelten soll.
Wie Dauerbuchungen können auch wiederkehrende Rechnungen automatisch erzeugt werden. Setzen Sie bei Bedarf einfach das entsprechende Häkchen. Um einen einzelnen Rechnungsvorgang von der Regel abweichend zu behandeln, nutzen Sie die Checkbox Automatische Erstellung im Reiter Wiederholung in der Rechnung selbst.
Belege duplizieren
Entscheiden Sie, ob das Tages- oder das Originaldatum übernommen werden soll. Sie können das Duplikat dann entweder neu benennen oder den originalen Namen mit dem Verweis "Kopie" angezeigt bekommen.
E-Mail Absender
Automatisieren Sie pro Belegart die Angabe eines bestimmten E-Mail Absenders (1).
Legen Sie des Weiteren fest, an wen die Belege sonst noch verschickt werden sollen (2).
Anschrift
Hinterlegen Sie Belegart-spezifische Adressen, falls Sie hier näher differenzieren möchten. Die entsprechenden Anschriften werden - falls vorhanden - aus der Kontaktakte des Kunden gezogen.
Weitere Einstellungen
Anzahl Nachkommastellen für Preise und Mengen
Geben Sie an, wieviele Nachkommastellen bei Preis- und Mengenangaben angezeigt werden sollen. Mit den Platzhaltern Menge bzw. Preis wird die gewählte Anzahl auch in den Ausgabebelegen angezeigt.
Passende Platzhalter für die Abrechnungsbelege sind Menge_2stellig sowie Einzelpreis_2stellig.Sortierung der Produktauswahlliste
Diese Einstellung bezieht auf das Auswahlfeld beim Auswählen der Produkte, nicht auf die Reihenfolge der Positionszeilen.Automatische Erstellung von Packzetteln
Wenn Sie individuelle Beleglayouts verwenden, muss für den Packzettel ein Standardlayout hinterlegt sein. Dieses kann unter OpenScope > Import/Export > Beleglayouts verwalten in das System geladen werden.Bei Rechnungskorrektur Werte 1:1 übernehmen
Wählen Sie zwischen der Übernahme der unveränderten Werte aus der Originalrechnung (1:1) in die Rechnungskorrektur oder der manuellen Eingabe angepasster Werte.Interne Auftragsinformation in Rg. kopieren
Aktivieren Sie das Feld, um beim Überführen eines Auftrags in eine Rechnung, diese Informationen in das Feld Interne Beleginformationen der Rechnung zu schreiben.
Da die Informationen im Auftrag noch nicht belegindividuell sind, empfehlen wir, die Anwendungsmöglichkeiten genau zu prüfen.
Bestellnummer verbuchen als
Es kann die Bestellnummer unter anderem als Externe Belegnummer in die Buchung übernommen werden. Dann entfällt die Rechnungsnummer.Buchungsdatum vorbelegen mit
Das Belegdatum, das Leistungsdatum von (Leistungsbeginn), das Leistungsdatum bis (Leistungsende) oder das Erfassungsdatum des Belegs kann als Buchungsdatum für Ihre Ausgangsrechnungen vorbelegt werden.Immer geschäftliche E-Mail-Adresse des Belegkontakts verwenden
Liegt die Email-Adresse eines Ansprechpartners in der Kontaktakte vor, verwendet Scopevisio bei entsprechender Einstellung diese anstatt einer generischen Rechnungsemail-Adresse.Pflichteinstellung bei Dimensionen verwenden
Nur wenn Sie die Einstellung mit Ja aktivieren, greifen die Einstellungen gemäß Parameter der Kostendimensionen beim Erstellen und Speichern eines Belegs.
Beim Buchen der Rechnung greifen immer die Einstellungen der Kostendimension, deswegen empfehlen wir den Schalter auf JA zu belassen.
Standard-Bearbeiter (alle Belegarten)
Haben Sie nur einen Mitarbeiter, der alle Belegarten erstellt, können Sie ihn hier hinterlegen.Bearbeiter auf aktuellen Nutzer setzen
Verschiedene Auswahlmöglichkeiten, den zuständigen Bearbeiter systemseitig setzen zu lassen oder dies jeweils manuell zu tun. "Bei Überführung" meint beim Wechsel der Belegart, wie z.B. vom Angebot zum Auftrag.Festschreibung (Rechnungen/GS)
Ist die Festschreibung aktiviert, erzeugt der Druck einer Rechnung oder Korrekturrechnung zunächst ein PDF mit Entwurfs-Wasserzeichen. Über den Drucken-Multifunktionsbutton kann der Beleg festgeschrieben werden. Nach der Festschreibung ist der Beleg unveränderlich und wird ohne das Wasserzeichen gedruckt.
Festschreiben empfiehlt sich, wenn Sie zur Abstimmung vorab Rechnungen an Ihren Kunden senden. Die Entwürfe entfalten keine steuerliche Wirksamkeit und transportieren trotzdem alle relevanten Daten.
Auszufilternde Projekt-Status
Projekte, mit dem gewählten Status werden Ihnen beim Anlegen des Belegs und Zuweisen des Projekts nicht angeboten.Pflichtangabe Leistungsdatum von
Definiert das Feld als Pflichtfeld.Pflichtangabe Leistungsdatum bis
Definiert das Feld als Pflichtfeld.Warnung anzeigen, wenn Leistungsnachweis fehlt
Sie werden auf einen fehlen Leistungsnachweis hingewiesen, mehr dazu im Kontext der Zeitabrechnung.Berechnungsfaktor einblendbar
Diese Einstellung aktiviert oder Deaktiviert den Berechnungsfaktor für die Abrechnungsdokumente. Der Berechnungsfaktor ist ein frei zu benutzerner zweiter Faktor der sich auf die Menge der Einzelpositionen auswirkt. Weitere Informationen finden sie unter dem Berechnungsfaktor.Berechnungsfaktor-Einheit
Definiert die Einheit des Berechnungsfaktor und kann sich auf den Abrechnungsdokumenten über einen Platzhalter ausgegeben werden.