Aufgaben im Rahmen der Belegverifizierung
Der Erfasser prüft im Rahmen der Verifizierung zunächst, ob die Datei aus Sicht seiner Gesellschaft eine zulässige Eingangsrechnung ist.
Handelt es sich beim Beleg um eine Rechnung?
Mahnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und ähnliche Belege sind keine führenden Belege im Rechnungseingangsbuch.Adressiert der Beleg die eigene Gesellschaft?
Bei Unternehmensgruppen passiert es häufig, dass Belege nicht korrekt zugeordnet werden. Diese Belege sollten Sie manuell in die korrekte Gesellschaft importieren.Handelt es sich nicht um eine Dublette?
Wenn Belege über mehrere Kanäle einlaufen, kann es zum mehrfachen Import kommen. Beachten Sie das Feld Mögliche Duplikate und prüfen Sie diese.Dann folgt die Prüfung auf die Rechnungsbestandteile gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Sollten diese Anforderungen nicht erfüllt sein, sollten Sie den Beleg nicht verifizieren.
Belege können vor Verifizierung problemlos entfernt oder - mit einem Kommentar als Begründung versehen, ausgeblendet werden.
Fordern Sie beim Lieferanten, mit Verweis auf den festgestellten Mangel, eine neue Rechnung an.
Prüfung der Belegdaten
Bevor Sie den Freigabeprozess starten, sollten Sie die ermittelten Daten quantitativ und qualitativ prüfen. Die Datenfelder werden befüllt aus
einer XML-Struktur
per OCR (Texterkennung)
aus den Stammdaten des Scopevisio-System (insbesondere Kreditorenstamm)
per Regel (Rechnungseingangsbuch und Belegarbeitsliste)
Im Normalfall sollten folgende Felder in den Belegdaten vorausgefüllt sein, bleiben aber manuell editierbar:
Das Rechnungsdatum
Die Rechnungsnummer
Der Rechnungsbetrag
Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID
Die Bankverbindung bestehend aus IBAN und BIC.
Ebenso können oder müssen weitere Felder wie z.B. der Belegtext oder die Zahlungsbedingungen komplettiert werden. Fehlende Pflichtangaben markiert Scopevisio gelb.
Im Rechnungseingangsbuch können Sie trotz fehlender Pflichtfelder speichern.
Die Pflichtfelder müssen jedoch alle gefüllt sein, um den Beleg zu verifizieren oder zu prüfen.
Lieferanten zuordnen
Über Regeln oder direkt aus der XML-Datei werden die Lieferantendaten erkannt, über die Verknüpfung mit der USt-ID die Kreditorenrolle gewählt. Sie erkennen Lieferanten mit Kreditorenrolle in der drop-down Auswahl an der angezeigten Kreditorenkontonummer.
Handelt es sich um einen neuen Lieferanten, können Sie die Vervollständigung der Creditreform nutzen.
Bei einer manuellen Erfassung im Lieferantenfeld erhalten Sie ab dem 3. Buchstaben Vorschläge aus den gespeicherten Kontakten, ab dem 7. Buchstaben Vorschläge aus dem Crefo-Firmenwissen. Bei E-Rechnungen werden die relevanten Daten des Lieferanten strukturiert mit übergeben.
Beim Speichern des Belegs wird, falls kein bestehender Kontakt zugeordnet wurde, ein neuer Kontakt mit der Rolle Lieferant angelegt. Wir empfehlen, die Stammdaten des Kreditors vor dem Speichern einzupflegen und Lieferanten direkt anzulegen. So können Sie über das + (neues Objekt) in der Menüleiste einen neuen Kreditoren anlegen und diesen dann der Rechnung zuweisen.
Der Lieferant kann über die Umsatzsteuer-ID in der Kreditorenrolle regelbasiert zugeordnet werden, deswegen empfehlen wir, die USt-ID im Bereich Kreditor Steuer/Währung zu pflegen.
Weitere wichtige Stammdaten sind die Bankverbindung, Zahlart und Zahlungsbedingung. So können folgende Prozesse wesentlich effizienter ablaufen.
Prüfung der USt-ID
Durch Prüfen erhalten Sie die Information, ob die angegebene USt-ID formal gültig und vergeben ist.
Bei einer nicht-deutschen USt-ID erhalten Sie zusätzlich Name und Anschrift des Unternehmens zurück.
Die Prüfergebnisse werden abgelegt und sind über Scopen: Umsatzsteuer-ID aufrufbar.
Das Prüfen der USt-ID speichert den Beleg und legt dadurch ggf. einen neuen Kontakt (Lieferantenrolle) an.
Prüfen Sie erst, wenn die Gesellschaft korrekt gefüllt und zugeordnet ist.
Zahlungsbedingungen
Wird ein Lieferantenkontakt zugeordnet, der bereits eine Kreditorenrolle besitzt, werden die dort hinterlegte Zahlungsart und Zahlungsbedingung vorbelegt. Ändern Sie diese, gilt dies nur für diesen Beleg und ändert nicht die Stammdaten des Kreditors..
Rechnungszuordnung (Kostenstelle, Projekt)
Oft kennt der Besteller (= sachlicher Prüfer) die exakte Zuordnung des Belegs zu einer Kostenstelle oder den Projektbezug besser als der Buchhalter. Deswegen kann diese Angabe bereits im Rechnungseingangsbuch im erfolgen.
Soll die Zuordnung nicht für den ganzen Beleg gelten, sondern in Teilbeträge aufgeteilt werden, kann diese Zuordnung im GO Einzelpositionen vorgenommen werden.
Einzelpositionen
In den Einzelpositionen (automatisch befüllt bei E-Rechnungen) können schon vor der Buchhaltung Aufteilungen vorgenommen werden, neue Zeilen können per Hinzufügen angelegt werden. Im unteren Bereich werden Ihre Werte gegen den Rechnungsbetrag verprobt (Differenzanzeige). Die einzelnen Zeilen sind mit den entsprechenden Informationen auch so in der Belegarbeitsliste sichtbar.
Wenn Sie die Zeilenanzahl hingegen reduzieren möchten, können Sie über Vollständig saldieren zu einer einzigen Zeile verdichtet werden. Über Gleiche Inhalte saldieren in diesem drop-down werden Saldierungen nur bei gleichem Konto, Steuerschlüssel und Kostenstellen durchgeführt.
Zur Erläuterung der neuen Saldierungsfunktion steht bis zum Ende 2025 dieses
kurze Video 📹 zur Verfügung.
Kommentare
Schreiben Sie einen erläuternden Kommentar in den grauen Bereich und klicken dann auf Hinzufügen.
Der Kommentar wird automatisch mit Ihrem User und dem Erstellzeitpunkt ergänzt.
Durch Kommentare können Sie anderen Bearbeitern des Belegs wichtige Informationen mitgeben.
Dokumente
Im Geschäftsobjekt Dokumente markiert der grüne Haken in der Spalte Belegdatei das Dokument, das an die Buchung der Finanzbuchhaltung übergeben wird (führender Beleg).
Vor Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung kann ein anderer Beleg durch Markieren und Klick auf Als Belegdatei verwenden gewählt werden.
Ergänzende Unterlagen zum führenden Beleg legen Sie per drag n drop ab.
Zusätzliche Dokumente können auch nach Abschluss des Freigabeprozesses und/oder nach erfolgter Buchung hinzugefügt werden.
Den Freigabeprozess zuweisen
Als zumeist letzten Schritt weisen Sie den Freigabeprozess zu bzw. prüfen und ändern den per Regel oder als Standardprozess eingetragenen Workflow.
Ist alles korrekt, klicken Sie auf Verifiziert. Die Belegverifizierung löst automatisch auch den Speichervorgang aus. Durch den Start des Freigabeprozesses wird der Beleg dem oder den ersten Prüfern zugewiesen, die Arbeit des Erfassers ist getan. Der Prozess selbst sowie auch der Prozessfortschritt wird mit allen vorgenommenen Änderungen und Prüfungsergebnissen nach GoBD dokumentiert.